11 beste communicatietools (met voor- en nadelen)

Wanneer je met z’n tweeën werkt, is alles simpel. De rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk en communiceren gaat moeiteloos. Even een tikje op de elleboog en een vriendelijke “Alles goed?” en jullie zijn weer helemaal bij.

Maar zodra je bedrijf groeit, wordt communicatie binnen de groep een stuk lastiger. Plots voelt teamcommunicatie chaotisch aan. Je gebruikt misschien verschillende platforms zoals WhatsApp, Facebook en Skype door elkaar. Voor je het weet, wordt het een rommeltje!

Waarom communicatietools belangrijk zijn

Essentiële documenten lijken in het niets te verdwijnen, waardoor je kostbare tijd verliest terwijl je ze probeert terug te vinden. Het voelt alsof er niets meer écht gedaan wordt.

Klinkt dat herkenbaar?

Dan is het tijd om een tool te gebruiken die teamcommunicatie stroomlijnt en alles op één plek samenbrengt. De juiste software voor teamcommunicatie helpt je om het overzicht te bewaren en je team op koers te houden.

Bij Chanty werken we continu aan onze eigen communicatietool. Daarbij hebben we heel wat concurrenten onder de loep genomen en een grondige analyse van verschillende apps uitgevoerd. Op basis daarvan hebben we een lijst samengesteld met de meest betrouwbare tools voor interne communicatie, inclusief hun voor- en nadelen. Zo wordt het voor jou een stuk eenvoudiger om de juiste keuze te maken.

Laten we eens kijken naar de beste communicatietools.

Snelle vergelijkingstabel

1. Chanty

Het zou niet onze blog zijn als we de lijst niet zouden beginnen met de app waaraan we zelf bouwen. Chanty is een samenwerkingsplatform voor teams met een duidelijke interface en intuïtieve gebruikservaring. Dit maakt het een uitstekende keuze voor allerlei werkteams, zelfs voor degenen die niet zo technisch onderlegd zijn.

Chanty biedt een onbeperkte berichtgeschiedenis. Je kunt communiceren in openbare, privé- en één-op-één gesprekken met collega’s via tekst, audio-/videogesprekken en spraakberichten. Elk bericht kan eenvoudig worden omgezet in een taak en toegewezen aan een teamlid.

Een unieke functie van Chanty is de “Teambook,” die alle communicatie overzichtelijk organiseert. Als je het gevoel hebt dat je werkchat een “zwarte hole” wordt, zal je Chanty zeker waarderen – hier vind je alles in een handomdraai terug. Kortom, met Chanty werk je sneller en efficiënter.

Prijzen

• Chanty’s gratis plan is beschikbaar voor teams tot 5 leden.
• Betaalde abonnementen beginnen bij $ 3 per gebruiker.

Bij alle Chanty-abonnementen is de doorzoekbare berichtgeschiedenis inbegrepen.

Voordelen

• Onbeperkte doorzoekbare berichtgeschiedenis, zelfs in de gratis versie
• Eenvoudige en overzichtelijke interface
• Makkelijk te starten en te gebruiken
• Betaalbare prijs
• Unieke Teambook-functie (houdt alles wat je deelt georganiseerd)
• Hoge kwaliteit audio-/videogesprekken
• Spraakberichten
• Ingebouwde taakbeheerder
• Integraties met 1500+ apps
• Gebruikers kunnen invloed uitoefenen op Chanty’s ontwikkelplan

Nadelen

• Sommige aangepaste integraties zijn nog niet beschikbaar (maar komen eraan)

Heb je vragen over Chanty? Laat gerust een reactie achter. Of word deel van onze hechte Chanty-community en probeer de app zelf uit. We kijken uit naar je feedback.

2. HubEngage

HubEngage is een alles-in-één platform voor interne communicatie, medewerkerherkenning, sociale interactie binnen bedrijven, enquêtes, instant messaging en AI-gestuurde zoekopdrachten. Bedrijven van elke omvang kunnen hun medewerkers bereiken en betrekken via een intranet, mobiele apps, e-mails, sms/tekstberichten en digitale schermen.

