Het internet heeft de manier waarop we communiceren volledig veranderd. De tijden van berichten versturen per duif of nerveus maandenlang wachten om erachter te komen of een schip met belangrijke informatie zijn bestemming ooit heeft bereikt, zijn voorbij. Nu, met slechts een paar klikken, kun je met een collega aan de andere kant van de wereld chatten alsof ze naast je zitten.
In een wereld waar je collega’s zich over verschillende continenten verspreiden, heeft technologie wereldwijde samenwerking niet alleen mogelijk gemaakt, maar ook moeiteloos gemaakt. Videoconferentie-applicaties zijn de ultieme redding geworden in de enorme verschuiving naar werken op afstand. De markt voor deze tools is geëxplodeerd, met videoconferentie die nu een indrukwekkende waarde van $14 miljard heeft (en naar verwachting blijft groeien met een groeipercentage van 20% tot 2027, volgens Global Market Insight).
Of je nu op zoek bent naar de perfecte video-opbel-app om je team gesynchroniseerd te houden of een betrouwbare videoconferentie-app voor klantpresentaties, de opties zijn eindeloos—en een beetje overweldigend. Van videobelssoftware tot gratis videobellen-apps, er is geen tekort aan tools die ons dichterbij willen brengen (tenminste, virtueel).
Maar welke is de juiste keuze voor jou? Dat is waar wij in beeld komen. We hebben hier een lijst samengesteld van de beste video-opbelsoftware, zodat je niet door talloze apps hoeft te bladeren in de hoop het gouden ei te vinden. Videobellen-apps zijn in feite een essentieel onderdeel geworden van samenwerking op afstand, met een scala aan functies die passen bij verschillende behoeften. Bij Chanty hebben we videoconferentiefuncties geïntegreerd in ons samenwerkingsplatform. In het proces hebben we waardevolle inzichten opgedaan in de concurrentie. Door alle positieve en negatieve aspecten van verschillende video-opbel-apps te verkennen en te onderzoeken, hebben we gewerkt aan het verbeteren van ons aanbod. Dus vandaag doen we ons best om deze apps onbevooroordeeld te beoordelen.
Laten we beginnen.
Chanty
Laten we verder gaan met Chanty. We lanceerden Chanty in 2017 als een teamchat met onbeperkte berichtgeschiedenis. Nu is Chanty uitgegroeid tot een alles-in-één samenwerkingsplatform dat communicatie, taakbeheer met een Kanban-bord, audiogesprekken en videoconferenties omvat.
De gratis versie van Chanty laat je één-op-één audiogesprekken voeren, terwijl groepsaudio- en videogesprekken beschikbaar zijn in het zakelijke plan. Chanty ondersteunt tot 30 deelnemers in de groepsvideoconferentie, maar we werken eraan om veel meer deelnemers toe te voegen.
Ook is het mogelijk om je scherm te delen tijdens een presentatie. Bovendien worden alle berichten en bestanden opgeslagen in de chat en kun je altijd terugkeren naar ze.
Uitnodigingen om deel te nemen aan een videoconferentie via een link zullen binnenkort beschikbaar zijn in Chanty. Chanty integreert met apps van derden, zoals Trello, Asana, Zapier, Google Drive, Dropbox, Onedrive, Github, Gitlab, Bitbucket, Mailchimp, Giphy, en nog veel meer.
Chanty heeft twee prijsplannen die gebruikers in staat stellen een aangepast pakket samen te stellen afhankelijk van de grootte van het team:
- Het gratis plan is geschikt voor een team van maximaal 5 gebruikers.
- Het zakelijke plan begint bij $3 per gebruiker en biedt onbeperkte integraties, groepsvideogesprekken met schermdelen en een speciale klantenservice.
Zoom
Zoom werd gelanceerd in 2013. Als platform is Zoom cloud-gebaseerd en het kan worden gebruikt op alle belangrijke apparaten en besturingssystemen. Toen het zijn hoogtepunt bereikte tijdens de pandemie, met ongeveer 300 miljoen dagelijkse gebruikers, kreeg het te maken met beveiligingsproblemen waarvoor het veel kritiek ontving. Sindsdien heeft Zoom alles op alles gezet om beveiligingswijzigingen door te voeren en zijn privacymaatregelen te versterken.
