11 najlepszych narzędzi do komunikacji (z zaletami i wadami)

Kiedy jesteś w zespole dwuosobowym, wszystko jest proste. Twoje role i obowiązki są jasne. Komunikacja w zespole również jest łatwa. Wystarczy szybkie szturchnięcie łokciem i przyjazne „Co słychać, przyjacielu?”, aby wszystko płynnie działało.

Jednak wraz z rozwojem firmy komunikacja w grupie może stać się sporym wyzwaniem. Nagle komunikacja w zespole może stać się chaotyczna. Możesz znaleźć się w sytuacji, gdzie musisz zarządzać różnymi platformami, takimi jak WhatsApp, Facebook i Skype. Może to stać się bałaganem!

Znaczenie narzędzi do komunikacji

Wydaje się, że ważne dokumenty znikają w powietrzu, zabierając cenny czas, który spędzasz na ich szukaniu. Masz wrażenie, że praca już się nie posuwa do przodu.

Brzmi znajomo?

Czas na narzędzie, które uporządkuje komunikację w zespole i zorganizuje wszystko w jednym miejscu. Odpowiednie oprogramowanie do komunikacji w zespole pomoże uporządkować wszystkie sprawy i utrzymać zespół na właściwej drodze.

Nasz zespół w Chanty ciężko pracuje nad naszym narzędziem do komunikacji. Naturalnie, spotkaliśmy kilku konkurentów i przeprowadziliśmy szczegółowe analizy różnych aplikacji. W wyniku tego stworzyliśmy listę najbardziej niezawodnych narzędzi do komunikacji wewnętrznej, wraz z ich zaletami i wadami, aby ułatwić Ci podjęcie decyzji.

Teraz czas na zapoznanie się z najlepszymi narzędziami do komunikacji.

Tabela porównawcza

1. Chanty

Nie byłoby to nasze blog, gdybyśmy nie zaczęli listy od aplikacji, którą sami budujemy. Chanty to platforma do współpracy w zespole z przejrzystym interfejsem użytkownika i intuicyjnym doświadczeniem użytkownika. Dzięki temu jest idealnym rozwiązaniem dla wszystkich rodzajów zespołów, nawet tych „niezbyt obeznanych z technologią”.

Chanty oferuje nieograniczoną historię wiadomości. Możesz komunikować się w rozmowach publicznych, prywatnych i jeden na jeden z kolegami z pracy za pomocą wiadomości tekstowych, połączeń audio/wideo i wiadomości głosowych. Każdą wiadomość można łatwo przekształcić w zadanie i przypisać do dowolnego członka zespołu.

Chanty ma również unikalną funkcję „Teambook”, która organizuje całą Twoją komunikację. Jeśli czujesz, że Twoja rozmowa w pracy staje się „czarną dziurą”, na pewno polubisz Chanty, gdzie łatwo znaleźć wszystko. Ogólnie rzecz biorąc, wykonywanie pracy staje się szybsze i łatwiejsze dzięki Chanty.

Cennik:

Bezpłatny plan Chanty jest dostępny dla zespołów liczących do 5 członków.

Plany cenowe zaczynają się od 3 USD za użytkownika.

Wszystkie plany Chanty obejmują możliwość przeszukiwania historii wiadomości.

Zalety:

• Bezpłatna, nieograniczona możliwość przeszukiwania historii wiadomości
• Prosty i przejrzysty interfejs
• Łatwy do rozpoczęcia i łatwy w użyciu
• Przystępna cena
• Unikalna funkcja Teambook (utrzymuje porządek w tym, co udostępniasz)
• Wysokiej jakości połączenia audio/wideo
• Wiadomości głosowe
• Wbudowany menedżer zadań
• Integracje z ponad 1500 aplikacjami
• Użytkownicy mogą wpływać na plan rozwoju Chanty

Wady:

• Niektóre niestandardowe integracje jeszcze nie są dostępne (wkrótce)

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące Chanty, zostaw komentarz. W przeciwnym razie zapraszamy do dołączenia do naszej zgranej społeczności użytkowników Chanty i wypróbowania naszej aplikacji. ⬇️ Czekamy na Twoje opinie.

2. HubEngage

HubEngage to zintegrowana platforma wielokanałowa do komunikacji z pracownikami, rozpoznawania pracowników, mediów społecznościowych w firmie, ankiet, wiadomości błyskawicznych i wyszukiwania opartego na sztucznej inteligencji. Firmy różnej wielkości mogą dotrzeć do wszystkich swoich pracowników i angażować ich za pośrednictwem intranetu, aplikacji mobilnych, e-maili, SMS-ów / wiadomości tekstowych oraz wyświetlaczy cyfrowych.

