Se você é aquela pessoa que diz: “Não uso aplicativos de gerenciamento de tarefas porque leva muito tempo para me adaptar a eles”, é bem provável que ainda não tenha encontrado uma plataforma que realmente atenda às necessidades da sua equipe. O uso de um aplicativo de gerenciamento de tarefas permite que os membros da equipe atribuam atividades, definam prioridades e acompanhem o progresso dos projetos em andamento.
Além disso, esses aplicativos ajudam as gestoras a supervisionar a carga de trabalho e garantir que todas estejam alinhadas. Para equipes que lidam com vários projetos ao mesmo tempo, um gerenciador de tarefas para equipes remotas é uma ferramenta essencial para melhorar a coordenação e a produtividade geral.
Ao integrar um aplicativo de gerenciamento de tarefas ao seu fluxo de trabalho, você reduz o risco de falhas na comunicação e garante que todas as integrantes da equipe estejam trabalhando de forma mais organizada e estruturada para alcançar os mesmos objetivos.
Assim que você encontrar a ferramenta certa, ficará surpresa com a enorme diferença que ela pode fazer no dia a dia. Felizmente, há muitas opções disponíveis, o que facilita encontrar uma que se adapte às necessidades e processos da sua equipe.
Para este post, decidi fazer um panorama completo sobre as principais ferramentas de gerenciamento de tarefas — seus recursos, benefícios e planos de preços.
Tabela de Comparação: Aplicativos de Gerenciamento de Tarefas
| Ferramenta | Melhor Para | Principal Ponto Forte | Recursos de Colaboração |
|---|---|---|---|
| Chanty | Colaboração em equipe | Combina chat e gerenciamento de tarefas | Chat em equipe, quadro Kanban |
| ProofHub | Coordenação de projetos | Rastreamento centralizado com marcos | Discussões, controle de tempo |
| ClickUp | Automação de fluxo de trabalho | Vistas de tarefas altamente personalizáveis | Dependências de tarefas, modelos |
| Trello | Gerenciamento visual de tarefas | Quadros Kanban com arrastar e soltar | Etiquetas, checklists |
| Monday.com | Produtividade da equipe | Automação e rastreamento de tarefas | Fluxos de trabalho, integrações |
| nTASK | Gerenciamento de tarefas e riscos | Avaliação de riscos integrada | Rastreamento de problemas, reuniões |
| Pics.io | Tarefas de ativos digitais | Armazenamento de mídia + gerenciamento de tarefas | Colaboração em arquivos, marcação |
| Automate.io | Integração de fluxo de trabalho | Conecta aplicativos para automação | Fluxos de trabalho automatizados |
| Basecamp | Organização simples de projetos | Listas de tarefas e mensagens diretas | Quadros de mensagens, agendas |
| Jotform Tables | Organização de dados e tarefas | Rastreamento de tarefas em formato de planilha | Formulários, integração com banco de dados |
1. Chanty
Chanty é uma ferramenta completa para a gestão de equipes remotas. É uma alternativa poderosa ao Slack, Google Hangouts e outras plataformas de colaboração. O Chanty é acessível, fácil de usar e focado na produtividade.
A ferramenta oferece às empresárias uma maneira simples de gerenciar equipes robustas, contando com um amplo conjunto de integrações nativas e suporte para múltiplos tipos de anexos, além do compartilhamento de trechos de código de forma prática. E para as designers, há um bônus especial – um elegante modo escuro.
Principais características:
- Histórico de mensagens pesquisável e ilimitado.
- Suporte para chamadas em grupo e videochamadas.
- Gerenciador de tarefas em um painel Kanban centralizado.
- Atalhos convenientes para as mensagens mais importantes, economizando tempo e esforço na organização da comunicação.
- Trechos de código com formatação personalizada ajudam as desenvolvedoras a se comunicarem com clareza.
- Privilégios personalizáveis garantem que nada confidencial vaze ao trabalhar com colaboradoras externas.
Opções de preços:
- Conta gratuita para pequenas equipes (até 5 pessoas).
- Assinatura paga, com recursos avançados (chamadas de áudio e vídeo em grupo, compartilhamento de tela, suporte dedicado etc.) – $3/mês por usuária.
