Co to jest zarządzanie firmą i jakie narzędzia mogą być używane?

Zastanawiasz się, jak najwyżej oceniane organizacje utrzymują przewagę nad konkurencją? Codzienne czynności są kluczowym elementem prowadzenia firmy. Mogą one obejmować uzyskiwanie zatwierdzeń, szkolenie nowych pracowników czy opracowywanie procedur. Wdrożenie skutecznego oprogramowania do zarządzania firmą może znacznie uprościć te procesy.

Wykonywanie tych zadań regularnie bez pomocy narzędzia do zarządzania firmą jest czasochłonne. Dlatego doskonałe zarządzanie procesami biznesowymi (eng: business process management – BPM) ma kluczowe znaczenie. Wybór odpowiednich narzędzi do zarządzania firmą może pomóc organizacjom zautomatyzować rutynowe zadania, uwalniając cenny czas i zasoby.

BPM to nie tylko narzędzie, to sposób myślenia, który przekształca codzienny chaos w uporządkowaną produktywność. Dołącz do nas, aby zgłębić istotę BPM, jego główne korzyści i narzędzia, które ożywiają je w świecie biznesu.

Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi?

Według BPMInstitute.org, zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) definiuje, poprawia i zarządza procesami biznesowymi firmy w celu osiągnięcia jasnej strategii, dopasowania zasobów i dyscypliny operacyjnej. Głównym celem tej zorganizowanej strategii obejmującej całą firmę jest dostarczanie wysoko cenionych produktów i usług.

Założenie jest takie, że aby dowiedzieć się, które usługi i produkty są najbardziej cenione przez konsumentów, należy przyjąć podejście procesowe do firmy. Przedsiębiorstwa mogą dostrzec różnicę między tym, czego klienci oczekują, a tym, co firma może zaoferować, poprzez identyfikację i analizę podstawowych procesów firmy.

Jednak warto wyjaśnić pewną kwestię. Zarządzanie firmą może wydawać się podobne do zarządzania projektami i zadaniami, ale obejmuje znacznie szerszy zakres. Zarządzanie projektami koncentruje się na jednorazowych zadaniach, podczas gdy zarządzanie zadaniami dotyczy zarządzania pojedynczymi przypisanymi obowiązkami.

Z kolei BPM patrzy na cały proces od początku do końca i koncentruje się na czynnościach, które pracownicy muszą wykonywać wielokrotnie. To szersze spojrzenie ma ogromne znaczenie dla pełnego zrozumienia, jak działają organizacje.

Teraz pomyśl o sile ciągłego procesu reengineeringu. Gdy firmy wdrażają BPM, mogą uprościć swoje ogólne przepływy pracy, co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi, wyposażone w funkcje śledzenia aktywności, zaawansowanej analityki i zarządzania decyzjami, organizuje systemy, ludzi, informacje i materiały, aby przedsiębiorstwa mogły osiągać pożądane wyniki.

Jaka jest więc prawdziwa wartość BPM? Inicjatywy cyfrowej transformacji zyskały na tempie dzięki BPM. Organizacje mogą szybciej reagować na nowe technologie i zmiany rynkowe, jeśli utrzymują kontrolę nad swoimi procesami biznesowymi. Cyfrowa zwinność odgrywa kluczową rolę w dzisiejszym środowisku, a BPM stało się niezastąpionym narzędziem dla firm szukających sposobów na utrzymanie przewagi.

Jakie kroki należy podjąć w celu poprawy procesów biznesowych?

Zmieniając operacje firmy na niezliczone sposoby, jakie korzyści oferuje BPM? Poprawa procesów biznesowych obejmuje lepsze doświadczenie dla konsumentów i pracowników, bardziej przejrzystą komunikację oraz efektywne operacje.

