A colaboração em equipe é importante por um motivo — ela gera resultados. Mas quais são os segredos para tornar a colaboração em equipe mais eficiente na sua empresa? Vamos descobrir juntas a resposta.
O que é colaboração em equipe no ambiente de trabalho?
Hoje, não podemos negar que a Era da Informação transformou a maneira como vivemos, pensamos e trabalhamos. As equipes já não estão limitadas a um único local ou fuso horário, e a comunicação deixou de ser hierárquica para se tornar mais flexível. Isso permite que as equipes desenvolvam suas próprias estratégias de colaboração para tomar decisões, compartilhar responsabilidades e celebrar conquistas juntas.
Relatórios e estudos mostram consistentemente que a colaboração eficaz em equipe aumenta a produtividade e o engajamento, independentemente do tamanho ou do setor da empresa. Exemplos de trabalho em equipe geralmente incluem membros diversos que se reúnem para trocar ideias, se comunicam abertamente e apoiam os objetivos uns dos outros.
Diversos relatórios, pesquisas e estudos sobre o ambiente de trabalho moderno concordam que a colaboração em equipe impulsiona a produtividade, independentemente do porte ou do segmento da empresa. Mas o que colaboração realmente significa?
O Oxford Dictionary of English define colaboração como “a ação de trabalhar com alguém para produzir algo.” Um estudo conduzido pela Frost & Sullivan, “Meetings Around the World: The Impact of Collaboration on Business Performance”, amplia o conceito para “uma interação entre cultura e tecnologia, como conferências por áudio e web, e-mails e mensagens instantâneas.”
Colaboração, portanto, não é apenas a ação de trabalhar com alguém – no nosso caso, uma equipe. A colaboração eficaz vai além de simplesmente trabalhar juntas; envolve o uso de tecnologias modernas para unir equipes em diferentes locais e fusos horários, permitindo um esforço colaborativo contínuo entre times diversos. Além disso, há um propósito por trás dessa colaboração: produzir “algo.” Esse “algo” representa um resultado no mundo dos negócios. Esses resultados sempre envolvem um processo, e a capacidade de tornar esse processo eficiente determina o sucesso da colaboração dentro de uma empresa. Agora que entendemos o que é colaboração e qual o seu impacto, é hora de descobrir como a sua empresa pode se beneficiar da colaboração eficaz em equipe.
Os benefícios da colaboração em equipe
Os benefícios mais mensuráveis são, sem dúvida, menos tempo gasto e mais dinheiro economizado. Não é surpresa que equipes eficientes concluam tarefas importantes mais rapidamente e cumpram prazos com mais eficácia do que trabalhadores individuais. Um esforço colaborativo forte geralmente resulta em maior produtividade e menos obstáculos, garantindo que a organização funcione de maneira mais fluida.
As tecnologias modernas transformam a forma como as equipes colaboram. Elas permitem que as pessoas acessem as mesmas informações de qualquer lugar do mundo, algo essencial para empresas com equipes amplamente distribuídas. Por exemplo, as videoconferências geralmente reduzem o tempo gasto em reuniões e eliminam a necessidade de viagens corporativas dispendiosas, tornando-se uma estratégia de colaboração econômica por si só.
Outro benefício vem do uso de mensageiros corporativos. Essa é uma solução poderosa tanto para a comunicação empresarial quanto para a colaboração em equipe. A ideia de usar mensageiros instantâneos para comunicação não é nova, mas você pode se surpreender com a utilidade dos recursos colaborativos desses programas. A capacidade de compartilhar arquivos grandes com facilidade, histórico de conversas ilimitado, chamadas de áudio e vídeo gratuitas, além de diversas integrações com outras ferramentas de produtividade e colaboração, reúne todas as informações em um único lugar, tornando os mensageiros corporativos extremamente populares hoje em dia.
A colaboração também oferece a todos os membros da equipe a oportunidade de compartilhar ideias igualmente, ajudando a sua empresa a se tornar uma organização que aprende continuamente. Os membros começam a entender e respeitar melhor a diversidade e tomam decisões focadas no coletivo para alcançar um objetivo comum. Exemplos reais de trabalho em equipe mostram que um esforço unificado e colaborativo beneficia tanto os indivíduos quanto a organização.
