11 Ferramentas de Gestão do Tempo Para Lidar com Prazos Apertados

É bem provável que você esteja lidando com vários projetos ao mesmo tempo, independentemente do que está escrito no seu cartão de visita. Afinal, é só mais um dia comum se você está em uma chamada com um cliente estrangeiro pelo Chanty, ao mesmo tempo em que envia convites para reuniões e encaminha relatórios atualizados para sua chefe.

Agora, adicione um prazo de última hora ou uma reunião improvisada da equipe, e, de repente, seu dia se transforma em um verdadeiro malabarismo. E é aí que uma estratégia estruturada de gestão do tempo faz toda a diferença. Ao organizar sua carga de trabalho e contar com as ferramentas certas, o caos se transforma em um fluxo de trabalho eficiente e bem ajustado.

Multitarefar não é apenas uma tendência; tornou-se um dos pilares do sucesso. Gerenciar tantas responsabilidades ao mesmo tempo não é fácil, mas fica bem mais simples quando você tem boas habilidades de gestão do tempo. Ao equilibrar as prioridades de forma eficiente, você conseguirá concluir suas tarefas sem comprometer a qualidade ou sua sanidade. Na maioria dos casos, isso se traduz em mais confiança e melhores tomadas de decisão em situações de alta pressão.

Você não precisa sentir que está sendo puxada para todos os lados para chegar ao fim do dia sem aquela sensação de realização. Assuma o controle e seja proativa com ferramentas de gestão do tempo, como calendários integrados e aplicativos de priorização de tarefas, que ajudam você a se manter no comando, em vez de ficar à mercê das circunstâncias.

Melhores ferramentas de gestão do tempo

1. Chanty: Combina chat em equipe com gerenciamento de tarefas para um uso eficiente do tempo
2. ProofHub: Monitoramento centralizado de projetos para otimizar prazos
3. Time Doctor: Registra horas de trabalho com insights sobre produtividade
4. Toggl Plan: Agendamento de projetos baseado em cronogramas simples
5. Zapier: Automatiza tarefas repetitivas para economizar tempo
6. ClickUp: Automação de fluxo de trabalho personalizável para uma melhor gestão do tempo
7. Scoro: Ferramenta completa de planejamento de trabalho e rastreamento de tempo
8. Harvest: Acompanha horas faturáveis e despesas para uma cobrança precisa
9. RescueTime: Analisa o uso do tempo e ajuda a eliminar distrações
10. Infinity: Rastreamento de tempo e organização de projetos personalizáveis
11. Apploye: Monitora a produtividade de equipes remotas e o tempo gasto em tarefas

O que é gestão do tempo?

Gestão do tempo é o processo de planejar e organizar seu tempo para tarefas e atividades, maximizando a eficácia no trabalho. Em outras palavras, é a arte de conseguir fazer tudo o que é necessário sem estresse.

Não se trata apenas de concluir tarefas, mas também de antecipar desafios e criar margens para o inesperado. Outro aspecto fundamental da gestão do tempo é aprender tanto a dizer “não” para distrações quanto a dizer “sim” para oportunidades que realmente estejam alinhadas com seus objetivos.

O grande diferencial é que a tecnologia atua como um catalisador na busca por uma gestão do tempo mais eficiente. Desde assistentes de agendamento com inteligência artificial até análises detalhadas sobre como seu tempo está sendo gasto, as ferramentas modernas são projetadas para economizar horas toda semana. Essas soluções mostram onde estão os gargalos no seu fluxo de trabalho, permitindo que você faça ajustes e otimize seu tempo em tempo real.

Com o uso de diferentes aplicativos e ferramentas, é possível atingir a máxima produtividade com o mínimo esforço. Essas soluções ajudam a dividir grandes projetos em pequenas etapas, tornando a carga de trabalho mais leve e permitindo que você avance um passo de cada vez. Isso, por um lado, reduz o estresse e, por outro, melhora o desempenho geral.

Compreendendo a importância da gestão do tempo e do planejamento, muitas empresas começaram a adotar softwares de agendamento de compromissos. Essas plataformas não apenas facilitam o agendamento de reuniões, mas também mantêm as equipes alinhadas ao proporcionar uma visão clara da disponibilidade de cada membro. O resultado final é menos conflitos de agenda e um uso mais eficiente do tempo coletivo.

11 Ferramentas de Gerenciamento de Projetos

As ferramentas de gerenciamento de projetos são plataformas de software que ajudam empresas a melhorar suas operações e a priorizar projetos e tarefas. Diferentes equipes podem se beneficiar de diferentes ferramentas, dependendo das necessidades do negócio.

Agora, vamos analisar as melhores ferramentas de gestão do tempo com mais detalhes.

Chanty

Chanty é uma ferramenta de comunicação e colaboração em equipe que ajuda você a realizar todo o seu trabalho em conjunto. Ele promete aumentar sua produtividade e tornar seu trabalho mais eficiente do que antes. Como resultado, você economiza muito tempo que, de outra forma, seria desperdiçado com distrações ou com a sensação de não ter feito nada, mesmo após um dia corrido.