2. ProofHub
Lembra de quando atribuir projetos para sua equipe era um verdadeiro caos ágil? As coisas não precisam ser assim! Com o ProofHub, você pode simplificar suas tarefas, transformar cronogramas complexos em etapas claras e manter todas informadas sobre o progresso. E o melhor: é acessível para equipes de todos os tamanhos.
Colabore com facilidade em um espaço de trabalho unificado, gerencie tarefas de forma inteligente e acompanhe relatórios. Use o ProofHub para centralizar, delegar e planejar. Essa é uma maneira inteligente de fazer as coisas acontecerem.
O ProofHub tem tudo o que você precisa para manter seus projetos dentro do prazo e do orçamento. Este aplicativo de gerenciamento de projetos inclui compartilhamento de arquivos, conversas, calendários, tarefas, atribuição de funções e todas as ferramentas necessárias para levar sua equipe a outro nível.
Principais características:
- Criação de fluxos de trabalho personalizados em diversas frentes de trabalho, tornando a gestão de projetos mais eficiente, fácil e até divertida.
- Definição de marcos no projeto, permitindo visualizar o progresso e ajustar o planejamento conforme desafios e adversidades surgirem.
- Visualização clara do projeto e acompanhamento do progresso das tarefas com quadros Kanban e visão em tabela.
- Acesso à sua conta de qualquer lugar e a qualquer momento para colaborar com a equipe, verificar quem está trabalhando em quê, acompanhar o progresso e compartilhar documentos.
- Interface incrivelmente intuitiva, que facilita a organização das tarefas e reúne todas as ferramentas essenciais em um só espaço.
3. ClickUp
ClickUp é uma ferramenta de produtividade completa, projetada para gerenciar tudo, desde suas tarefas diárias até projetos complexos – e até mesmo todo o fluxo de trabalho do seu negócio. Seja você uma empreendedora solo ou parte de uma grande empresa, equipes de diversos setores confiam no ClickUp para se manterem à frente de qualquer tarefa.
A eficiência está no centro de cada funcionalidade do ClickUp, com centenas de ferramentas flexíveis para aumentar a produtividade, além de uma interface intuitiva que torna o gerenciamento de tarefas simples, independentemente do estilo de projeto que você utiliza.
Organize seu trabalho facilmente com a estrutura Hierárquica exclusiva e escalável do ClickUp – até mesmo as tarefas mais complexas podem ser divididas em subtarefas gerenciáveis, que podem ser editadas e reorganizadas com facilidade. Em seguida, visualize seu trabalho de mais de 15 formas diferentes, com exibições personalizáveis, incluindo Lista, Gráfico de Gantt, Calendário e o Quadro no estilo Kanban.
Além da organização e estrutura, o ClickUp oferece automação de tarefas, ClickApps personalizáveis, Campos Personalizados e muito mais para ajudar a otimizar seus processos e tornar seu dia de trabalho mais produtivo.
Principais características:
- Agilize o trabalho em equipe com múltiplas responsáveis e threads de comentários para qualquer tarefa.
- Atribua comentários como itens de ação e economize tempo com gravações de tela compartilháveis.
- Defina Status Personalizados para criar fluxos de trabalho claros para qualquer necessidade e crie modelos para replicá-los em segundos.
- Adicione checklists dentro das tarefas para acompanhar desde fluxos de trabalho em várias etapas até simples listas de afazeres.
- Estabeleça relações entre tarefas para acessar itens relacionados com rapidez e crie dependências para definir uma ordem de execução eficiente.
4. Trello
O Trello é um dos gerenciadores de tarefas mais populares e práticos do mercado. Se você ainda não ouviu falar dele, vale a pena conferir. A plataforma permite que gestoras atribuam tarefas com facilidade, simplesmente arrastando e soltando cartões de tarefas nos quadros.
O Trello conta com diversas integrações – por exemplo, oferece suporte para visualização de arquivos do Dropbox e Google Drive. Além disso, a interface é totalmente personalizável, ideal para quem valoriza um design mais estético e quer liberdade criativa.
O Trello também é otimizado para dispositivos móveis – os aplicativos para Android e iOS são fáceis de usar e garantem que as integrantes da equipe tenham acesso às tarefas diárias onde quer que estejam.
Principais características:
- Extensão do Chrome que mantém a equipe atualizada sobre as tarefas sem precisar alternar abas ou abrir o aplicativo.