Quais são as vantagens da colaboração em equipe na sua empresa? Sinta-se à vontade para deixar sua resposta nos comentários.
Desafios da colaboração em equipe
Os benefícios da colaboração em equipe são bastante decisivos, mas vêm com um preço. Aqui estão alguns desafios que sua empresa pode enfrentar ao tentar tornar a colaboração mais eficaz:
- Sobrecarga de informações
Há tanta informação, tantas dicas e ferramentas para escolher, que tentar absorver e adaptar esse conhecimento se torna um desafio. A razão para essa diversidade é simples: ninguém tem uma fórmula única para tornar a colaboração eficaz ou, para ser mais exata, cada equipe lida com a colaboração à sua própria maneira. A melhor forma de superar esse desafio é conhecer bem sua empresa e sua equipe para entender quais dicas ou ferramentas são mais adequadas para vocês.
- Ausência de resultados imediatos
Construir uma colaboração eficaz é um processo de longo prazo. Não importa o quanto você se esforce ou quais ferramentas utilize, levará um tempo até que os resultados fiquem visíveis. Alguns gestores mais impacientes até desistem no meio do caminho. A única coisa que você pode fazer é acreditar em si mesma, no seu negócio e no fato de que o resultado definitivamente valerá o esforço.
- Custos colaterais
Além do tempo, a colaboração exige esforço e dinheiro. Às vezes, há uma lacuna de conhecimento entre equipes ou até dentro de uma mesma equipe. Algumas pessoas podem precisar de treinamento extra para aprender a usar as ferramentas. Gerenciar equipes distribuídas em diferentes locais ou fusos horários também exige um esforço adicional por parte dos gestores. Por fim, as ferramentas de colaboração podem ter um custo elevado, especialmente se você estiver iniciando um negócio ou passando por dificuldades financeiras. A solução aqui está em entender que sua equipe se beneficiará ao aprender novas tecnologias e ao interagir com diferentes perspectivas. Além disso, muitas ferramentas de colaboração oferecem períodos de teste gratuitos ou até mesmo versões sem custo.
- Uso excessivo de e-mails
Todas nós já passamos por aquela situação em que nossa caixa de entrada nos surpreende com um número recorde de e-mails recebidos ou enviados em um único dia. Vamos admitir: por mais que as empresas de tecnologia tentem substituir os e-mails, ainda não conseguimos parar de usá-los. Há momentos em que essa é a única opção para fechar um negócio. No entanto, quando se trata de colaboração, é hora de migrar para mensageiros corporativos, gerenciadores de tarefas e outras ferramentas de trabalho em equipe que tornam a colaboração mais ágil, simples e envolvente. A propósito, quais são os seus motivos para enviar e-mails? Compartilhe suas ideias nos comentários.
- Falta de motivação
Esteja preparada para lidar com a recusa de alguns membros da equipe em colaborar. Sempre há alguém com uma atitude negativa ou uma visão pessimista. Essas pessoas – as “do contra” – vão reclamar de tudo, serão as primeiras a levantar objeções e as últimas a sugerir soluções. É essencial identificar esses indivíduos o quanto antes e conversar com eles individualmente.
Na maioria dos casos, o pessimismo vem da falta de compreensão sobre como a empresa, a equipe ou até mesmo cada pessoa pode se beneficiar da colaboração. Se isso não for percebido ou resolvido, essas pessoas podem reduzir a produtividade e afetar o moral da equipe, gerando frustração e conflitos.
Esse desafio também mostra a importância de uma liderança forte, capaz de motivar os membros da equipe, explicar o valor da colaboração e unir todos em torno de objetivos comuns.
Quais desafios sua equipe enfrentou ao construir uma colaboração eficaz? Compartilhe sua experiência nos comentários.
Maneiras de melhorar a colaboração em equipe no ambiente de trabalho
Já deve estar claro o quanto a colaboração é importante e quais desafios podem surgir. Agora, é hora de descobrir como fazer isso da maneira certa. Aqui estão algumas dicas para ajudar sua equipe a colaborar de forma eficaz.
Certifique-se de que os membros da sua equipa estão a comunicar entre si.