HubEngage integruje się również z Slack, MS Teams, Sharepoint i WhatsApp, aby pomóc dotrzeć do pracowników tam, gdzie się znajdują. Organizacje mają elastyczność w doborze i wyborze modułów, które są im potrzebne, a jednocześnie mają możliwość łatwego dodawania nowych modułów bez konieczności zakupu kolejnej platformy, zarządzania nowymi integracjami czy wymagania, aby pracownicy przełączali się między różnymi aplikacjami. Dzięki JEDNEJ aplikacji dla pracowników organizacje mogą uzyskać wyższą produktywność, większe zaangażowanie i niższe koszty.

Zalety:

• Kompleksowość: Największy zestaw funkcji spośród wszystkich platform, obejmujący wszystkie aspekty komunikacji i zaangażowania
• Personalizacja: Pełne brandowanie, wybór modułów, dostosowanie doświadczenia dla pracowników
• Automatyzacja: Generowanie treści oparte na sztucznej inteligencji, moderacja AI, analiza nastrojów, harmonogramowanie, zautomatyzowane uznania i inne…
• Grywalizacja: System punktów, integracja nagród, zintegrowane karty podarunkowe, tablice liderów
• Wielojęzyczność: Dostępność w ponad 30 językach
• Wspaniała obsługa: Szkolenia, wsparcie w strategii zaangażowania, webinaria, najlepsze praktyki i inne

Wady: Brak wad.

3. ProofHub

ProofHub, w odróżnieniu od innych narzędzi do komunikacji zespołowej na liście, jest aplikacją do zarządzania projektami i komunikacji zespołowej all-in-one. Sprawdza się, gdy korzystanie z wielu narzędzi do czatowania, planowania, organizowania i śledzenia postępu pracy prowadzi do rozproszenia danych, rozpraszania użytkowników, dodatkowej pracy i braku jednego miejsca do przeglądu wyników. W miarę jak synchronizacja zespołów staje się coraz bardziej skomplikowana w miarę rozwoju firmy, warto zainwestować czas i pieniądze w jedno narzędzie zamiast wielu. I tu właśnie ProofHub błyszczy.

Zalety:

• W pełni wyposażony w: Czat, zarządzanie zadaniami, kalendarz, zatwierdzanie, śledzenie czasu itp.
• Przystępna cena za dobry zestaw funkcji
• Przeznaczony dla wszystkich rodzajów zespołów — zdalnych, międzyfunkcyjnych
• Łatwy i prosty interfejs, bez potrzeby długiej nauki
• Możliwość dostosowań
• Dostępny w więcej niż w kilku językach

Wady:

• Integracje ograniczone do FreshBooks Classic, FreshBooks, QuickBooks, Google Calendar, iCal, Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive i Outlook (więcej wkrótce)
• Brak wbudowanych połączeń wideo/audio

4. Rocket.Chat

Rocket.Chat to bezpieczna, open-source’owa platforma komunikacyjna stworzona z myślą o organizacjach, które kładą nacisk na prywatność, zgodność z przepisami i pełną kontrolę nad swoimi danymi. Zaprojektowana dla firm, przedsiębiorstw i agencji rządowych, Rocket.Chat oferuje wiadomości w czasie rzeczywistym, połączenia głosowe i wideo, udostępnianie plików, zarządzanie zadaniami oraz płynne integracje z kluczowymi narzędziami biznesowymi.

Dzięki możliwościom hostowania na własnych serwerach, szyfrowaniu end-to-end oraz zaawansowanym funkcjom zabezpieczeń, Rocket.Chat zapewnia pełną własność danych, co czyni go zaufaną alternatywą dla popularnych aplikacji czatowych, takich jak Slack i Microsoft Teams.

Zalety:

• Pełna kontrola nad danymi dzięki hostowaniu na własnych serwerach lub wdrożeniu w chmurze
• Bezpieczeństwo na poziomie przedsiębiorstwa – szyfrowanie end-to-end, zgodność z GDPR, HIPAA, ISO 27001 oraz SOC 2
• Nieograniczona historia wiadomości – brak arbitralnych limitów przechowywania
• Federowana komunikacja – bezpieczna komunikacja z zewnętrznymi organizacjami
• Dostosowywalność i rozbudowa – elastyczność open-source z API i integracjami
• Wsparcie dla wielu platform – Web, Windows, macOS, Linux, iOS i Android

Wady:

• Może wymagać wiedzy technicznej do zaawansowanych dostosowań
• Niektóre integracje wymagają ręcznego ustawienia w porównaniu do rozwiązań typu plug-and-play

5. Brosix IM

Brosix IM to aplikacja do komunikacji zespołowej, która specjalizuje się w prywatnych i w pełni zarządzanych sieciach zespołowych. Brosix stara się zapewnić kompleksowy pakiet do współpracy, oferując szereg funkcji, takich jak czat audio i wideo, transfer plików peer-to-peer, dedykowane pokoje czatowe oraz udostępnianie ekranu.