HubEngage integreert ook met Slack, Microsoft Teams, SharePoint en WhatsApp, zodat bedrijven hun medewerkers kunnen bereiken via de tools die ze al gebruiken. Organisaties kunnen flexibel modules selecteren en later eenvoudig uitbreiden, zonder een nieuw platform te hoeven aanschaffen, extra integraties te beheren of medewerkers te laten schakelen tussen verschillende apps. Met één app voor medewerkers profiteren bedrijven van hogere productiviteit, meer betrokkenheid en lagere kosten.

Voordelen

• Zeer uitgebreid: Grootste set functies op de markt voor communicatie en betrokkenheid
• Persoonlijk aanpasbaar: Volledig in eigen huisstijl, modules op maat, ervaring afgestemd op medewerkers
• Automatisering: AI-gegenereerde content, AI-moderatie, sentimentanalyse, planning, automatische erkenningen en meer
• Gamificatie: Puntensysteem, beloningsintegraties, cadeaubonnen, ranglijsten
• Meertalig: Beschikbaar in meer dan 30 talen
• Uitstekende ondersteuning: Trainingen, strategiebegeleiding, webinars, best practices en meer

Nadelen

• Geen echte nadelen

3. ProofHub

ProofHub, in tegenstelling tot andere teamcommunicatietools op de lijst, is een alles-in-één projectmanagement- en teamcommunicatie-app. Het komt van pas wanneer het gebruik van meerdere tools voor chatten, plannen, organiseren en het volgen van werkvoortgang leidt tot verspreide gegevens, afgeleide gebruikers, extra werk en geen centrale plek voor prestatieoverzichten. Naarmate het afstemmen van teams moeilijker wordt naarmate je bedrijf groeit, kan het een goed idee zijn om geld en tijd te investeren in één tool in plaats van veel verschillende. Daar komt ProofHub in beeld.

Voordelen

• Compleet pakket met: Chat, taakbeheer, agenda, goedkeuringen, tijdregistratie, enz.
• Betaalbare prijs voor een goed aantal functies
• Geschikt voor alle soorten teams — op afstand werkend, cross-functioneel
• Eenvoudige en gebruiksvriendelijke interface, vrijwel geen leercurve
• Aangepaste instellingen
• Beschikbaar in meer dan zeven talen

Nadelen

• Integraties beperkt tot FreshBooks Classic, FreshBooks, QuickBooks, Google Calendar, iCal, Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive en Outlook (meer komen binnenkort)
• Geen ingebouwde video-/audio-oproepen

4. Rocket.Chat

Rocket.Chat is een veilig, open-source communicatieplatform dat is ontworpen voor organisaties die privacy, naleving van regelgeving en volledige controle over hun gegevens belangrijk vinden. Bestemd voor bedrijven, ondernemingen en overheidsinstanties, biedt Rocket.Chat realtime messaging, spraak- en videogesprekken, bestandsdeling, taakbeheer en naadloze integraties met essentiële bedrijfstools.

Met zelfhostingmogelijkheden, end-to-end encryptie en geavanceerde beveiligingsfuncties zorgt Rocket.Chat ervoor dat bedrijven volledige eigendom van hun gegevens behouden, wat het een vertrouwd alternatief maakt voor gangbare chat-apps zoals Slack en Microsoft Teams.

Voordelen

• Volledige controle over gegevens met zelfhosting of cloud-gebaseerde implementatie
• Enterprise-grade beveiliging – end-to-end encryptie, GDPR, HIPAA, ISO 27001 en SOC 2 naleving
• Onbeperkte berichtgeschiedenis – Geen willekeurige bewaartermijnen
• Gefedereerde messaging – Communiceer veilig met externe organisaties
• Aangepast en uitbreidbaar – Open-source flexibiliteit met API’s en integraties
• Multi-platform ondersteuning – Web, Windows, macOS, Linux, iOS en Android

Nadelen

• Vereist mogelijk technische expertise voor geavanceerde aanpassingen
• Sommige integraties vereisen handmatige instellingen in plaats van plug-and-play-oplossingen

5. Brosix IM

Brosix IM is een teamcommunicatie-app die zich richt op privé en volledig beheerde teamnetwerken. Brosix streeft ernaar een alles-in-één samenwerkingspakket te bieden en komt met een reeks functies zoals audio- en videogesprekken, peer-to-peer bestandsoverdracht, speciale chatrooms en schermdeling.