- Atalhos de teclado que economizam tempo ao navegar por múltiplos quadros de trabalho.
- Etiquetas e capas de quadros que facilitam o acompanhamento de novas tarefas.
- Checklists que ajudam as gestoras a garantir que a equipe esteja atenta aos detalhes.
5. Monday
Se eu tivesse que descrever o Monday.com em poucas palavras, sem dúvida diria: “com estilo”. Embora a ferramenta tenha uma gama impressionante de recursos, seu foco visual eleva a experiência do usuário a outro nível.
O Monday.com é como um centro único para tudo relacionado aos negócios – conta com integrações poderosas com plataformas de comunicação, calendário e outros aplicativos, além de oferecer criptografia completa de dados e um chat integrado.
Com cada vez mais equipes ao redor do mundo aderindo ao trabalho remoto, o Monday.com é exatamente a ferramenta que você precisa para levar todo o seu escritório para o ambiente online. Usar uma plataforma como essa melhora a produtividade e evita o caos e a desorganização. Gerenciar projetos pode ser desafiador, mas um bom software aliado a uma estrutura clara de trabalho pode facilitar muito esse processo.
Principais características:
- Edição em lote e alta velocidade de processamento – o Monday.com praticamente não tem concorrentes quando o assunto é desempenho.
- Ambientes de trabalho prontos, que ajudam gestoras a economizar tempo ao configurar o escritório remoto.
- Nenhuma informação se perde – mesmo se uma integrante da equipe excluir um quadro, ele pode ser recuperado da lixeira em até 30 dias.
- Design personalizável – altere a visualização e a paleta de cores do seu ambiente de trabalho para tornar a experiência mais agradável.
6. nTASK
Se você está em busca de um gerenciador de tarefas gratuito e repleto de recursos para planejamento de fluxo de trabalho, então o nTask é a escolha certa. Embora seja uma ferramenta relativamente nova no mercado, ela tem conquistado cada vez mais espaço. Já é utilizada por mais de 100.000 equipes ao redor do mundo e se tornou a opção ideal para pequenas e médias empresas, freelancers, startups e grandes corporações.
Por que tantas gestoras estão demonstrando interesse no nTask? A plataforma conta com diversos recursos robustos, essenciais para administrar projetos e negócios de maneira eficiente. O nTask é utilizado para brainstorming, planejamento, execução de tarefas e geração de relatórios em múltiplos projetos.
Principais características:
- Lista de tarefas interativa: crie e atribua itens de tarefas para sua equipe com prazos definidos de forma simples e intuitiva.
- Visualização do progresso com gráficos de Gantt: gerencie fluxos de trabalho de maneira visual com gráficos interativos e a funcionalidade de arrastar e soltar.
- Colaboração em equipe: use a plataforma para comunicação e trabalho conjunto em tarefas, projetos, problemas e riscos.
- Plano gratuito com opção paga acessível.
7. Pics.io
Você sabia que, em um ano, as empresas podem perder até $2,5 milhões em produtividade devido à falta de uma infraestrutura eficiente para gerenciamento de ativos? O custo de profissionais de marketing ou designers perdendo tempo procurando arquivos pode ser enorme — por isso, contar com uma plataforma confiável de gestão de ativos digitais (DAM) dentro do seu gerenciamento de tarefas é essencial.
Nosso destaque entre as ferramentas DAM em 2020 é o Pics.io. A plataforma aproveita os benefícios do Google Drive (armazenamento e acessibilidade) e adiciona uma série de recursos personalizados.
Gestoras, profissionais de marketing e designers podem usar o Pics.io para organizar arquivos em poucos cliques, compartilhar informações dentro da equipe, acompanhar mudanças e até apresentar portfólios para clientes. Tudo isso em uma interface intuitiva e fácil de usar, tornando a adaptação à plataforma extremamente simples.
Principais características:
- Diversas opções de organização de arquivos — busca baseada em IA e palavras-chave, editor de metadados e marcação por localização.
- Ferramentas de branding integradas — escolha entre 10 modelos para criar um site que apresente seus designs ou materiais de marketing da melhor forma possível.
- Configurações de acesso flexíveis — o Pics.io permite que empresárias controlem o acesso aos dados, garantindo que freelancers ou parceiras não tenham acesso a ativos restritos.