Lepsze doświadczenie pracy i obsługi klienta

Zestaw narzędzi BPM zmniejsza żmudne wysiłki, usprawniając przepływy pracy i ułatwiając dostęp do informacji. Ta ukierunkowana strategia wzmacnia satysfakcję klientów, pozwalając pracownikom skupić się na swojej pracy i interakcjach z klientami. Wdrożenie precyzyjnych przepływów pracy sprawia, że proces wdrażania nowych pracowników staje się prostszy, co zwiększa wydajność i zaangażowanie.

Bardziej otwarta komunikacja

Jasne określenie ról i odpowiedzialności w BPM sprzyja komunikacji w zespole, zwiększając przejrzystość i odpowiedzialność. Dzięki temu wszyscy są na tej samej stronie i rozumieją, co się dzieje, co poprawia współpracę i przyspiesza procesy.

Bardziej efektywne i tańsze operacje

BPM to przełomowe narzędzie dla firm, które wzmacnia obecne procesy i umożliwia stosowanie uporządkowanych metod tworzenia nowych. Usuwając przeszkody i redundancje, zwiększa produktywność i efektywność. Ta elastyczność sprawia, że operacje stają się szybsze i bardziej ekonomiczne, pozwalając firmom szybko osiągać pożądane wyniki i skierować zasoby na bardziej priorytetowe zadania.

Procesy sprzyjające wzrostowi

Skuteczne zarządzanie procesami i automatyzacja przepływów pracy z BPM jest bardzo pomocne podczas rozwoju operacji na całym świecie. Jasne określenie ról i utrzymanie spójności procesów to dwa kluczowe korzyści. Jak wskazuje BPM, automatyczne możliwości pozwalają zespołom skupić się na nowych pomysłach i wspierać procesy, które mogą przyczynić się do rozwoju.

Mniejsze uzależnienie od zespołów technicznych

Na koniec, niski poziom kodowania w BPM zmniejsza potrzebę zaangażowania zespołów deweloperskich. Firmy mogą szybko i łatwo stać się użytkownikami, co przyspiesza automatyzację procesów w całej firmie. Ponieważ nie polegają na zespołach technicznych, akceptacja i zmiany procesów zachodzą szybciej.

Cykl życia zarządzania procesami biznesowymi

W sercu zarządzania procesami biznesowymi znajduje się jego cykl życia, czyli zdyscyplinowany sposób, który sprawia, że zespół staje się bardziej efektywny i wydajny. Cykl życia zaczyna się od planowania, a kończy na zoptymalizowanym rozwoju. To podróż nieustannego wzrostu.

• Projektowanie procesu: Pierwszy krok w procesie, w którym zespół określa istotne punkty kontrolne i działania, które stanowią część systemu BPM jako całości. Każdy członek zespołu skupia się na obszarach do uproszczenia i opracowuje metody mierzenia sukcesu, wyznaczając wytyczne i przypisując zadania odpowiednim osobom.
• Modelowanie: Następnie zespół przedstawia cały proces, w tym harmonogramy, opisy stanowisk i sposób, w jaki dane przepływają przez system. Dla dokładności i przejrzystości ten etap często wykorzystuje oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi.
• Wykonanie: Po tym zespół testuje strategię na małej grupie jako dowód koncepcji, aby upewnić się, że działa. Na podstawie ocen, stopniowo wdrażają proces w całej firmie.
• Monitorowanie: Podczas fazy monitorowania zespół obserwuje przepływ pracy w działaniu, oceniając wszelkie wzrosty efektywności i identyfikując nowe przeszkody, które mogą się pojawić.
• Optymalizacja: Na końcu zespół wprowadza wszelkie potrzebne zmiany, aby dostosować i udoskonalić proces, czyniąc działania organizacyjne i wyniki jeszcze lepszymi. Ten etap zapewnia, że proces zarządzania procesami biznesowymi pozostaje zgodny z celami firmy i jest wystarczająco elastyczny, aby dostosować się do nowych sytuacji.