Er wordt speciale aandacht besteed aan beveiliging en privacy op de privé-netwerken van Brosix, met end-to-end encryptie van alle communicatiekanalen en administratieve controle over wie het netwerk betreedt. Dit maakt Brosix een goede keuze als je op zoek bent naar een teamcommunicatie-app met een hoog beveiligingsniveau.

Voordelen

• Alles-in-één privé teamcommunicatienetwerk
• Hoog beveiligingsniveau
• Betaalbare prijs voor de brede waaier aan geboden functies

Nadelen

• Een beetje verouderde esthetiek

6. Slack

Slack is een populaire app voor teamcommunicatie en samenwerking. Het biedt instant messaging, bestandsdeling, audio-/videogesprekken, krachtige zoekmogelijkheden en het grootste aantal integraties onder zijn concurrenten.

Voordelen

• Hip ontwerp en copywriting
• Groot aantal integraties
• Brede set krachtige functies
• Zoeken binnen geüploade documenten
• Diepgaande notificatiebeheer
• Zeer aanpasbare werkruimte

Nadelen

• Beperkingen van 90 dagen voor berichtgeschiedenis
• Overgecompliceerd
• Duur

7. Flock

Flock is een teamcommunicatie-app uit India met instant messaging, meerdere integraties, ingebouwde to-do’s en peilingen. Audio- en videogesprekken zijn beschikbaar via integratie met Appear.in.

Voordelen

• Betaalbaar
• Sneller dan Slack
• Diepe integratie met Google Drive
• Ingebouwde to-do’s en peilingen

Nadelen

• Gecompliceerde interface
• Beperkingen van 10.000 berichten

8. Microsoft Teams

Microsoft Teams, als onderdeel van het Office 365-pakket, is een teamcommunicatietool die is ontworpen voor ondernemingen. Met zijn krachtige, maar niet altijd intuïtieve functionaliteit biedt MS Teams instant chat, audio-/videogesprekken via Skype for Business en nuttige integraties met Microsoft Office 365-tools.

Voordelen

• Volledige integratie met Office 365-apps
• 1 TB cloudopslag per gebruiker
• Andere Microsoft Office-tools in één pakket

Nadelen

• Moeilijk om mee te beginnen
• Gecompliceerde interface
• Klantenservice kan verbeterd worden

9. Ryver

Ryver combineert teamcommunicatie met een taakbeheerder en introduceert een gratis teamcommunicatie-app met onbeperkte berichten en gegevensopslag. De integratie met Zapier maakt het mogelijk om Ryver met meer dan 500 apps te verbinden. Het is gratis totdat je teamleden beginnen met het gebruik van taken. Gedurende de eerste 14 dagen krijg je premiumdiensten gratis.

Voordelen

• Onbeperkte berichtgeschiedenis
• Onbeperkte gegevensopslag
• Ingebouwd taakbeheer
• Vaste prijs

Nadelen

• Interface kan verbeterd worden
• Ingebouwde video-/audio-oproepen (in bèta)

10. Fleep

Fleep stelt je in staat om te communiceren met andere Fleep-gebruikers of zelfs e-mails te sturen naar iedereen via Fleep. Een team in Fleep komt overeen met een privé-kanaal in Slack. Audio- en videogesprekken zijn beschikbaar via de Appear.in-integratie, waarmee je met maximaal acht mensen kunt bellen.