- Seja um exemplo
Nem precisa dizer que o sucesso da colaboração em equipe depende muito do apoio dos gestores e da liderança da empresa. Certifique-se de criar um ambiente que incentive a colaboração e construa uma cultura colaborativa em todos os níveis da organização. Os membros da equipe não devem ter receio de se expressar e interagir tanto com os colegas quanto com os gestores. Também é impossível forçar alguém a colaborar. A colaboração eficaz só acontece quando os funcionários confiam na empresa e sentem que são confiáveis. Sempre lembre-se de que um ambiente de apoio define o sucesso futuro da colaboração da sua equipe.
- Defina metas claras
Toda equipe eficiente precisa entender quais são os objetivos comuns, como esses objetivos serão medidos e no que a equipe deve focar. Estabeleça expectativas realistas, caso contrário, sua equipe poderá sentir frustração em vez de alcançar o sucesso.
- Defina funções e responsabilidades
Os membros da equipe devem compreender seus papéis e responsabilidades dentro de um ambiente colaborativo. Aliás, não se esqueça de revisar essas funções periodicamente, adotando uma abordagem individual para cada integrante. Além disso, incentive os membros a assumirem mais responsabilidades e esteja pronta para apoiá-los caso enfrentem desafios.
- Organize o processo
Não há como criar um ambiente colaborativo sem organizar os processos de trabalho. Além de oferecer suporte, construir confiança e esclarecer os papéis e responsabilidades da equipe, é essencial fornecer uma plataforma onde os membros possam compartilhar ideias e deixar feedback.
Tente incluir sua equipe nas principais decisões relacionadas aos projetos em que estão trabalhando. Permita que elas comuniquem o status das tarefas em tempo real. Se sua empresa possui equipes remotas, será necessário usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos adequada, que suporte métodos como Scrum ou Kanban e ofereça flexibilidade para a organização. Isso ajudará a criar um ambiente colaborativo, mantendo várias equipes alinhadas com os mesmos objetivos.
- Equipe sua colaboração com as ferramentas certas
Uma cultura colaborativa não depende apenas de uma organização clara e do entendimento dos processos de negócios, mas também das ferramentas utilizadas para melhorar a comunicação da equipe. O objetivo das ferramentas de colaboração é ajudar o time a lidar com objetivos comuns e aumentar a produtividade, tornando as tarefas rotineiras mais rápidas e fáceis de executar.
Hoje, existem centenas, se não milhares, de ferramentas disponíveis. Elas variam em relação aos problemas que resolvem, recursos oferecidos, custos, interface do usuário e muitos outros fatores. Para envolver as equipes e incentivar uma colaboração eficaz, é ideal utilizar uma combinação de ferramentas, como mensageiros instantâneos, softwares de gerenciamento ágil de projetos, blogs internos e wikis.
Embora existam inúmeras opções no mercado, encontrar uma ferramenta flexível e compatível com as soluções de negócios já adotadas pode ser um desafio. Se sua empresa já utiliza um software para colaboração em equipe e deseja adquirir outro, é recomendável verificar se o novo sistema será compatível com a plataforma existente.
Aqui está uma pequena lista de ótimas ferramentas que podem tornar a colaboração da sua equipe mais eficaz.
Quais são alguns exemplos de ferramentas de colaboração?
Chanty – ferramenta de colaboração em equipe
Chanty – um chat simples para equipes, projetado para uma comunicação e colaboração contínuas. Ajudamos pequenas equipes a se tornarem mais produtivas, oferecendo mensagens instantâneas com histórico pesquisável ilimitado, compartilhamento eficiente de arquivos e centralização de notificações de vários serviços em um único local.
Com a missão de humanizar os processos empresariais, o Chanty vai ainda mais longe. Os fluxos de trabalho estruturam as conversas, permitindo que os membros da equipe coordenem tarefas importantes com mais eficiência. Chamadas de áudio e vídeo, transcrição de voz e integrações com serviços populares transformam o Chanty em uma poderosa ferramenta para negócios.