Zoom is heel eenvoudig te gebruiken. Alles wat je hoeft te doen is de Zoom-installatiebestanden te downloaden en de applicatie te starten. Iedereen kan deelnemen met één enkele link en je hoeft geen account aan te maken.
Als platform ondersteunt Zoom tot 1000 deelnemers, wat het een van de leidende videobel-apps maakt voor grotere vergaderingen en webinars.
Een Zoom Meeting is een videoconferentie die wordt gehost via Zoom. Je kunt deelnemen aan een Zoom-vergadering via een webcam of telefoon. Een Zoom Room is echter de hardware die het mogelijk maakt om Zoom-vergaderingen te plannen en te starten vanuit vergaderruimtes.
Wat betreft bestandsdeling, Zoom stelt je in staat om bestanden naar andere deelnemers te sturen tijdens de vergadering of het webinar via de chat. Scherm delen is ook beschikbaar.
Nu klinkt dit allemaal geweldig, maar als we het over de prijs hebben, moet ik zeggen dat Zoom iets duurder is dan de andere alternatieven.
Het biedt verschillende plannen, te beginnen met het Basisplan, dat gratis is en je de mogelijkheid geeft om vergaderingen te hosten met maximaal 100 deelnemers voor 40 minuten.
Dan is er het Pro-plan, dat $149,90 per jaar kost en geschikt is voor kleine teams, en het Business-plan, dat $199,90 per jaar kost, of het Zoom United Business-plan voor $350 per jaar.
Microsoft teams
Laten we nu overgaan naar een van de grootste spelers op de markt: Microsoft Teams. Microsoft lanceerde deze dienst wereldwijd in 2017.
Het is een webgebaseerde desktop-app waarmee je iedereen met een e-mailadres kunt uitnodigen voor een vergadering. Gebruikers kunnen gemakkelijk verbinding maken via de vergaderlink. Tijdens een videoconferentie zijn scherm delen en chatten beschikbaar. Binnen een team kunnen leden kanalen instellen en ook directe berichten creëren.
Derdenservices die worden ondersteund, zijn onder andere MailChimp, Facebook Pagina’s, Twitter, PowerBI en Bing Nieuws.
Wat betreft de prijs zijn er verschillende opties – je kunt je gratis aanmelden of een van de drie beschikbare plannen kiezen. De prijzen variëren van $5,00 tot $20,00. In het gratis plan zijn vergader- en belopties gedeeltelijk inbegrepen, terwijl andere plannen deze volledig ondersteunen.
Afhankelijk van het plan zijn er enkele beperkingen wat betreft het aantal deelnemers/gebruiker, de maximale vergadertijd, opslagcapaciteit, enzovoort.
Als we het hebben over beveiligings- en compliance-functies, wil ik graag vermelden dat deze onder andere verplichte multi-factor authenticatie en eDiscovery met zoekfunctie, vastzetten en exporteren kunnen omvatten, wat behoorlijk belangrijke functies zijn.
Google meet
Ooit bekend als Google Hangouts, besloot Google zijn communicatiedienst in 2017 opnieuw te branden naar Google Meet.
Google Meet is vrij eenvoudig in gebruik. Als je een G Suite-account hebt, kun je gewoon je inloggegevens gebruiken en je bent binnen. Als je geen G Suite-gebruiker bent, log dan in op je Gmail-account en dat is het.
Je hebt echter een Google Workplace-account nodig voor zakelijk gebruik. Zodra je bent ingelogd en de vergadering hebt aangemaakt, ontvang je een vergaderlink, code, inbelnummer en een pincode.
Je kunt de details delen met iedereen die je wilt uitnodigen voor de vergadering. Opnemen is mogelijk en het omvat de actieve spreker en alles wat gepresenteerd wordt. De opname wordt opgeslagen in de Meet Recordings-map van de organisator in Mijn Drive.
