O que é Gestão Empresarial e Quais Ferramentas Podem Ser Utilizadas?

Você já se perguntou como as organizações de alto desempenho se mantêm à frente da concorrência? As atividades rotineiras são um elemento essencial na administração de um negócio. Isso pode incluir a obtenção de aprovações, o treinamento de novos colaboradores e a elaboração de procedimentos. Você pode simplificar significativamente esses processos ao implementar um software de gestão empresarial.

Executar essas tarefas regularmente sem o auxílio de uma ferramenta de gestão empresarial consome muito tempo. Por isso, uma excelente gestão de processos de negócio (eng: business process management – BPM) é fundamental. Escolher as ferramentas de gestão empresarial certas pode ajudar as organizações a automatizar tarefas rotineiras, liberando tempo e recursos valiosos.

Mais do que uma simples ferramenta, o BPM é uma forma de pensar que transforma o caos do dia a dia em produtividade organizada. Junte-se a nós enquanto exploramos a essência do BPM, seus principais benefícios e as ferramentas que o tornam uma realidade no mundo dos negócios.

O que é gestão de processos de negócio?

De acordo com o BPMInstitute.org, a gestão de processos de negócio (BPM) define, aprimora e administra os processos de uma empresa para alcançar uma direção estratégica clara, alinhamento de recursos e disciplina operacional. O foco dessa abordagem organizada e abrangente é a entrega de produtos e serviços de alto valor.

A ideia central é que, para entender quais produtos e serviços são mais valorizados pelos consumidores, é essencial adotar uma abordagem orientada para processos. Ao identificar e analisar os principais procedimentos da empresa, é possível perceber a diferença entre o que os clientes desejam e o que a organização pode oferecer.

No entanto, é importante esclarecer um ponto específico. A gestão empresarial pode parecer semelhante à gestão de projetos e tarefas, mas sua abrangência é muito maior. A gestão de projetos concentra-se em atividades pontuais, enquanto a gestão de tarefas lida com atribuições individuais.

Por outro lado, o BPM analisa todo o processo, do início ao fim, focando nas atividades que os colaboradores realizam repetidamente. Essa visão mais ampla é essencial para compreender totalmente o funcionamento das organizações.

Agora, pense no impacto do processo contínuo de reengenharia. Quando as empresas adotam o BPM, conseguem simplificar seus fluxos de trabalho, economizando tempo e dinheiro. O software de gestão de processos de negócio, com funcionalidades como rastreamento de atividades, análises avançadas e gerenciamento de decisões, organiza sistemas, pessoas, informações e materiais para que as empresas alcancem os resultados desejados.

E qual é o verdadeiro valor disso? As iniciativas de transformação digital avançaram muito mais rápido graças ao BPM. As organizações que mantêm o controle sobre seus processos podem responder com mais agilidade às novas tecnologias e às mudanças do mercado. A flexibilidade digital desempenha um papel fundamental no cenário atual, tornando o BPM uma ferramenta indispensável para empresas que buscam se manter competitivas.

Quais etapas devem ser seguidas para a melhoria dos processos de negócio?

A transformação das operações empresariais pode ocorrer de inúmeras formas, mas quais são os benefícios que o BPM proporciona? A melhoria dos processos de negócio traz vantagens como uma experiência aprimorada para clientes e colaboradores, comunicação mais transparente e operações mais eficientes.

Melhor experiência de trabalho e atendimento ao cliente

Uma suíte de BPM reduz esforços repetitivos ao otimizar fluxos de trabalho e facilitar o acesso à informação. Essa abordagem direcionada aumenta a satisfação do cliente, pois permite que os funcionários foquem mais no trabalho e nas interações com o público. A implementação de fluxos de trabalho bem estruturados também simplifica o processo de integração de novos colaboradores, aumentando a produtividade e o engajamento.

Comunicação mais transparente

A definição clara de papéis e responsabilidades no BPM fortalece a comunicação entre as equipes, promovendo maior transparência e responsabilidade. Isso garante que todos estejam alinhados e compreendam o que está acontecendo, facilitando a colaboração e tornando os processos mais ágeis.