Slack – mensageiro corporativo para equipes
Slack – um mensageiro corporativo com uma lista impressionante de ferramentas colaborativas. Sua equipe pode se beneficiar do compartilhamento ilimitado de arquivos, pesquisa e arquivamento (com histórico de mensagens de até 90 dias no plano gratuito) e integrações com serviços como Google Drive, Box, Dropbox, Asana e Salesforce. O Slack também se conecta a ferramentas de gerenciamento de projetos como JIRA, Trello e Asana; serviços de hospedagem de repositórios como Bitbucket, GitHub e GitLab; applets do IFTTT; plataformas de mídia social como Twitter e LinkedIn, entre outros.
Além disso, o Slack oferece chamadas de voz e vídeo, compartilhamento de tela e recursos para anotações colaborativas. Com funcionalidades embutidas para criação de fluxos de trabalho, automação e desenvolvimento de aplicativos personalizados, o Slack simplifica os processos da equipe e permite integrações sob medida.
ProofHub – plataforma completa para gestão de trabalho
ProofHub – uma plataforma completa de gerenciamento de projetos e colaboração, que oferece uma ampla gama de recursos para ajudar as equipes a se manterem organizadas e produtivas. A plataforma permite alternar entre diferentes visualizações, como lista, quadro Kanban, calendário e gráfico de Gantt, proporcionando flexibilidade no gerenciamento de projetos.
Com o ProofHub, cada tarefa pode ter datas de início e término definidas, garantindo que os prazos sejam cumpridos. Além disso, a plataforma oferece chat interno, compartilhamento de arquivos e uma poderosa ferramenta de revisão online, permitindo marcar imagens e fornecer feedback de forma clara e eficiente. Isso torna a colaboração entre equipes e clientes muito mais simples e organizada.
Aritic – colaboração interna
Aritic – uma ferramenta de mensagens instantâneas para colaboração interna nas empresas. O Aritic Swarm leva a colaboração em equipe a outro nível, oferecendo comunicação segura com mensagens criptografadas.
Sua interface intuitiva e os recursos avançados, como mensagens em grupo, fazem do Aritic Swarm uma plataforma ideal para equipes que seguem o lema “trabalhar juntas”. Ele reúne todos os times em um único espaço para coordenar tarefas e impulsionar o crescimento dos negócios.
No Aritic Swarm, é possível criar salas de mensagens ou grupos, além de interagir por mensagens privadas. A plataforma permite o upload de vídeos, imagens, documentos e outros arquivos, além do uso de emojis e mensagens em HTML. Também é possível formatar mensagens com negrito, itálico ou tachado para destacar informações importantes.
Trello – gerenciamento de projetos
Trello – uma ferramenta de gerenciamento de projetos que utiliza o método Kanban para ajudar as equipes a visualizar seus fluxos de trabalho e gerenciar tarefas de forma eficaz. Com o Trello, as equipes podem criar quadros que representam seus projetos, contendo listas que correspondem às diferentes fases do ciclo de vida do projeto. Cada lista inclui cartões que representam tarefas individuais, aos quais os membros da equipe podem ser atribuídos conforme necessário.
No geral, o Trello é uma ferramenta intuitiva e versátil, ideal para equipes de todos os tamanhos e setores. Sua interface amigável, recursos personalizáveis e diversas integrações tornam-no uma excelente opção para otimizar fluxos de trabalho e gerenciar projetos com eficiência.
Backlog – gerenciamento de projetos online
Backlog – além de seus recursos para gerenciamento de projetos, controle de versões e rastreamento de bugs, o Backlog também oferece uma variedade de ferramentas de colaboração para ajudar as equipes a trabalharem juntas de forma mais eficaz.
As funcionalidades de colaboração incluem comentários e menções, permitindo que os membros da equipe discutam tarefas e compartilhem feedback em tempo real. Além disso, o Backlog disponibiliza wikis e bases de conhecimento, facilitando o compartilhamento de informações e documentação com toda a equipe.
Suas ferramentas de gerenciamento de tarefas permitem criar e atribuir tarefas com facilidade, definir prazos e acompanhar o progresso. O Backlog também oferece gráficos de Gantt e gráficos de burndown, proporcionando uma visão clara dos cronogramas e do andamento dos projetos. Esses recursos ajudam as equipes a manterem o foco e a tomarem decisões informadas sobre prazos e alocação de recursos.
Skype – chamadas de vídeo
Skype – um dos serviços mais conhecidos para chamadas de vídeo e voz. É uma ferramenta útil para reuniões diárias ou semanais, videoconferências com equipes remotas, entrevistas de emprego, comunicação com clientes e até chamadas para telefones fixos.