Wat betreft berichten, stelt Google Meet je in staat om dit te doen tijdens de oproepen, maar zodra de oproep voorbij is, is ook de geschiedenis van die chat verdwenen. Bovendien kun je de berichten die anderen hebben gestuurd voordat je de oproep hebt ingeschakeld, niet zien. De enige manier waarop je berichten kunt opslaan, is wanneer je je eigen videogesprekken opneemt. Niet echt handig, toch?
Wanneer je een oproep in Google Meet plant, kun je allerlei bestanden (PDF’s, videobestanden, enz.) voorafgaand aan die oproep bijvoegen. Dit betekent dat iedereen in die vergadering automatisch toegang krijgt tot die bestanden.
Wat betreft de prijs heeft Google Meet drie plannen.
Het eerste plan is Gratis en omvat oproepen tot één uur en maximaal 100 deelnemers.
Het betaalde plan is $8 per actieve gebruiker per maand en maakt het mogelijk om 150 deelnemers op te nemen in je oproepen die maximaal 24 uur kunnen duren.
Het laatste plan heeft een aangepaste prijs, dus je moet contact opnemen met hun verkoopteam. Het biedt de mogelijkheid om 250 deelnemers uit te nodigen voor je oproepen.
Discord
Discord is een populaire groepschat die in 2015 werd gelanceerd en oorspronkelijk was bedoeld voor gamergemeenschappen.
Het kreeg grote populariteit tijdens de pandemie, aangezien meer mensen werkten, games speelden en online socialiseerden, met meer dan 140 miljoen maandelijkse gebruikers.
Discord biedt communicatie via spraak, video of tekst, en stelt gebruikers in staat om Discord-servers te joinen voor interactie met grotere gemeenschappen. Een enkele gebruiker kan zich bij maximaal 100 servers aansluiten, en een enkele server kan tot 500.000 leden hebben.
Discord heeft videoconferentie-opties geïntegreerd in de desktop-app, de webbrowser en de mobiele app.
Met Discord videochat kun je het volgende doen:
- alleen videochat,
- alleen schermdelen,
- videochat en schermdelen,
- chatten via spraak en anderen hun video’s bekijken.
Discord is gratis te downloaden en je kunt het gebruiken zonder ooit te betalen. Er zijn echter premium extra’s beschikbaar met Discord Nitro in twee niveaus:
Discord Nitro Classic is het goedkopere premiumniveau voor $5 per maand of $50 per jaar. Dit abonnement verbetert de videokwaliteit, laat je je viercijferige gebruikersnaam wijzigen, biedt een Nitro-badge voor je profiel en de mogelijkheid om geanimeerde GIF’s om te zetten in avatarfoto’s en emoji’s.
Standaard Discord Nitro voor $10 per maand of $100 per jaar biedt alles wat in Discord Nitro Classic zit, plus een aantal extra voordelen. Je kunt de uploadbestanden verdubbelen tot 100 MB en krijgt nog betere videokwaliteit.
Voel je vrij om meer te leren over Discord-alternatieven.
WhatsApp is de meest gebruikte app van Facebook, waarmee het Messenger en Instagram met honderden miljoenen gebruikers verslaat. Met meer dan twee miljard gebruikers, is meer dan de helft van alle Facebook-gebruikers ook op WhatsApp te vinden.
Het platform is een favoriet onder wereldwijde bedrijven, omdat het internationale communicatie uiterst soepel maakt. End-to-end encryptie is een andere functie waar gebruikers vaak lovend over zijn, hoewel het niet standaard ingeschakeld is, dus je moet je instellingen dienovereenkomstig aanpassen.
Een andere grote aantrekkingskracht is het wijdverspreide gebruik, aangezien WhatsApp bijna de de-facto platform van de zakelijke wereld is geworden. Veel mensen hebben zelfs niets specifieks dat ze leuk vinden aan de app, maar gebruiken het gewoon omdat iedereen het doet.
Als we één puntje zouden moeten noemen over het platform, dan is het wel het feit dat back-ups lokaal op je telefoon worden opgeslagen in plaats van gesynchroniseerd met de cloud. Dit betekent dat je informatie kunt verliezen als je apparaat gestolen wordt of je schijf beschadigd raakt.