A mudança para o quadro Kanban pode melhorar seu fluxo de trabalho, permitindo que você gerencie todas as suas tarefas em um só lugar, com uma visão ampla de tudo o que precisa ser feito.

Além disso, o Chanty pode ser usado para muito mais do que apenas comunicação, pois integra outros aplicativos, evitando o incômodo de alternar entre várias plataformas.

Principais características

• Histórico de conversas ilimitado
• Conferências de áudio e vídeo
• Histórico pesquisável
• Quadro Kanban para gerenciamento de tarefas

Com seus recursos eficientes, o Chanty pode ajudar sua equipe caso vocês enfrentem desafios como:

• Dificuldade em manter a produtividade durante o expediente
• Problemas na colaboração, seja no trabalho remoto ou no escritório
• Perda de prazos de projetos
• Falta de comunicação eficaz e gestão de tempo

Vantagens

• Compatível com outros softwares de gerenciamento de projetos
• Recursos de segurança personalizáveis
• Notificações ajustáveis de acordo com suas preferências
• Suporte para os sistemas operacionais Windows, Mac, Linux e Chrome
• Interface intuitiva que aumenta a produtividade
• Funções de busca eficazes para encontrar rapidamente as informações necessárias
• Foco no gerenciamento de tarefas
• As funções de mensagens são voltadas para a atribuição e conclusão de tarefas

ProofHub

ProofHub é uma ferramenta de gestão do tempo fácil de usar, com recursos avançados de gerenciamento de projetos e comunicação em equipe.

Ele permite criar cronogramas e resumos de tempo, uma excelente maneira de acompanhar quanto tempo sua equipe dedica a projetos ou tarefas.

Para o rastreamento de tempo, você pode monitorar manualmente as horas em planilhas de tempo ou utilizar um cronômetro. Essas planilhas também podem ser exportadas, facilitando a faturação e o controle de pagamentos.

Principais características

• O uso de ferramentas de aprovação online agiliza o compartilhamento de feedback
• Criação de diversas planilhas de tempo para capturar dados de tempo trabalhado
• Gráficos de Gantt oferecem uma representação visual dos projetos
• Aplicativo disponível para Android e iOS
• Preço acessível

Com seus recursos eficientes, o ProofHub pode ajudar sua equipe caso vocês enfrentem desafios como:

• Criar um ambiente de gerenciamento de tarefas menos estressante para a equipe
• Estabelecer estimativas de tempo para definir quanto tempo deve ser dedicado a cada tarefa
• Visualizar estatísticas de tempo para todos os projetos, sejam eles faturáveis ou não, além do progresso das tarefas
• Registrar as horas necessárias para concluir cada atividade

Vantagens

• Use planilhas de tempo para faturamento de clientes, folha de pagamento, estimativas e gestão do tempo, exportando conforme necessário
• As planilhas de tempo podem ser salvas e reutilizadas conforme necessário
• Criação de relatórios de tempo personalizados para projetos e membros da equipe
• Monitoramento preciso do tempo gasto em cada tarefa com cronômetros
• Ferramentas para geração de relatórios em tempo real
• Discussões, chats e aprovação colaborativa fazem parte do acompanhamento do status do projeto
• Interface intuitiva
• Custo acessível

Time Doctor

Gerentes, funcionários, líderes e até freelancers estão constantemente buscando maneiras de aumentar sua produtividade e competitividade no trabalho.

Para organizar seu tempo de forma mais eficaz, é essencial estar consciente de como você o utiliza.

O Time Doctor monitora todas as suas atividades durante a semana e fornece informações acionáveis em tempo real para ajudar você a gerenciar melhor seu tempo no trabalho.

Principais características

• Classificação de produtividade
• Relatórios detalhados
• Integrações e extensões
• Gerenciamento de projetos e tarefas
• Rastreamento de tempo silencioso e interativo

Com seus recursos eficientes, o Time Doctor pode ajudar sua equipe caso enfrentem desafios como:

• Dificuldade em manter o foco no trabalho
• Falta de controle sobre as horas trabalhadas
• Perda frequente de prazos de projetos
• Dificuldade em identificar os motivos da baixa produtividade da equipe

Vantagens

• Relatórios detalhados que ajudam a entender e otimizar a gestão do tempo
• Compatível com os sistemas operacionais Windows, Mac, Linux e Chrome
• Sistema robusto de faturamento para cobrança precisa de clientes
• Criptografia de dados de última geração para garantir segurança e privacidade
• Possibilidade de rastrear o tempo mesmo sem acesso à internet
• Equipe de suporte ao cliente rápida e responsiva
• Aplicativo móvel completo disponível para smartphones Android
• Planos de preços acessíveis para atender diferentes necessidades

Toggl Plan

Se você é um líder de projeto com uma rotina agitada, este software será uma grande ajuda para você manter tudo sob controle.