Operações mais inteligentes e econômicas

O BPM é um divisor de águas para as empresas, pois melhora os processos existentes e estabelece métodos organizados para desenvolver novos. Ao eliminar obstáculos e redundâncias, ele impulsiona a produtividade e a eficiência. Essa flexibilidade acelera as operações e reduz custos, permitindo que as empresas alcancem os resultados desejados rapidamente e direcionem recursos para tarefas mais estratégicas.

Processos preparados para o crescimento

Gerenciar processos com eficiência e automatizar fluxos de trabalho por meio do BPM é extremamente útil na expansão global das operações. Entre os benefícios, destacam-se a definição clara de funções e a padronização dos processos. Além disso, as possibilidades de automação liberam as equipes para focar em novas ideias e aprimorar processos com potencial de crescimento.

Menor dependência da equipe de tecnologia

Por fim, os recursos de BPM com low-code reduzem a necessidade de suporte das equipes de desenvolvimento. As empresas podem adotar rapidamente a solução e ampliar a automação de processos em toda a organização. Como não dependem tanto dos times técnicos, a aceitação e a adaptação aos novos processos ocorrem de maneira mais ágil.

Ciclo de vida da gestão de processos de negócio

No centro da gestão de processos de negócio está seu ciclo de vida, uma abordagem disciplinada para tornar uma organização mais eficaz e eficiente. Esse ciclo começa com o planejamento e se estende até o crescimento otimizado, em uma jornada de aprimoramento contínuo.

• Design do processo
  A primeira etapa do processo envolve a definição de marcos importantes e atividades essenciais dentro do sistema de BPM. Cada membro da equipe identifica oportunidades para otimização e estabelece formas de medir o sucesso, criando diretrizes e atribuindo tarefas às pessoas certas.
• Modelagem
  Em seguida, o grupo ilustra todo o processo, incluindo cronogramas, descrições de funções e o fluxo de dados dentro do sistema. Para garantir precisão e clareza, essa etapa geralmente conta com o suporte de um software de gestão de processos de negócio.
• Execução
  Após a modelagem, a equipe testa a estratégia com um pequeno grupo, como prova de conceito, para garantir que o processo funcione corretamente. Com base nas avaliações, a implementação é gradualmente expandida para toda a organização.
• Monitoramento
  Na fase de monitoramento, os colaboradores acompanham o fluxo de trabalho em tempo real, analisando aumentos na eficiência e identificando possíveis obstáculos que possam surgir.
• Otimização
  Por fim, a equipe realiza os ajustes necessários para aprimorar e refinar o processo, garantindo melhores resultados e maior eficiência organizacional. Essa etapa mantém a gestão de processos alinhada aos objetivos da empresa e flexível o suficiente para se adaptar a novas circunstâncias.

Tipos de gestão de processos de negócio

Ao explorar mais a fundo a gestão de processos de negócio (BPM), percebe-se sua diversidade, com diferentes abordagens focadas em aspectos específicos dos processos empresariais. Entre elas, destacam-se o BPM voltado para documentação, o BPM centrado em pessoas e o BPM orientado à integração, cada um atendendo a diferentes necessidades organizacionais.

• BPM focado em documentação
  Nesse tipo de BPM, documentos essenciais, como contratos, são o ponto central das atividades. Essa estratégia é especialmente relevante em processos de compras, pois envolve a formalização de acordos entre clientes e fornecedores por meio de registros e etapas de autorização.
• BPM centrado em pessoas
  O BPM centrado em pessoas destaca a importância da participação humana, especialmente em processos que exigem aprovações. Ele oferece interfaces intuitivas com ferramentas de arrastar e soltar, permitindo que as equipes atribuam tarefas e acompanhem a responsabilidade de cada membro ao longo do fluxo de trabalho.
• BPM orientado à integração
  Já o BPM orientado à integração prioriza processos que exigem pouca ou nenhuma intervenção humana. Ele depende, principalmente, de APIs e protocolos para integrar dados entre sistemas, facilitando a gestão do relacionamento com o cliente e a administração de recursos humanos.

Software de gestão empresarial

Quais soluções impulsionam uma gestão de processos eficaz? As ferramentas modernas de BPM oferecem plataformas sofisticadas para transformar os procedimentos corporativos. Cada software apresenta um conjunto único de funcionalidades que ajudam as empresas a acelerar operações, aumentar a eficiência e impulsionar o crescimento.