Een belangrijke doorbraak voor het platform kwam in april 2020 toen de ontwikkelaars de capaciteitslimiet voor WhatsApp-videobellen verdubbelden — de max ging van vier naar acht deelnemers. Dit maakt WhatsApp nog geschikter voor groepen dan het al was.
Brosix
Brosix is een van de oudere teamchat-apps, opgericht in 2006. Dit maakt het slechts twee jaar ouder dan Facebook en één jaar ouder dan YouTube. Het wordt vaak geprezen als een van de veiligste chatplatforms, met een standaard die zelfs hoger ligt dan Telegram.
De mogelijkheid om gesprekken van medewerkers te monitoren zorgt ervoor dat er geen bedrijfsespionage plaatsvindt. Dit is cruciaal voor bedrijven die afhankelijk zijn van bedrijfsgeheimen voor hun inkomsten. In minder ernstige gevallen kan het door projectmanagers worden gebruikt om ervoor te zorgen dat iedereen niet aan het luieren is.
Het is ook erg handig om berichten uit te zenden naar specifieke subsets van mensen binnen het team, aangezien de groepsbeheerfuncties van Brosix van ver boven het gemiddelde zijn. Als je team uit drie mensen of minder bestaat, kun je gebruik maken van het gratis abonnement om het platform uit te proberen.
Dat gezegd hebbende, is het $4/maand-abonnement de prijs zeker waard, aangezien het toegang geeft tot het hyperveilige P2P-bestanddelingssysteem. Aangezien het al 15 jaar bestaat, is de gebruikerservaring inmiddels verfijnd voor eenvoud.
De navigatie is zeer intuïtief, met één klik op het videochat-pictogram waarmee je een videoconferentie kunt starten vanuit elk tekstchatvenster. Naast schermdelen, laat Brosix je ook het virtuele whiteboard gebruiken om je punten te illustreren, wat behoorlijk handig kan zijn.
8×8
Als je op zoek bent naar een plug-and-play-oplossing die geen lange installatie vereist, dan is 8×8 wellicht de juiste videoconferentie-optie voor jou. Hoewel het niet de andere werkplekchat– en projectmanagementtools biedt die concurrenten wel hebben, is het verreweg het meest toegankelijke conferentieplatform.
Je hoeft je niet aan te melden, geen software te installeren of een mobiele app te downloaden, aangezien 8×8 je in staat stelt om onbeperkte videogesprekken via je browser te voeren. Dit is ideaal voor bedrijven waarin elke medewerker een andere oplossing gebruikt, omdat je geen account nodig hebt om 8×8 te gebruiken.
Veel mensen kennen 8×8 uit de VoIP-wereld, aangezien ze zich tussen de andere marktleiders zoals Nextiva en RingCentral bevinden, maar ze breiden zich langzaam uit naar de software-industrie om hun publiek en inkomstenstromen te diversifiëren.
Hoewel het oorspronkelijk onder het hoofdbestanddeel 8×8 werd gelanceerd, heeft het bedrijf de browsergebaseerde software sindsdien afgesplitst onder het Jitsi Meet-label om het te onderscheiden van hun betaalde oplossingen. Alles wat je hoeft te doen, is een vergadernaam instellen, deze met je team delen en de vergadering starten!
Er zijn tal van geweldige functies op de gratis Jitsi-conferentietool, zoals HD-video, multi-user schermdelen, end-to-end-encryptie en de mogelijkheid om maximaal 50 deelnemers in één groepsgesprek te hosten.
We hebben slechts zeven van de beste videoconferentie-applicaties onderzocht. Als je nog steeds niet zeker weet welke je moet kiezen, probeer dan Chanty – we hebben veel moeite en passie gestoken in het creëren van deze app. Het is een compleet samenwerkingsplatform met ingebouwde videoconferentiefuncties die je moeilijk zult verlaten zodra je het hebt geprobeerd.