- Controle de versões — designers e profissionais de marketing podem armazenar rascunhos sem sobrecarregar o armazenamento e acompanhar todas as alterações feitas.
8. Automate.io
Não há como negar — hoje em dia, gestoras utilizam uma grande variedade de aplicativos para manter total controle sobre os processos e garantir a produtividade. No entanto, conectar essas ferramentas para cada usuária pode ser um desafio.
É aí que o Automate.io se torna indispensável. A plataforma permite a criação de fluxos de trabalho personalizados que integram vários aplicativos. Por exemplo, se uma gestora de projetos deseja criar automaticamente um cartão no Trello toda vez que uma nova mensagem for enviada no canal #tasks do Slack, o Automate.io permite configurar essa automação em apenas alguns cliques. Isso é gestão de tarefas de última geração.
Principais características:
- Interface intuitiva e excelente suporte ao cliente.
- Ideal para equipes — permite a criação de fluxos de trabalho compartilhados.
- Mapeamento detalhado de campos, possibilitando automações flexíveis.
- Acessível para pequenas equipes e negócios locais.
9. Basecamp
“Antigo, mas valioso” é a melhor forma de descrever o Basecamp. Embora essa ferramenta não seja a mais nova do mercado, ela continua extremamente relevante entre gestoras de startups, donas de pequenas e médias empresas e grandes equipes corporativas.
Qual é o segredo da longevidade do Basecamp? Para mim, é a combinação poderosa de todos os recursos essenciais para gerenciar projetos remotamente — chat em tempo real, painel de relatórios, gerenciador de tarefas e muito mais. Além disso, a plataforma incorpora elementos de gamificação, tornando o gerenciamento de projetos mais dinâmico e envolvente.
Principais características:
- Checklists robustas — facilita o acompanhamento de subtarefas.
- Relatórios detalhados — permite monitorar a eficiência de cada integrante da equipe e acompanhar atualizações de status.
- Gráficos Hill Charts — oferecem uma representação visual clara do progresso do projeto.
- Caixa de entrada separada para notificações — evita que o chat fique sobrecarregado com alertas.
10. Jotform Tables
Toda empresa precisa de planilhas. Elas mantêm os dados organizados e ajudam a gerenciar todos os tipos de informações de forma eficiente. O Jotform Tables foi desenvolvido para ser uma solução de planilhas fácil de usar e repleta de recursos, permitindo que você gerencie projetos e acompanhe o progresso das tarefas sem complicação.
O Jotform Tables possibilita compartilhar seu espaço de trabalho com a equipe por e-mail ou link. Com dados atualizados automaticamente, você pode colaborar com a equipe e atribuir tarefas diretamente na plataforma, sem precisar trocar de aplicativo. As integrantes designadas para as tarefas recebem notificações instantaneamente e podem agir de qualquer dispositivo.
Ao enviar formulários para a equipe preencher, os dados são importados para sua planilha em tempo real. Adicione colunas e seções extras para personalizar a planilha sem alterar o formulário original. As possibilidades de produtividade e fluxo de trabalho são infinitas, especialmente para grandes empresas.
Principais características:
- Colaboração em tempo real — trabalhe na mesma planilha junto com a equipe.
- Vários tipos de colunas — adicione etiquetas, responsáveis por tarefas ou classificações com estrelas.
- Fluxos de aprovação — garanta que as tarefas sejam repassadas para a próxima pessoa no processo.
- Modo de visualização em cartões — transforme sua planilha em uma ferramenta de gerenciamento de tarefas tradicional.
- Integrações com outros aplicativos — envie seus dados para dezenas de softwares dentro do seu fluxo de trabalho.
Conclusão
Essa foi a nossa visão sobre as melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas para manter as equipes produtivas, mesmo trabalhando remotamente. O mercado oferece muitas outras opções, então vale a pena explorá-las também.
Lembre-se de que não existe uma solução única para todas as equipes. A escolha do gerenciador de tarefas ideal depende do orçamento, do nível de familiaridade da equipe com tecnologia e das preferências individuais.
Por isso, não tenha pressa para encontrar a ferramenta que melhor atende às suas necessidades. O tempo investido valerá a pena pelos ganhos em organização e produtividade.
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