Szczególną uwagę zwraca się na bezpieczeństwo i prywatność w prywatnych sieciach Brosix, z szyfrowaniem end-to-end wszystkich kanałów komunikacyjnych oraz kontrolą administracyjną nad tym, kto dołącza do sieci. Dzięki temu Brosix jest dobrym wyborem, jeśli szukasz aplikacji do komunikacji zespołowej z wysokim poziomem bezpieczeństwa.

Zalety:

• Kompleksowa prywatna sieć komunikacyjna dla zespołów
• Wysoki poziom bezpieczeństwa
• Przystępna cena za szeroki zakres funkcji

Wady:

• Nieco przestarzała estetyka

6. Slack

Slack to popularna aplikacja do komunikacji zespołowej i współpracy. Oferuje wiadomości błyskawiczne, udostępnianie plików, połączenia audio/wideo, zaawansowane wyszukiwanie oraz największą liczbę integracji spośród konkurencyjnych narzędzi.

Zalety:

• Nowoczesny design i copywriting
• Duża liczba integracji
• Szeroki zestaw potężnych funkcji
• Wyszukiwanie w załadowanych dokumentach
• Zaawansowane zarządzanie powiadomieniami
• Bardzo elastyczna przestrzeń robocza

Wady:

• Limit historii wiadomości do 90 dni
• Zbyt skomplikowana
• Droga

7. Flock

Flock to aplikacja do komunikacji zespołowej z Indii, oferująca wiadomości błyskawiczne, liczne integracje, wbudowane listy zadań i ankiety. Połączenia audio i wideo dostępne są dzięki integracji z Appear.in.

Zalety:

• Przystępna cena
• Szybsza niż Slack
• Głęboka integracja z Google Drive
• Wbudowane listy zadań i ankiety

Wady:

• Złożony interfejs
• Limit 10 tys. wiadomości

8. Microsoft Teams

Microsoft Teams, będący częścią pakietu Office 365, to narzędzie do komunikacji zespołowej zaprojektowane z myślą o dużych firmach. Choć jego funkcjonalność jest potężna, nie jest zbyt intuicyjna. MS Teams oferuje czat błyskawiczny, połączenia audio/wideo przez Skype for Business oraz użyteczne integracje z narzędziami Microsoft Office 365.

Zalety:

• Pełna integracja z aplikacjami Office 365
• 1 TB pamięci w chmurze na użytkownika
• Dostępność innych narzędzi Microsoft Office w pakiecie

Wady:

• Trudne do rozpoczęcia
• Złożony interfejs
• Wsparcie klienta wymaga poprawy

9. Ryver

Ryver, łącząc komunikację zespołową z menedżerem zadań, wprowadza darmową aplikację do komunikacji zespołowej z nieograniczoną historią wiadomości i przechowywaniem danych. Integracja z Zapier pozwala połączyć Ryver z ponad 500 aplikacjami. Aplikacja jest darmowa, dopóki członkowie zespołu nie zaczną korzystać z funkcji zadań. Przez pierwsze 14 dni otrzymasz usługi premium za darmo.

Zalety:

• Nieograniczona historia wiadomości
• Nieograniczone przechowywanie danych
• Wbudowane zarządzanie zadaniami
• Cenowanie oparty na stałej stawce

Wady:

• Interfejs wymaga poprawek
• Wbudowane połączenia wideo/audio (beta)

10. Fleep

Fleep pozwala na komunikację z innymi użytkownikami Fleep lub wysyłanie e-maili do kogokolwiek za pomocą Fleep. Zespół w Fleep jest równoważny z prywatnym kanałem w Slack. Połączenia audio i wideo są dostępne dzięki integracji z appear.in, która umożliwia połączenie do ośmiu osób.