Hoe videoconferentie werkt
De moderne werkplek bestaat uit geografisch verspreide collega’s en klanten die dagelijks moeten vergaderen en samenwerken. Videoconferentie is de voorkeuroplossing voor deze face-to-face samenwerking, met een live audio-visuele verbinding tussen twee of meer op afstand gelegen mensen. Het is een virtuele face-to-face bijeenkomst.
De dagen dat videoconferentie een luxe was die alleen grote bedrijven zich konden veroorloven, zijn lang voorbij. Dankzij de evolutie van voice-over-internetprotocol (VoIP) technologie, kun je nu videobellen vanaf je mobiele apparaten en laptops tegen minimale kosten. Met de opkomst van videobelfuncties is het nog makkelijker geworden om in contact te komen met collega’s en klanten over de hele wereld.
Voordelen van videoconferentie
Naarmate communicatiemethoden evolueren, wint videoconferentie steeds meer terrein als een krachtig hulpmiddel voor het verbinden van remote teams. Wat maakt videobellen zo’n goed middel voor communicatie? Hier zijn de vier belangrijkste voordelen van het integreren van videoconferentiegesprekken in je bedrijfscultuur.
- Videoconferentie kan kosten besparen
Videoconferentie is een geweldige manier om reiskosten te besparen en biedt een kosteneffectief alternatief voor face-to-face vergaderingen. Zo zou Virgin Atlantic naar verluidt 20% op reiskosten hebben bespaard door fysieke vergaderingen in te wisselen voor videogesprekken. Hoewel je nog steeds wat persoonlijke vergaderingen nodig hebt, kunnen videogesprekken je helpen om effectieve vergaderingen te houden zonder de reis.
- Hoger engagement en betere samenwerking
Videobellen helpt mensen gemakkelijker met elkaar in contact te komen en effectiever samen te werken. Volgens Psychology Today verhoogt visuele communicatie het samenwerkingsniveau door verbindingen tussen de deelnemers op te bouwen. Deze verbindingen verbeteren de werkrelaties en creëren een gevoel van gezamenlijke doelen en resultaten.
Videobellen bouwt voort op traditionele telefoongesprekken door een visueel referentiepunt voor het gesprek te bieden. Je kunt zien wat de persoon aan de andere kant van het gesprek doet. Je kunt reageren op hun gezichtsuitdrukkingen, wat allemaal helpt om problemen met miscommunicatie te overwinnen.
- Videoconferentie verhoogt de efficiëntie en bespaart tijd
Videoconferentietools worden vaak geleverd met functies zoals schermdeling, die het gemakkelijker kunnen maken om complexe discussies door te nemen. Bijvoorbeeld, iemand laten zien hoe je een tool op je scherm gebruikt, kan instructies gemakkelijker te begrijpen maken dan alleen verbale uitleg. Extra functies zoals het opnemen van vergaderingen en het delen van notities maken alles nog efficiënter.
- Ondersteunt remote workers
Videoconferentie maakt het voor bedrijven gemakkelijker om het beste talent aan te nemen, ongeacht waar ze gevestigd zijn. Videobellen kan ook worden gebruikt met online teammanagementtools om het werk beter te beheren en remote medewerkers samen te brengen, wat kan helpen isolatie te verminderen en teambuilding te bevorderen.
Bovendien werken steeds meer mensen nu ten minste één dag per week thuis, nu we in het post-Covid-19 tijdperk zijn. Videoconferentie helpt mensen een betere werk-privébalans te bereiken door de reistijd te verkorten. Hoewel het niet het enige is, speelt het zeker een grote rol in hoe we werken.
Beperkingen van videoconferentie
Videoconferentie stelt je in staat om in contact te komen en relaties op te bouwen met je collega’s en klanten, terwijl het vertrouwen en kameraadschap versterkt. Echter, ondanks de voordelen, komt videobellen met een aantal beperkingen en kanttekeningen.
- Het mist de persoonlijke aanraking van face-to-face interactie
Videoconferentie kan vrij dicht bij persoonlijke communicatie komen, maar het heeft nog steeds niet die persoonlijke aanraking die je krijgt bij face-to-face vergaderingen. Veel bedrijven gebruiken videogesprekken voor reguliere vergaderingen, maar persoonlijke vergaderingen blijven de beste manier om belangrijke discussies te voeren.
