O novo Google Business Center foi projetado para aumentar as chances de encontros casuais entre os funcionários do escritório. A Yahoo encerrou a possibilidade de trabalho remoto para os seus colaboradores. De acordo com Marissa Mayer, sua CEO, “as pessoas são mais colaborativas e inovadoras quando estão juntas.”
Na nossa nova sociedade global, os métodos de trabalho estão a mudar rapidamente, e a colaboração no escritório também. O avanço das tecnologias e a concorrência mundial tornam os negócios mais complexos, interdependentes e dinâmicos. À medida que os modelos de trabalho remoto e híbrido evoluem, trabalhar já não significa apenas estar no escritório. As pessoas trabalham tanto presencialmente quanto virtualmente, e os escritórios precisam adaptar-se a essas novas formas de trabalho. Tudo isso afeta diretamente os funcionários e o seu espaço de trabalho.
Nesse sentido, o design do escritório para a colaboração em equipe torna-se uma ferramenta estratégica para o desenvolvimento dos negócios. Um espaço de trabalho bem planejado, que incentiva o trabalho em equipa, ajuda a impulsionar a criatividade, melhorar a comunicação e tornar as equipas mais produtivas. Se quer que a sua empresa acompanhe os tempos modernos, este artigo é para si.
Como a organização do escritório melhora o foco e o trabalho em equipa?
Um ambiente de escritório bem organizado não se trata apenas de estética ou arrumação – está profundamente ligado à produtividade e ao bem-estar dos funcionários. Quando os espaços de trabalho são planeados com cuidado, os colaboradores sentem-se mais confortáveis, menos stressados e mais capazes de se concentrar nas suas tarefas. Por exemplo, estações de trabalho organizadas, áreas de armazenamento bem preservadas e cadeiras confortáveis reduzem a desorganização, evitam tensões físicas e criam um ambiente que promove o bem-estar físico e mental.
Um escritório arrumado faz realmente diferença no dia de trabalho. Permite que os funcionários sejam mais produtivos, sem o risco de se distraírem ou desacelerarem. Quando cada coisa tem o seu lugar, é mais fácil manter o foco e realizar tarefas com eficiência. Essa sensação de realização pode ser um incentivo para a moral, reduzindo a frustração e aumentando a energia no geral. Quando o espaço de trabalho é limpo e organizado de forma intuitiva, o dia simplesmente flui melhor. Afinal, às vezes, não se trata apenas de concluir tarefas, mas de apreciá-las.
Mas não se trata apenas de organização pessoal. Ter áreas estruturadas tanto para colaboração quanto para concentração individual faz toda a diferença. Quando existe um espaço onde se pode sentar para resolver problemas ou fazer brainstorming, a comunicação torna-se mais fácil. A criatividade é estimulada e as ideias circulam de forma dinâmica, fortalecendo ainda mais a equipa. Um ambiente que permite tanto o trabalho individual quanto o coletivo pode impulsionar a dinâmica da equipa e torná-la mais eficiente.
Como o trabalho em equipa é o pilar do ambiente de trabalho contemporâneo, surge a seguinte questão: Como podemos tornar essa dinâmica uma realidade? Uma das respostas mais importantes é a criação de um espaço de colaboração – um local dedicado para as equipas se reunirem, pensarem, criarem e resolverem problemas juntas. Vamos explorar mais a fundo por que razão todo escritório precisa de uma zona como esta.
Por que todo escritório precisa de uma zona de colaboração?
Além de seguir a estratégia certa para o trabalho em equipa, escolher as ferramentas adequadas para a colaboração e ouvir as necessidades dos colegas, é igualmente importante criar um espaço de colaboração no escritório que incentive os funcionários a trabalharem juntos.
O escritório é um lugar essencial para o surgimento de novas ideias de negócios, o trabalho, a comunicação em equipa e tudo o que faz parte do dia a dia corporativo. O design do espaço colaborativo no escritório recebe bastante atenção porque influencia a imagem da empresa, reforça a cultura organizacional, estimula o desenvolvimento do potencial criativo dos funcionários e, consequentemente, contribui para o sucesso da empresa.
O que deve ser levado em conta ao planejar um espaço de colaboração no escritório?
- A maior parte das ideias criativas surge em grupos de especialistas de diferentes departamentos.