Zalety:

• Nieograniczona historia wiadomości, nieograniczone integracje
• Możliwość wysyłania e-maili za pomocą aplikacji
• Czysty interfejs

Wady:

• Ograniczona liczba dostępnych integracji

11. FlippingBook

FlippingBook oferuje narzędzie online i oprogramowanie desktopowe do tworzenia cyfrowych flipbooków. Narzędzie konwertuje pliki PDF na interaktywne dokumenty profesjonalne, które można udostępniać jako linki. FlippingBook ułatwia współpracę zespołową: zespoły mogą tworzyć flipbooki w prywatnej przestrzeni roboczej, używać prywatnych lub współdzielonych folderów oraz integrować inne narzędzia dla sprawniejszego przepływu pracy. Narzędzie oferuje wiele funkcji już wbudowanych w celu ułatwienia pracy: od formularza do pozyskiwania leadów po opcje projektowe i szczegółowe statystyki wbudowane w produkt. Można je również zintegrować z innymi narzędziami za pomocą Zapier.

Zalety:

• Łatwe zarządzanie: zapraszanie lub usuwanie członków zespołu jednym kliknięciem, przyznawanie dostępu do folderów i domen
• Prywatne powiadomienia e-mail o interakcjach Twojej publiczności z Twoimi treściami
• Prywatne i współdzielone foldery do łatwej współpracy

Wady:

• Brak wbudowanych połączeń wideo/audio

Z bogatą ofertą narzędzi do komunikacji wewnętrznej pojawia się pytanie:

Jak wybrać najlepsze narzędzie do komunikacji zespołowej?

Wybór odpowiedniego oprogramowania do komunikacji zespołowej dla Twojej firmy może zająć sporo czasu. Chociaż każdy zespół jest wyjątkowy, a wymagania poszczególnych osób się różnią, możesz skorzystać z poniższych kryteriów, które pomogą Ci podjąć decyzję:

1. Upewnij się, że to zamknięta przestrzeń zespołowa

Narzędzia do komunikacji zespołowej są bardziej prywatne niż standardowe platformy, takie jak Skype. W przypadku Skype’a możesz otrzymywać wiadomości od znajomych lub rodziny, co rozprasza, gdy próbujesz pracować. Czasami możesz zaprosić klienta lub freelancera do swojego czatu zespołowego, ale w większości przypadków to Ty i Twój zespół komunikujecie się wokół zadań i projektów.

2. Potężny czat zespołowy

Chociaż możesz być wielkim fanem połączeń wideo i audio, komunikacja tekstowa nadal jest niezbędna w każdym zespole. Dlatego często jestem zaskoczona, widząc Google Hangouts i FaceTime na listach “narzędzi do komunikacji zespołowej”. Najlepsze oprogramowanie do komunikacji zespołowej powinno oferować coś więcej niż tylko podstawowe wiadomości. Powinnaś mieć możliwość udostępniania plików, przeszukiwania historii wiadomości, edytowania, usuwania, przesyłania wiadomości, przypinania ważnych rozmów itd. Po co ograniczać się do samego tekstu lub wideo, kiedy możesz mieć jedno i drugie, oraz wiele innych funkcji?

3. Sprawdź prywatność i bezpieczeństwo narzędzi do komunikacji

Wrażliwe informacje, które Ty i Twój zespół dzielicie, powinny być dostępne tylko dla Twojej firmy. Nie chcesz, aby doszło do wycieków danych lub nieautoryzowanego dostępu do prywatnych rozmów. Niektóre narzędzia do komunikacji zespołowej pozwalają administratorom na przeglądanie prywatnych czatów, co może być akceptowalne w niektórych firmach, ale nie do przyjęcia w innych. Zalecamy dokładne zapoznanie się z polityką prywatności i zadanie przedstawicielowi narzędzia do komunikacji zespołowej wszelkich pytań dotyczących ochrony danych. Dodatkowo, warto rozważyć inwestycję w rozwiązanie oparte na sztucznej inteligencji, które umożliwi dostęp do wrażliwych danych tylko tym członkom zespołu i administratorom, którzy spełniają określone wymagania.

4. Postaw na szybkość

Dobre narzędzie do komunikacji zespołowej powinno dostarczać wiadomości błyskawicznie, w mgnieniu oka — w końcu nikt nie lubi czekać na załadowanie wiadomości. Czasami jednak oprogramowanie zbyt wieloma złożonymi funkcjami może spowolnić działanie. Jednak przed obwinianiem aplikacji za wolne działanie, sprawdź najpierw swoje połączenie internetowe.