Além disso, o uso de software para gerenciar processos empresariais facilita a automação de fluxos de trabalho, melhora a colaboração e apoia a tomada de decisões baseada em dados. Essas soluções proporcionam maior visibilidade operacional e ajudam as organizações a se adaptar às demandas de um mercado dinâmico.

Chanty

O Chanty oferece uma abordagem inovadora para a gestão de processos de negócio, combinando comunicação profissional e gerenciamento de tarefas em uma única plataforma. Ele elimina barreiras e otimiza fluxos de trabalho ao reunir as equipes em um espaço centralizado. Recursos notáveis dessa ferramenta de BPM incluem quadros de tarefas e listas de afazeres, que mantêm todos alinhados e os projetos em andamento.

O Chanty também se destaca pelo foco na comunicação eficiente. Suas funcionalidades de áudio e videoconferência ajudam as equipes a se manterem sincronizadas, e sua integração com ferramentas populares como Google Drive e Dropbox garante um compartilhamento de arquivos e colaboração sem dificuldades.

Studio Creatio Enterprise

Primeiro da lista está o Studio Creatio Enterprise, que possui ferramentas para gerenciar melhor os processos de negócio. Dados em tempo real, modelagem automatizada de processos e soluções de processos personalizáveis são alguns de seus recursos mais notáveis. Ele é único porque é fácil de usar e flexível o suficiente para atender a todos os requisitos da empresa. O software tem uma avaliação gratuita e cobra com base em assinaturas.

Oracle BPM

Outra opção popular é o Oracle BPM, conhecido por seus recursos robustos de gestão de processos. Suas capacidades incluem simulação de processos, automação de regras de negócio e um potencial de integração sofisticado. O software se destaca por sua funcionalidade em nível empresarial e escalabilidade. Os pacotes de preços estão disponíveis mediante solicitação.

Tibco BPM

Em seguida, está o Tibco BPM, conhecido por tornar processos de negócio complexos mais fáceis de usar. Alguns de seus recursos mais destacados incluem análises inteligentes, dados de processos e gerenciamento dinâmico de casos. Seu principal diferencial é a capacidade de operar em ambientes de processos complexos e de alta demanda. Isso faz do Tibco uma excelente escolha para empresas que buscam um software robusto para gestão empresarial. O software oferece uma avaliação gratuita. Para planos de preços, é necessário entrar em contato com o fornecedor para solicitar um orçamento.

Pipefy

Por sua simplicidade e adaptabilidade, o Pipefy se destaca como um BPM. Fluxos de trabalho personalizados permitem que as empresas desenvolvam rapidamente procedimentos para atender às suas necessidades. E-mails automatizados melhoram a eficiência da comunicação. Com sua capacidade de se conectar a aplicativos populares, o Pipefy é versátil para diversas situações de trabalho. A ferramenta oferece uma avaliação gratuita e uma variedade de planos de assinatura para organizações de todos os portes, tornando-se uma escolha prática.

Appian BPM

Um dos recursos mais notáveis do Appian BPM é a rapidez com que pode criar aplicativos. Ele possui mineração de processos, automação com inteligência artificial e capacidades de desenvolvimento low-code. O que o diferencia é a implementação rápida. A plataforma oferece um plano gratuito, além de pacotes mensais.

Nintex

Seu design intuitivo e automação avançada de fluxos de trabalho fizeram do Nintex um nome de destaque na indústria de BPM como um dos principais softwares de gestão empresarial. Recursos significativos incluem o gerenciamento de fluxos de trabalho móveis, que permite administrar negócios remotamente, e a geração de documentos, essencial para a organização eficiente da papelada.

O que distingue o Nintex é sua conectividade com plataformas como SAP e SharePoint, tornando-o uma ferramenta completa para diversas necessidades empresariais. O software oferece uma avaliação gratuita para quem deseja explorar seus recursos. Planos de assinatura estão disponíveis para empresas de diferentes tipos e tamanhos, ajudando a compreender as regras e diretrizes de reconhecimento de custos e receitas para reduzir os custos operacionais do negócio.