- Até 80% de todo o trabalho é realizado em pequenos grupos.
- O espaço de trabalho é uma das principais ferramentas para aumentar a interação entre os funcionários do escritório e a administração.
- O trabalho em equipa raramente acontece de forma eficaz em salas de reunião tradicionais. Hoje, a cooperação é constante, espontânea e ocorre em qualquer parte do escritório ao longo do dia.
As pessoas preferem um ambiente de trabalho onde possam ter fácil acesso a certos elementos essenciais: interação com colegas, espaços de colaboração no escritório, acesso à tecnologia e uma área especial que apoie quatro formas de trabalho:
- Trabalho individual;
- Trabalho em equipa;
- Relações sociais dentro da equipa;
- Formação e troca de conhecimento e experiência.
Não basta apenas mover os móveis e esperar que o escritório se torne um espaço ideal para colaboração, onde as pessoas cooperam melhor umas com as outras – é necessário planeamento, mudanças na política da empresa e, claro, um pouco de sorte. Mas afinal, que requisitos o espaço de trabalho deve cumprir para garantir a melhor colaboração interna entre os funcionários?
Ideias para colaboração no escritório
1. Melhor layout de escritório para colaboração
O layout de escritório aberto, no qual divisórias e portas não impedem a comunicação entre os funcionários, tornou-se bastante popular. De facto, cerca de 70% dos centros empresariais são projetados como escritórios em plano aberto. Esse tipo de layout é relativamente económico e permite que as empresas acomodem mais trabalhadores num espaço limitado.
A grande vantagem desses espaços colaborativos é a facilidade de comunicação entre os funcionários, pois geralmente já se conhecem. Trabalhando lado a lado, as pessoas começam a compreender-se melhor, a captar rapidamente as ideias dos colegas e a alcançar resultados coletivos de forma mais eficiente.
Além disso, torna-se mais fácil manter a disciplina na empresa quando todos seguem as mesmas regras. A área de trabalho comum também é uma ótima oportunidade para realizar sessões espontâneas de brainstorming ou resolver questões complexas. Além disso, os funcionários menos experientes podem aprender bastante e ganhar experiência ao observar os colegas.
Por outro lado, a falta de comunicação é um dos maiores obstáculos para a construção de uma equipa unida. Quando um departamento não sabe exatamente o que o outro está a fazer ou qual é a carga de trabalho dos colegas, os conflitos tornam-se inevitáveis.
2. Mobiliário para espaços colaborativos
Não é segredo que o mobiliário de escritório reflete o sucesso da empresa. Cada visitante, parceiro e cliente repara, antes de tudo, na forma como o espaço de trabalho está mobiliado. Móveis confortáveis e funcionais transmitem confiança aos funcionários na posição sólida da empresa e incentivam uma atitude de respeito em relação à gestão.
Se o mobiliário for desconfortável, o trabalho pode tornar-se um verdadeiro pesadelo. A mesa e a cadeira devem ser o mais ergonómicas possível para evitar dores nos olhos, pescoço ou costas. Por isso, é essencial prestar atenção não apenas à aparência, mas também ao tamanho e à ergonomia dos móveis. Um ambiente de trabalho confortável, que proporcione bem-estar, impulsiona o sucesso e, consequentemente, melhora os resultados.
O mobiliário colaborativo de escritório melhora o ânimo no trabalho, reúne todos os funcionários num ambiente descontraído, facilita a troca de ideias e permite realizar reuniões colaborativas ou privadas de forma construtiva, mas amigável.
3. Espaço lounge para colaboração
Os diferentes sons no escritório têm um impacto significativo na concentração e produtividade dos funcionários. Os trabalhadores precisam de um local tranquilo e confortável, onde nada os distraia. Por isso, um design de escritório colaborativo não está completo sem uma sala de relaxamento.
O ideal é organizar a área de descanso numa sala separada. No entanto, qualquer parte do escritório, devidamente isolada por divisórias ou armários, também pode cumprir essa função. Um espaço de descanso bem equipado ajuda a aliviar a tensão, reduzir o stress e promover a comunicação e a interação entre os funcionários.
O estilo da área lounge deve ser coerente com o restante escritório ou combinar harmoniosamente com o espaço de trabalho. Ao escolher o design para um escritório colaborativo, é essencial criar uma atmosfera confortável e acolhedora, onde a tranquilidade, a comunicação informal e o relaxamento pleno possam florescer.