5. Przetestuj połączenia wideo i audio

Jeśli Twój zespół pracuje zdalnie, konferencje wideo prawdopodobnie staną się częścią Twojej codziennej lub cotygodniowej rutyny w pracy. Dlatego tak ważne jest, aby wybrać aplikację do komunikacji zespołowej, która zawiera opcje wysokiej jakości połączeń wideo i audio. Ta funkcja może być wbudowana lub dostępna w formie integracji z usługą konferencji wideo (np. Chanty, Skype). Najlepsze oprogramowanie do komunikacji zespołowej zapewnia, że spotkania wirtualne będą jak najbardziej naturalne, pomagając Twojemu zespołowi pozostać w kontakcie, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.

6. Wybierz narzędzia do komunikacji oparte na chmurze

Jeśli nie musisz instalować oprogramowania na komputerach firmy lub serwerze, przechowywanie w chmurze pozwala synchronizować komunikację zespołową na różnych urządzeniach i uzyskać dostęp do plików oraz wiadomości z dowolnego miejsca. Rozwiązania oparte na chmurze są elastyczne, łatwe do skonfigurowania i nie wymagają instalacji na komputerach firmowych.

7. Wybierz łatwe w użyciu narzędzie

Komunikacja zespołowa odbywa się codziennie, dlatego narzędzie, które wybierzesz, powinno być przyjazne dla użytkownika i intuicyjne. Ponieważ spędzamy znaczną część naszego życia w pracy, dlaczego nie uczynić tego przyjemnym? To dokładnie takie uczucie, którego należy szukać przy używaniu aplikacji do komunikacji zespołowej. Najlepsze narzędzia komunikacyjne ułatwiają współpracę bez frustracji, pozwalając zespołowi skupić się na zadaniach, a nie na walce z oprogramowaniem. Nie ma miejsca na irytację w Twoim codziennym życiu. To trochę jak wybór partnera na całe życie – jeśli nie możesz tolerować jego złych nawyków, zastanów się dwa razy.

8. Integracje

Integracje to coś, co zwykle odróżnia narzędzia do komunikacji wewnętrznej od oprogramowania zaprojektowanego do komunikacji osobistej. Integracje sprawiają, że narzędzia komunikacji zespołowej stają się centralnym punktem dla wszystkich powiadomień związanych z pracą. Oznacza to otrzymywanie powiadomień z oprogramowania, które używasz (od MailChimp po Zendesk czy Xero) w jednym miejscu. Ułatwia to przepływ pracy i zmniejsza potrzebę ciągłego przełączania się między platformami. Zdefiniuj aplikacje, z których korzystasz najczęściej w pracy, i sprawdź, czy aplikacja do komunikacji zespołowej ma integracje, których potrzebujesz.

9. Obsługa wielu platform

Pozostanie w kontakcie z zespołem jest ważne w dzisiejszym szybkim środowisku pracy. Wtedy aplikacje mobilne stają się nieocenione, ułatwiając komunikację zespołową i czyniąc ją bardziej efektywną. Może to być FOMO (strach przed pominięciem), który mnie dotyka, ale mam tendencję do sprawdzania czatu zespołowego wieczorami po pracy, a także w weekendy. Korzystanie z oprogramowania do komunikacji zespołowej powinno być wygodne pod każdym względem. Niezależnie od tego, czy jesteś fanem wersji webowej, macOS, Windows czy aplikacji mobilnych, najlepsze oprogramowanie do komunikacji zespołowej powinno być łatwe w użyciu, elastyczne i dostępne na wszystkich potrzebnych platformach. Zawsze warto mieć plan komunikacji.

10. Zapytaj o funkcje, których potrzebujesz (i sprawdź również obsługę klienta)

Każdy zespół ma swoje unikalne wymagania dotyczące funkcji aplikacji. Nie wahaj się skontaktować z przedstawicielem aplikacji lub menedżerem obsługi klienta, aby dowiedzieć się więcej o funkcjach, których potrzebujesz. Im więcej badań wstępnych przeprowadzisz przed podjęciem decyzji o wyborze danej aplikacji, tym bardziej efektywna i produktywna będzie komunikacja zespołowa.

Nasz zespół przeanalizował każdą konkurencyjną aplikację do komunikacji zespołowej dostępną w sieci. Naturalnie, każde narzędzie komunikacyjne ma swoje mocne i słabe strony. Starannie wzięliśmy pod uwagę wszystkie opinie, aby stworzyć aplikację, która zdecydowanie zasługuje na Twoją uwagę. Sprawdź Chanty, nowość na rynku aplikacji do komunikacji zespołowej z 2018 roku, stworzoną z pasją i miłością.

Teraz twoja kolej. Jakie narzędzia bierzesz pod uwagę dla swojego zespołu i dlaczego? Jakie są największe wyzwania komunikacyjne w Twojej firmie? Podziel się swoją opinią w komentarzach poniżej.