Kissflow

Com suas capacidades intuitivas e avançadas de BPM, o Kissflow é ideal para empresas de todos os tamanhos. Integrações robustas, acesso unificado a dados e fluxos de trabalho sem código estão entre seus principais destaques. O custo e a facilidade de uso são suas características definidoras. O software oferece pacotes de preços regulares e personalizados.

Casos de uso da gestão empresarial

Em vez de permanecer um conceito teórico, o BPM tem se mostrado valioso em diversos cenários do mundo real. A gestão empresarial é essencial para aumentar a eficiência operacional e a satisfação do cliente em inúmeros setores, incluindo varejo, mídia, recursos humanos e suporte ao cliente.

• Processamento de pedidos
  A eficiência operacional ocorre no processamento de pedidos com o uso do BPM. Adotando uma abordagem centrada no cliente, ele gerencia itens como captura de pedidos, ofertas especiais e o próprio ciclo de atendimento, aprimorando a experiência do consumidor e aumentando o valor do negócio.
• Distribuição de conteúdo
  Para empresas de mídia, o BPM significa automatizar o planejamento e a publicação de conteúdo. Ele facilita o caminho desde a produção até a publicação ao projetar ferramentas que se integram perfeitamente a sistemas de gestão de direitos, gerenciamento de conteúdo, tráfego e ordens de serviço.
• Bancos
  Avaliar possíveis riscos de crédito é uma parte essencial do processo de concessão de empréstimos para consumidores e empresas. Para isso, é necessário reunir informações de diversas fontes, como empregadores, solicitantes e bureaus de crédito. O BPM simplifica o processo de análise de elegibilidade para empréstimos ao gerenciar eficientemente o fluxo de dados e reduzir erros.
• Recursos humanos
  Com o BPM, os departamentos de RH podem supervisionar seus registros e processos de gestão de fluxo de trabalho, semelhante às práticas adotadas por escolas de MBA online. Ele lida rapidamente com documentos de RH, incluindo avaliações de desempenho, aprovações de folhas de ponto, solicitações de licença e processos de admissão e desligamento de funcionários.
• Finanças
  Um dos usos do BPM no setor financeiro é a criação de modelos padronizados de ordens de compra. Isso facilita que diferentes equipes adquiram rapidamente hardware ou software para a empresa. O BPM também permite a criação de fluxos de trabalho personalizados para solicitações de compra específicas.
• Atendimento ao cliente
  Por fim, ao identificar perguntas frequentes para chatbots, o BPM simplifica o suporte ao cliente ao reduzir a carga de trabalho durante períodos de alta demanda. Ele automatiza processos e fornece respostas mais personalizadas aos clientes, utilizando dados de transcrição de bots e centrais de atendimento, reforçando assim a qualidade geral do serviço.

Gestão empresarial: Um catalisador para o crescimento dos negócios

As organizações devem utilizar a gestão de processos de negócio para tornar suas operações mais transparentes, eficientes e flexíveis. Isso transforma não apenas a forma como as empresas se conectam com seus clientes, mas também dá mais autonomia aos funcionários e incentiva uma cultura de crescimento contínuo.

Projetado especificamente para atender às crescentes demandas das empresas modernas, o BPM e suas ferramentas inovadoras oferecem soluções personalizadas que se integram perfeitamente ao software de gestão empresarial existente. Nesta era de transformação, manter-se competitivo exige que as organizações abracem a mudança e saibam navegar pela complexidade.

As ferramentas de gestão empresarial desempenham um papel fundamental nessa jornada, fornecendo o suporte necessário para melhorar a tomada de decisões e otimizar recursos. O BPM alcança isso ao oferecer um meio estratégico de aprimorar o desempenho por meio da otimização das atividades. Além disso, sua versatilidade em se adaptar a diferentes ambientes empresariais garante sua relevância contínua em diversos setores e estágios, tornando-se essencial para qualquer software de gestão eficaz.

Não espere para fazer a mudança. Comece hoje mesmo, conheça mais sobre as ferramentas de gestão de processos de negócio e inicie o caminho para a excelência operacional. Deixe o BPM ser o motor que impulsiona sua empresa para frente. Com esse software, espere por processos mais eficientes, maior agilidade organizacional e uma melhor experiência para seus clientes.