Além dos recursos básicos gratuitos, o Skype também oferece funcionalidades pagas para empresas, como conferências com até 250 participantes, compatibilidade com ferramentas do Microsoft Office, integração com aplicativos empresariais de terceiros e segurança aprimorada.
Pics.io – DAM tool
Pics.io – uma solução de gerenciamento de ativos digitais (DAM) que oferece recursos avançados para organizar e compartilhar seus arquivos com eficiência.
Com o Pics.io, você pode organizar seus ativos em coleções, adicionar palavras-chave e tags para facilitar a busca e personalizar permissões de acesso para diferentes usuários e equipes. Além disso, a plataforma permite visualizar e editar arquivos diretamente, otimizando o fluxo de trabalho e economizando tempo.
No geral, o Pics.io é uma ferramenta poderosa e intuitiva, ideal para equipes distribuídas e organizações de todos os tamanhos. Suas integrações, ferramentas de análise e permissões personalizáveis ajudam a manter os ativos organizados e acessíveis, melhorando a produtividade e a eficiência dos processos.
Cincopa
Cincopa – uma plataforma de gerenciamento de ativos digitais e hospedagem de vídeos que facilita a criação, apresentação e compartilhamento de vídeos entre membros da equipe.
A Cincopa oferece diversos recursos voltados para a colaboração, incluindo o RecTrace, uma extensão gratuita do Chrome que permite gravar a tela, a si mesma ou ambos, e enviar vídeos personalizados diretamente pelo navegador de e-mail. Assim que a gravação for concluída, o vídeo será adicionado automaticamente ao e-mail. Além disso, é possível navegar pela biblioteca de vídeos da Cincopa sem precisar sair do navegador de e-mail, tornando o compartilhamento de conteúdo mais ágil e eficiente.
Zendesk – serviço de suporte ao cliente
Zendesk – uma solução completa para suporte ao cliente. A plataforma oferece uma interface personalizável, recursos de chat ao vivo e integração com aplicativos como Salesforce e Google Analytics, ajudando empresas a aprimorar o engajamento com clientes e compreender melhor seu mercado-alvo.
Um dos principais benefícios do Zendesk é sua capacidade de melhorar a interação com os clientes e fornecer insights valiosos sobre suas preferências e comportamentos. Com diversas ferramentas de análise e geração de relatórios, as empresas podem monitorar interações, medir a satisfação do cliente e identificar áreas de melhoria no atendimento. Esses dados também podem ser usados para descobrir oportunidades de crescimento e expansão.
Google Suite, Dropbox – aplicativos para colaboração
Google Suite – uma excelente solução para equipes remotas, oferecendo armazenamento, organização e busca de arquivos, além de recursos colaborativos como compartilhamento, edição e comentários em documentos e aplicativos. Além da colaboração em conteúdos de marketing, o Google Suite também é útil para a criação de relatórios, anotações de reuniões e integração com outros serviços.
Dropbox – ideal para compartilhar arquivos multimídia não textuais ou PDFs via link, evitando sobrecarregar servidores de e-mail com anexos grandes.
GanttPRO – gerenciamento de projetos
GanttPRO – uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em gráficos de Gantt. Com uma interface intuitiva, até mesmo novos membros da equipe podem facilmente compreender o escopo do trabalho e outros detalhes essenciais. O GanttPRO reúne diversas atividades diárias relacionadas ao trabalho, como gestão de tarefas, acompanhamento de progresso, gerenciamento de recursos e custos, colaboração em equipe, controle de tempo e muito mais. A plataforma pode se tornar um ponto central para que as equipes se organizem diariamente e aumentem sua produtividade por meio de um gerenciamento de projetos eficiente.
Este foi um breve resumo de softwares e ferramentas que podem impulsionar a colaboração da sua equipe. Há também um guia mais detalhado com uma ampla lista de soluções tecnológicas, incluindo descrições detalhadas e preços de cada ferramenta. Confira o artigo “50+ Amazing Tools for Team Collaboration” para mais informações.