Rodzaje zarządzania procesami biznesowymi

Zgłębianie BPM ujawnia jego różnorodny charakter, z różnymi wersjami, które koncentrują się na różnych częściach procesów biznesowych. Te typy, w tym BPM skoncentrowane na dokumentacji, ukierunkowane na ludzi oraz oparte na integracji, są dostępne, aby sprostać różnorodnym potrzebom organizacyjnym.

• BPM skoncentrowane na dokumentacji: Istotne dokumenty, takie jak umowy, są centralnym punktem działań w BPM skoncentrowanym na dokumentacji. Ta strategia ma znaczenie przy zakupach, ponieważ tworzy umowy między konsumentami a dostawcami za pomocą papierkowej roboty i kroków autoryzacyjnych.
• BPM skoncentrowane na ludziach: Ten typ podkreśla znaczenie angażowania ludzi, szczególnie wtedy, gdy potrzebna jest zgoda. Posiada proste interfejsy z narzędziami typu “przeciągnij i upuść”, które pozwalają zespołom przypisywać zadania i śledzić, kto jest odpowiedzialny za co w całym procesie.
• BPM oparte na integracji: Procesy, które wymagają minimalnego lub żadnego udziału ludzi, są głównym celem BPM opartego na integracji. Zasadniczo opiera się na interfejsach API i protokołach do integracji danych między systemami, upraszczając procesy zarządzania relacjami z klientami (CRM) oraz zarządzania zasobami ludzkimi.

Oprogramowanie do zarządzania firmą

Jakie rozwiązania wspierają skuteczne BPM? Dzisiejsze narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi oferują zaawansowane platformy do transformacji procedur korporacyjnych. Każdy produkt dostarcza odrębny zestaw funkcji, które umożliwiają firmom przyspieszenie operacji, wzmacnianie efektywności i napędzanie wzrostu przedsiębiorstwa.

Dodatkowo, wykorzystanie oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi może uprościć przepływy pracy, poprawić współpracę i wspierać podejmowanie decyzji opartych na danych. Te rozwiązania zwiększają widoczność operacyjną i pomagają organizacjom dostosować się do zmieniających się wymagań rynku.

Chanty

Chanty oferuje świeże podejście do zarządzania procesami biznesowymi, łącząc profesjonalną komunikację i zarządzanie zadaniami w jedną zintegrowaną platformę. Łamie bariery i usprawnia przepływ pracy, łącząc zespoły w centralnym miejscu pracy. Wśród istotnych funkcji tego narzędzia BPM znajdują się tablice zadań oraz listy rzeczy do zrobienia, które pomagają utrzymać wszystkich na tej samej stronie i zapewniają postęp projektów. Chanty wyróżnia się także naciskiem na usprawnienie komunikacji. Funkcje audio i wideokonferencji pomagają zespołom pozostać w kontakcie, a integracja z popularnymi narzędziami, takimi jak Google Drive i Dropbox, zapewnia bezproblemowe udostępnianie plików i współpracę.

Studio Creatio Enterprise

Pierwszym na liście jest Studio Creatio Enterprise, które oferuje narzędzia do lepszego zarządzania procesami biznesowymi. Dane w czasie rzeczywistym, automatyczne modelowanie procesów oraz dostosowywalne rozwiązania procesowe to niektóre z jego najbardziej wyróżniających się funkcji. Jest wyjątkowe, ponieważ jest łatwe w użyciu i wystarczająco elastyczne, aby dostosować się do wszystkich wymagań firmy. Oprogramowanie oferuje darmową wersję próbną i jest płatne w oparciu o subskrypcje.

Oracle BPM

Inną popularną opcją jest Oracle BPM, znane ze swoich solidnych funkcji zarządzania procesami. Do jego możliwości należy symulacja procesów, automatyzacja reguł biznesowych oraz zaawansowane możliwości integracji. Oprogramowanie wyróżnia się funkcjonalnością na poziomie przedsiębiorstw i skalowalnością. Pakiety cenowe są dostępne na życzenie.