- Technische problemen
Er kunnen technische problemen optreden, van softwarestoringen tot internetverbinding issues. Hoewel de meeste videoconferentiesoftwarebedrijven 24/7 ondersteuning bieden, kunnen gebruikers die niet vertrouwd zijn met de technologie het moeilijk hebben tijdens live sessies. Gelukkig zijn deze problemen meestal gemakkelijk op te lossen.
- Kosten van ondersteunende hardware
Het opzetten van een topklasse videoconferentieoplossing kan prijzig worden, inclusief gespecialiseerde hardware en installatie. Het goede nieuws is dat je videobellen kunt doen met je telefoon of een moderne laptop, zodat je geen fortuin hoeft uit te geven aan hoogwaardige apparatuur.
Een betere videoconferentie-ervaring creëren
Zoals bij alles, heeft communicatie op afstand zijn eerlijke deel van uitdagingen. We weten allemaal dat we geen vergadering om 3 uur ‘s nachts in de tijdzone van iemand anders moeten plannen, of dat we niet moeten vergeten de microfoon te dempen tijdens een hoestbui. En laten we het maar niet hebben over die meldingen die opduiken met de dreigende boodschap: “We moeten praten”—want niets zegt “goed nieuws” zoals een bericht dat klinkt als een break-up!
Maar maak je geen zorgen! We zijn hier om je te helpen bij het onder de knie krijgen van videocontact. Om je videobelervaring te verbeteren en meer gedaan te krijgen in vergaderingen, probeer dan deze tips:
- Test je apparatuur! Een heads-up: vergeet niet je camera, microfoon en luidsprekers te controleren voor de vergadering. Leer de videoconferentiesoftware kennen, zodat je weet waar de essentiële functies zoals dempen en scherm delen zich bevinden.
- Kies een plek die comfortabel voor je is. Zoek een rustige, goed verlichte plek om je te helpen focussen. Goede verlichting helpt je er het beste uit te zien op camera en geeft de indruk van een professionele opstelling.
- Kleed je voor succes: De juiste kleding voor de job draagt bij aan je zelfvertrouwen en houdt je professioneel tijdens de oproep.
- Verbind met je publiek: Maak oogcontact door naar de camera te kijken en gebruik lichaamstaal om te laten zien dat je betrokken bent. Dit helpt je om een betere verbinding te maken met andere deelnemers.
- Houd je omgeving zo afleidingsvrij mogelijk: Zet meldingen uit en sluit je deuren om een gefocuste omgeving te creëren. Je kunt ook overwegen om virtuele achtergronden te gebruiken om je scherm vrij te houden van visuele afleidingen.
- Bereid enkele aantekeningen voor voordat je begint. Het is een goed idee om een overzicht of een lijst van belangrijke punten bij de hand te hebben, zodat je op koers blijft en zeker weet dat je gedachten duidelijk verwoord worden.
- Neem een diepe ademhaling: Neem een moment om je zenuwen tot rust te brengen en je focus te centreren door diep adem te halen voor de vergadering.
Afsluiten
Videobellen zal blijven groeien en de manier waarop organisaties zowel intern als extern communiceren transformeren. Naarmate op afstand werkende en verspreide teams de nieuwe norm worden, zullen video-oproepen helpen de afstand te overbruggen. Videoconferenties verhogen de betrokkenheid, productiviteit en winstgevendheid en verbeteren de werk-privébalans van medewerkers.
Beginnen met videobellen hoeft niet eng te zijn. Met de juiste videobel-app of software voor videobellen kunnen virtuele vergaderingen net zo gemakkelijk aanvoelen als een gesprek tijdens een kopje koffie.
Om je videoconferentie-ervaring soepel en aangenaam te maken, zorg ervoor dat je goed voorbereid bent, blijf betrokken bij je publiek en creëer een afleidingsvrije zone. Deze eenvoudige stappen kunnen je echt helpen om beter te communiceren en samen te werken met je team. Veel succes met de vergadering!