Como você pode ver, hoje existem ferramentas para qualquer tipo de tarefa ou atividade. Para fazer a escolha certa, leve em consideração as necessidades da sua equipe, a infraestrutura já existente e não tenha medo de experimentar. Como você escolheu as ferramentas certas para sua equipe? Compartilhe sua experiência nos comentários!
O futuro da colaboração em equipe
Com a chegada da Indústria 4.0, estamos navegando por uma nova era da colaboração em equipe. É cada vez mais comum encontrar membros de equipes trabalhando em diferentes locais. O ambiente de trabalho moderno está se tornando mais distribuído, tornando a colaboração entre funcionários ainda mais essencial. Mas como torná-la realmente eficiente?
Jonathan Rosenberg, VP e CTO do Collaboration Technology Group da Cisco, afirma que no futuro estaremos em um “estado perpétuo de reuniões”. Esses encontros constantes não se limitarão a chamadas e conferências de áudio, mas integrarão vídeo e chat de maneira mais sofisticada. É nesse contexto que as ferramentas de comunicação terão um papel ainda mais relevante.
Os especialistas concordam que o futuro da colaboração em equipe será móvel, conduzido quase inteiramente por smartphones. Além disso, Martin Welker, fundador e CEO da Zenkit, prevê que em 10 anos, os processos colaborativos incluirão inteligência aumentada e aprendizado de máquina, tornando as interações mais eficientes e inteligentes.
Aproveitando a inteligência artificial
Falando em colaboração eficaz em equipe, não posso deixar de admitir que este é o ano em que a IA está voltando com força total.
O aprendizado de máquina e a inteligência artificial estão sendo amplamente impulsionados por gigantes como Google, Apple, Facebook e milhares de outras empresas ao redor do mundo. Com tantos esforços voltados para tornar os softwares mais inteligentes, em breve veremos a tecnologia responder a essa demanda, tornando-se mais intuitiva e fácil de usar.
Sinais de uma colaboração eficaz em equipe
Há um estudo abrangente da Gallup sobre o que as equipes de alto desempenho têm em comum. Embora tenha sido publicado em 2009, ele continua sendo amplamente citado na web e extremamente relevante até hoje.
De acordo com Tom Rath e Barry Conchie, a resiliência ao conflito é o primeiro grande indicativo de uma colaboração eficaz. Ou seja, debates e discordâncias não fragmentam equipes sólidas. Pelo contrário, o esforço colaborativo permite que colegas ganhem força e desenvolvam coesão em momentos difíceis.
Outro sinal de uma equipe de excelência é a capacidade de seus membros de priorizar o que é melhor para a organização, acima de seus próprios egos. Segundo o estudo, os funcionários devem se comprometer com suas vidas pessoais tanto quanto com o trabalho. Criar uma estratégia eficaz de colaboração envolve equilibrar esses valores.
Também vale lembrar que as equipes passam por diferentes estágios de eficácia, conforme descrito por Jon Katzenbach em seu conceito da “Curva de Desempenho da Equipe”. Há um longo caminho desde um simples grupo de trabalho até uma equipe extraordinária. Poucas empresas alcançam esse nível de colaboração, mas com as estratégias certas, por que não tentar?
Conclusão
A colaboração eficaz em equipe é um ingrediente essencial para o sucesso geral de um time. Ela permite que sua empresa aumente a produtividade, economizando tempo e dinheiro em cada projeto. Além disso, por meio da colaboração, os membros da equipe compartilham valores, responsabilidades e desenvolvem um sentimento de pertencimento a um grupo maior, focado na conquista de um objetivo comum.
Os principais desafios que impedem as empresas de construir uma cultura colaborativa surgem da subestimação do valor da colaboração.
Para tornar a colaboração eficaz uma prioridade na sua empresa, você deve:
- Definir um objetivo claro para melhorar a colaboração em equipe.
- Garantir que todos compreendam o valor da colaboração da mesma forma que você. Se necessário, adote uma abordagem individualizada para envolver aqueles que estão desconectados.
- Encarar a colaboração como um processo de longo prazo, estando preparado para investir tempo, dinheiro e esforço para que funcione.
- Apoiar e motivar sua equipe ao longo do caminho rumo a uma colaboração eficaz.
- Utilizar as ferramentas certas para levar a colaboração da sua equipe para o próximo nível.
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