Voordelen

• Onbeperkte berichtgeschiedenis, onbeperkte integraties
• Mogelijkheid om een e-mail te versturen via de app
• Schoon en overzichtelijk ontwerp

Nadelen

• Weinig beschikbare integraties

11. FlippingBook

FlippingBook biedt een online tool en desktopsoftware voor het maken van digitale flipboeken. De tool zet PDF’s om in interactieve professionele documenten die als links kunnen worden gedeeld. FlippingBook maakt het voor teams gemakkelijker om samen te werken: teams kunnen flipboeken maken in een privéwerkruimte, gebruik maken van privé- of gedeelde mappen en andere tools integreren voor soepelere werkprocessen. De tool biedt al verschillende functies ingebouwd voor jouw gemak: van een lead-captureformulier tot ontwerpopties en gedetailleerde statistieken die in het product zelf beschikbaar zijn. Ook kun je het integreren met andere tools via Zapier.

Voordelen

• Makkelijk beheer: nodig teamleden uit of verwijder ze met één klik, geef ze toegang tot mappen en domeinen
• Persoonlijke e-mailmeldingen over de interacties van je publiek met je inhoud
• Privé- en gedeelde mappen voor eenvoudige samenwerking

Nadelen

• Geen ingebouwde video-/audio-oproepen

Met een grote verscheidenheid aan interne communicatiemiddelen rijst de vraag:

Hoe kies je de beste communicatietools?

Het kiezen van de juiste teamcommunicatietool voor je bedrijf kan veel tijd kosten. Hoewel elk team uniek is en dus ook de individuele behoeften, kun je de volgende criteria gebruiken om je te helpen bij de keuze:

1. Zorg ervoor dat het een afgesloten teamruimte is

Teamcommunicatietools zijn privéder dan reguliere platforms zoals Skype. Met Skype kun je berichten van vrienden of familie ontvangen, wat afleidend is wanneer je probeert te werken. Soms kun je een klant of freelancer uitnodigen om deel te nemen aan je teamchat, maar meestal ben jij en je team de enigen die communiceren rondom taken en projecten.

2. Krachtige teamchat

Hoewel je misschien een groot fan bent van video- en audiogesprekken, blijft tekstcommunicatie essentieel voor elk team. Daarom ben ik vaak verbaasd dat Google Hangouts en FaceTime in de lijsten van ‘teamcommunicatietools’ staan. De beste teamcommunicatietool zou meer moeten bieden dan alleen basisberichten. Je zou in staat moeten zijn om bestanden te delen, je berichtgeschiedenis door te zoeken, berichten te bewerken, te verwijderen, door te sturen, belangrijke gesprekken vast te pinnen, enzovoort. Waarom genoegen nemen met alleen tekst of video als je beide kunt hebben, en zoveel meer?

3. Controleer de privacy en beveiliging van je communicatietools

De gevoelige informatie die jij en je team delen, zou alleen beschikbaar moeten zijn voor jouw bedrijf. Je wilt geen datalekken of ongeautoriseerde toegang tot privégesprekken. Sommige teamcommunicatietools stellen beheerders in staat om privéchats te bekijken, wat in bepaalde bedrijven misschien acceptabel is, maar in andere niet. We raden aan om het privacybeleid grondig te controleren en je vertegenwoordiger van de communicatietool vragen te stellen over gegevensbescherming. Daarnaast wil je misschien investeren in een AI-gestuurde toegangsoplossing waarbij teamleden en beheerders alleen toegang krijgen tot gevoelige gegevens als ze aan bepaalde eisen voldoen.

4. Kies voor snelheid

Een geweldige teamcommunicatietool zou berichten onmiddellijk moeten afleveren, in een oogwenk – niemand houdt van wachten tot berichten geladen zijn. Soms kan software met te veel complexe functies dingen echter vertragen. Controleer echter eerst je internetverbinding voordat je je chat de schuld geeft van vertragingen.