Por exemplo, pode decorar as janelas com cortinas suaves e plantas, além de instalar candeeiros com uma luz acolhedora. Aquários, pequenas fontes de água e quadros também ajudam a criar um ambiente mais confortável e caseiro.
Algumas empresas equipam as áreas de descanso com pistas de corrida, bicicletas ergométricas, steppers e até chuveiros. Não é segredo que a atividade física regular melhora o desempenho cerebral. Naturalmente, esse tipo de espaço é o mais eficaz para a recuperação dos funcionários, mas exige um investimento significativo e bastante espaço disponível.
Design de escritório colaborativo para a era do trabalho híbrido
Com mais pessoas a trabalhar a partir de casa, surgiram novos desafios e diferenças em relação aos que trabalham presencialmente. Hoje em dia, os funcionários já não estão restritos ao ambiente de escritório tradicional. Se parte da equipa trabalha no escritório e outra remotamente, o layout do espaço precisa de ser ajustado para facilitar a interação e a colaboração, mesmo quando os colaboradores estão em locais diferentes.
Se pretende aumentar a colaboração e o trabalho em equipa, o hot-desking é uma ótima opção. Normalmente, trata-se de espaços flexíveis sem lugares fixos, onde os funcionários podem escolher onde trabalhar. Isso permite que se envolvam em diferentes atividades no escritório e interajam com colegas de outros departamentos.
Além disso, é essencial planear espaços específicos para chamadas de Zoom e videoconferências ao projetar ambientes de trabalho híbridos. Essas unidades diferem das salas de videoconferência tradicionais, pois são cabines fechadas e insonorizadas, ideais para chamadas de vídeo. Elas garantem que todos os participantes da discussão, independentemente de onde estejam sentados, possam comunicar de forma eficiente. Atualmente, os assistentes não ajudam apenas no escritório – também podem participar de videoconferências com colegas de outras unidades ou equipas remotas, o que auxilia os gestores a monitorizar e resolver possíveis problemas de comunicação.
Outro ponto importante é incluir espaços de interação rápida no escritório. Pode ser uma sala reservada para conversas breves, um recanto para uma pausa para o chá ou um espaço onde pequenos grupos possam trabalhar sem distrações. Estes espaços devem estar equipados com tecnologia de colaboração, garantindo que as equipas consigam manter-se conectadas, mesmo quando parte dos membros está fora do escritório.
A integração desses elementos no plano do escritório promoverá a colaboração entre equipas híbridas, independentemente da sua localização geográfica. Ao combinar o ambiente digital com o físico, criará uma cultura de trabalho em equipa onde todos se sentirão confortáveis e produtivos.
Considerações finais sobre ideias para espaços de trabalho
Os seus funcionários querem sair do escritório o mais rápido possível? É evidente que a produtividade num ambiente assim será mínima. Apenas uma abordagem abrangente e integrada nos negócios pode ajudar qualquer empresa a crescer de forma eficaz e bem-sucedida. O escritório ideal não é apenas um local onde as pessoas passam 8 horas por dia, realizando tarefas mecanicamente.
Quando o design do escritório é bem planeado e incentiva a comunicação e a colaboração, tanto os funcionários quanto a administração da empresa saem a ganhar.
Um espaço de trabalho compartilhado e bem projetado ajuda as pessoas a sentirem-se parte da equipa, aumenta a satisfação no trabalho e melhora o desempenho. Ao diversificar os tipos de espaços – desde áreas abertas para o trabalho em equipa até zonas silenciosas para concentração –, garante que os funcionários tenham as melhores condições para desempenhar bem as suas funções.
Definir corretamente o layout, o mobiliário e as áreas de descanso é essencial para oferecer as melhores condições de trabalho. Além disso, se o espaço do escritório for pensado tanto para a colaboração presencial quanto virtual, as equipas poderão trabalhar juntas de forma fluida, independentemente da localização. À medida que o mundo do trabalho evolui, os espaços híbridos e as ferramentas digitais tornam-se elementos fundamentais para promover a colaboração.
Se tiver em conta todos os aspetos mencionados, estará um passo mais perto de tornar o seu negócio ainda mais eficiente e criar um ambiente onde as ideias podem florescer.
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