Tibco BPM

Kolejnym rozwiązaniem jest Tibco BPM, które jest znane z upraszczania skomplikowanych procesów biznesowych. Do jego wyróżniających się funkcji należy inteligentna analiza, zarządzanie danymi procesów oraz dynamiczne zarządzanie przypadkami. Głównym atutem jest to, że Tibco działa w trudnych, wymagających środowiskach procesowych. Czyni to Tibco doskonałym wyborem dla firm szukających solidnego oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi. Oprogramowanie oferuje darmową wersję próbną. Cenniki dostępne są po skontaktowaniu się z dostawcą w celu uzyskania wyceny.

Pipefy

Ze względu na swoją prostotę i elastyczność, Pipefy wyróżnia się jako narzędzie BPM. Dostosowane przepływy pracy pozwalają firmom szybko tworzyć procedury dopasowane do ich potrzeb. Automatyczne e-maile poprawiają efektywność komunikacji. Dzięki możliwości integracji z popularnymi aplikacjami, Pipefy jest wszechstronny i sprawdza się w różnych sytuacjach roboczych. Narzędzie oferuje darmową wersję próbną oraz różnorodne plany subskrypcyjne dla organizacji każdej wielkości, co sprawia, że jest to praktyczny wybór.

Appian BPM

Jedną z najbardziej wyróżniających się cech Appian BPM jest szybkość, z jaką można tworzyć aplikacje. Posiada funkcje odkrywania procesów, automatyzację wspieraną przez sztuczną inteligencję oraz możliwości tworzenia aplikacji w systemie low-code. Szybkie wdrażanie Appian BPM to czynnik, który wyróżnia to narzędzie. Platforma oferuje darmowy plan oraz miesięczne pakiety subskrypcyjne.

Nintex

Dzięki przyjaznemu interfejsowi użytkownika i zaawansowanej automatyzacji przepływów pracy, Nintex zdobyło renomę w branży BPM jako wiodące oprogramowanie do zarządzania firmą. Ważnymi funkcjami są zarządzanie przepływami pracy w wersji mobilnej, które umożliwia zarządzanie firmą zdalnie, oraz funkcje generowania dokumentów, które są kluczowe dla sprawnego prowadzenia dokumentacji.

To, co wyróżnia Nintex, to jego zdolność do łączenia się z platformami takimi jak SAP i Sharepoint, co sprawia, że jest to wszechstronne narzędzie dla szerokiego zakresu potrzeb biznesowych. Oprogramowanie oferuje darmową wersję próbną dla tych, którzy chcą poznać jego możliwości. Plany subskrypcyjne są dostępne dla firm różnego rodzaju i wielkości, pomagając zrozumieć zasady rozpoznawania kosztów i przychodów oraz wytyczne mające na celu obniżenie kosztów operacyjnych firmy.

Kissflow

Dzięki przyjaznemu interfejsowi użytkownika i zaawansowanym funkcjom BPM, Kissflow jest idealnym rozwiązaniem dla firm każdej wielkości. Do jego najważniejszych cech należą solidne integracje, zjednoczony dostęp do danych oraz przepływy pracy bez potrzeby kodowania. Koszt oraz intuicyjność Kissflow to jego cechy charakterystyczne. Oprogramowanie oferuje standardowe oraz dostosowane pakiety cenowe.

Przykłady zastosowania zarządzania procesami biznesowymi

Zamiast pozostawać teoretycznym zagadnieniem, BPM udowodniło swoją wartość w licznych rzeczywistych scenariuszach. Zarządzanie procesami biznesowymi odgrywa kluczową rolę w zwiększaniu efektywności operacyjnej i zadowolenia klientów w wielu branżach, w tym w handlu detalicznym, mediach, zasobach ludzkich i obsłudze klienta.