5. Test video- en audiogesprekken

Als je team op afstand werkt, zullen videovergaderingen waarschijnlijk dagelijks of wekelijks plaatsvinden. Daarom is het essentieel om een teamcommunicatietool te kiezen die hoogwaardige video- en audiogesprekopties biedt. Deze functie kan ingebouwd zijn of via een integratie met een videoconferentiedienst (zoals Chanty, Skype) komen. De beste teamcommunicatietool zorgt ervoor dat virtuele vergaderingen zo natuurlijk mogelijk verlopen, zodat je team verbonden blijft, waar ze zich ook bevinden.

6. Kies voor cloudgebaseerde communicatietools

Tenzij je de software op de computers of servers van je bedrijf wilt installeren, biedt cloudopslag je de mogelijkheid om teamcommunicatie over verschillende apparaten te synchroniseren en toegang te krijgen tot je bestanden en berichten vanaf elke locatie. Cloudoplossingen zijn flexibel, eenvoudig in te stellen en vereisen geen installatie op de computers van je bedrijf.

7. Kies voor gebruiksgemak

Teamcommunicatie gebeurt elke dag, dus de tool die je kiest moet gebruiksvriendelijk en intuïtief zijn. Aangezien we een aanzienlijk deel van ons leven op het werk doorbrengen, waarom maken we het dan niet aangenaam? Dit is precies het gevoel dat je moet hebben bij het gebruik van een teamcommunicatietool. De beste communicatietools maken het eenvoudig om samen te werken zonder frustratie, zodat je team zich kan concentreren op hun taken in plaats van met software te worstelen. Er is geen plek voor irritatie in je dagelijks leven. Het is bijna zoals het kiezen van een levenspartner – als je de slechte gewoonten niet kunt verdragen, denk dan twee keer na.

8. Integraties

Integraties zijn wat teamcommunicatietools vaak onderscheiden van software die voor persoonlijk gebruik is ontworpen. Integraties maken van je teamcommunicatietool een centraal punt voor al je werkgerelateerde meldingen. Dit betekent dat je softwaremeldingen van alle apps die je gebruikt (zoals MailChimp, Zendesk, Xero) op één plek ontvangt. Dit stroomlijnt je werkproces en vermindert de noodzaak om constant tussen platforms te schakelen. Bepaal welke apps je het meest gebruikt op het werk en kijk of de teamcommunicatietool de integraties biedt die je nodig hebt.

9. Cross-platform

Verbonden blijven met je team is belangrijk in de snelle werkomgeving van vandaag. Dit is waar mobiele apps van pas komen, omdat ze teamcommunicatie gemakkelijker en effectiever maken. Misschien lijd ik aan FOMO (angst om iets te missen), maar ik kijk vaak ’s avonds na werktijd en zelfs in het weekend naar onze teamchat. Het gebruik van teamcommunicatiesoftware moet op elke manier handig zijn. Of je nu een fan bent van de webversie, macOS, Windows, of mobiele apps, de beste teamcommunicatietool moet eenvoudig te gebruiken, flexibel en toegankelijk zijn op alle platforms die je nodig hebt. Het is altijd een goed idee om een communicatieplan te hebben.

10. Vraag naar de functies die je nodig hebt (en controleer ook de klantenservice)

Elk team heeft unieke vereisten als het gaat om de functies van de app. Aarzel niet om een vertegenwoordiger van de app of de klantenservicemanager te raadplegen om meer te weten te komen over de functies die je nodig hebt. Hoe meer je van tevoren onderzoek doet voordat je je aan een bepaalde app committeert, hoe efficiënter en productiever je teamcommunicatie zal zijn.

Ons team heeft het web afgezocht door elke concurrent van Chanty te analyseren. Natuurlijk hebben alle communicatietools hun sterke en zwakke punten. We hebben zorgvuldig alle feedback overwogen om een app te maken die echt de moeite waard is. Bekijk Chanty, de 2018-teamcommunicatietool die met liefde en passie is gemaakt.

Nu is het jouw beurt. Welke tools overweeg je voor je team en waarom? Wat zijn de grootste communicatie-uitdagingen in jouw bedrijf? Deel het gerust in de reacties hieronder.