• Realizacja zamówień: Efektywność operacyjna w realizacji zamówień odbywa się dzięki BPM. Przy podejściu skoncentrowanym na kliencie, zarządza takimi elementami jak rejestracja zamówienia, oferty specjalne i cykl realizacji zamówienia, aby poprawić doświadczenia klientów i zwiększyć wartość biznesu.
• Dystrybucja treści: Automatyzacja planowania i publikowania treści to kluczowy element BPM dla firm medialnych. Ułatwia ona przejście od produkcji treści do publikacji, projektując narzędzia, które płynnie współpracują z systemami zarządzania prawami i treścią, systemami ruchu oraz zamówieniami roboczymi.
• Bankowość: Ocena potencjalnych ryzyk kredytowych jest ważnym elementem procesu udzielania kredytów dla konsumentów i firm. W tym celu konieczne jest zebranie szczegółowych informacji z różnych źródeł, takich jak pracodawcy, wnioskodawcy i biura informacji kredytowej. BPM upraszcza proces podejmowania decyzji o kwalifikowalności do pożyczki, skutecznie zarządzając przepływem danych i redukując błędy.
• Zasoby ludzkie: Dzięki BPM działy HR mogą nadzorować swoje procesy zarządzania rekordami i przepływem pracy, podobnie jak praktyki w szkołach MBA online. BPM szybko obsługuje dokumentację HR, w tym oceny wydajności, zatwierdzanie czas pracy, wnioski urlopowe oraz procesy związane z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników.
• Finanse: Jednym z zastosowań BPM w sektorze finansowym jest tworzenie standardowych szablonów zamówień zakupu. Ułatwia to różnym zespołom szybkie zakupy sprzętu lub oprogramowania dla firmy. BPM umożliwia również tworzenie dostosowanych przepływów pracy dla konkretnych przypadków zakupowych.
• Obsługa klienta: Na koniec, przez określenie najczęściej zadawanych pytań dla chatbotów, BPM upraszcza obsługę klienta, redukując obciążenie w okresach wzmożonego zapotrzebowania na usługi. Automatyzuje procedury i dostarcza bardziej dopasowane odpowiedzi dla klientów, wykorzystując dane transkrypcyjne z chatbotów i centrów kontaktowych, co wzmacnia ogólną jakość obsługi.

Zarządzanie procesami biznesowymi: Katalizator wzrostu biznesu

Organizacje muszą korzystać z zarządzania procesami biznesowymi, aby uczynić swoje operacje bardziej przejrzystymi, efektywnymi i elastycznymi. BPM zmienia nie tylko sposób, w jaki firmy łączą się ze swoimi klientami, ale także daje pracownikom większą władzę i wspiera kulturę ciągłego rozwoju.

BPM, zaprojektowane z myślą o zaspokajaniu zmieniających się potrzeb współczesnych firm, oraz jego nowoczesne narzędzia oferują dostosowane rozwiązania, które płynnie integrują się z istniejącym oprogramowaniem do zarządzania biznesem. W erze transformacji, aby pozostać konkurencyjnym, organizacje muszą przyjąć zmiany i radzić sobie z ich złożonością.

Narzędzia do zarządzania procesami odgrywają kluczową rolę w tej podróży, zapewniając wsparcie niezbędne do podejmowania lepszych decyzji i optymalizacji zasobów. BPM osiąga to, oferując sposób na strategiczne poprawienie wydajności przez uproszczenie działań. Ponadto jego wszechstronność w dostosowywaniu się do różnych środowisk biznesowych zapewnia jego dalszą użyteczność w różnych sektorach i na różnych etapach działalności, co czyni go niezbędnym narzędziem do skutecznego zarządzania firmą.

Nie zwlekaj z wprowadzeniem zmiany. Zacznij już dziś, poznaj narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi i rozpocznij drogę do doskonałości operacyjnej. Niech BPM będzie silnikiem, który poprowadzi Twoją firmę naprzód. Dzięki temu oprogramowaniu możesz oczekiwać lepszych procedur, zwinności organizacyjnej i większego zadowolenia klientów.