O Toggl Plan oferece uma visão em tempo real dos objetivos da sua equipe, permitindo que você acompanhe o desempenho e reaja rapidamente a qualquer mudança. Além disso, ele gera um roteiro visual que mantém todos alinhados, facilitando a colaboração entre os membros da equipe.

A extensão do Toggl Plan para Chrome se conecta a outras ferramentas online que você já utiliza, proporcionando a flexibilidade que empresas como Spotify, Buzzfeed e Microsoft valorizam.

Principais características

• Rastreamento de tempo com lembretes
• Agendamento de relatórios
• Auditoria de tempo
• Painel de controle de projetos
• Informações organizadas em calendário

Com seus recursos eficientes, o Toggl Plan pode ajudar sua equipe caso enfrentem desafios como:

• Dificuldade em acompanhar o andamento dos projetos
• Estresse com a gestão de trabalho
• Problemas na organização e entrega de projetos
• Dificuldade em definir prazos e roteiros claros

Vantagens

• Melhora a produtividade e a gestão do tempo
• Ajuda a garantir que todos os projetos sejam concluídos dentro do prazo
• Ferramenta eficaz para rastreamento e gerenciamento de projetos
• Sugestões para melhorar projetos atrasados e relatórios de desempenho
• Interface intuitiva e fácil de usar
• Compatível com uma ampla variedade de aplicativos
• Mais fácil de configurar do que outros aplicativos de rastreamento de tempo
• Relatórios de rastreamento de tempo podem ser enviados por e-mail diariamente, semanalmente ou mensalmente para os empregadores

Zapier

O Zapier é uma plataforma de automação baseada na web que permite conectar dois ou mais aplicativos para automatizar tarefas. Com o Zapier, você pode integrar e automatizar seus aplicativos em questão de segundos.

Você pode utilizar o Zapier para encontrar seus aplicativos favoritos e escolher entre uma lista de “Zaps” (integrações) prontas ou criar seu próprio fluxo de trabalho personalizado.

Principais características

• Integração com sistemas contábeis
• Painel de atividades
• Gerenciamento de aplicativos
• Automação de processos empresariais
• Automação de tarefas por meio de códigos personalizados

Com seus recursos eficientes, o Zapier pode ajudar sua equipe caso enfrentem desafios como:

• Dificuldade em automatizar atividades relacionadas ao trabalho
• Problemas para conectar diferentes softwares e integrações
• Necessidade de eliminar tarefas repetitivas para focar no que realmente importa
• Falta de um especialista para criar automações personalizadas para sua empresa

Vantagens

• Interface intuitiva e fácil de usar
• Conecta com eficiência mais de 3.000 aplicativos essenciais para o seu trabalho
• Painel simples e organizado para gerenciar todas as automações
• Suporte excelente para milhares de aplicativos populares
• Cada “Zap” é fácil de configurar, mesmo sem conhecimento em programação
• Recursos avançados, como filtros, formatação, caminhos condicionais e webhooks
• Capacidade de automatizar até mesmo os fluxos de trabalho mais complexos em várias etapas
• Custo acessível

ClickUp

O ClickUp é uma ferramenta de produtividade dinâmica que permite que indivíduos ou equipes de qualquer tamanho gerenciem melhor seu tempo, colaborem com mais eficiência e mantenham todo o trabalho organizado em um único lugar. Totalmente personalizável, ele oferece uma experiência rica em recursos para ajudar a manter o foco, atingir metas e acompanhar o progresso dos projetos.

Com o rastreador de tempo global e os recursos de estimativa de tempo do ClickUp, você pode desafiar a si mesma e aumentar sua produtividade em qualquer tarefa.

Principais características

• Múltiplas integrações
• Gerenciamento de tarefas personalizável
• Monitoramento do tempo gasto em diferentes atividades
• Organização de tarefas com gráficos de Gantt
• Criação de mapas mentais para visualizar planos, fluxos de trabalho e ideias

Com seus recursos eficientes, o ClickUp pode ajudar sua equipe caso enfrentem desafios como:

• Dificuldade em manter a produtividade ao longo do dia
• Necessidade de criar relatórios personalizados
• Personalização de calendários para organização eficiente
• Monitoramento do desempenho da equipe

Vantagens

• Ajuda a economizar tempo e atingir metas com mais rapidez
• Permite estimar o tempo necessário para que colegas concluam tarefas e subtarefas
• Facilita a divisão do tempo entre diferentes atividades em projetos grandes
• Possibilita acompanhar como sua equipe está utilizando o tempo
• Com a funcionalidade de arrastar e soltar, é possível reorganizar datas de reuniões perdidas na visão de calendário
• Exibe a taxa de conclusão das tarefas dos últimos 1 a 12 meses em formato de linha do tempo
• Permite visualizar registros de tempo, aplicar filtros personalizados, etiquetar atividades e gerar relatórios detalhados
• Criação de relatórios individuais para cada membro da equipe

Scoro

Está à procura de uma ferramenta de gestão de tempo que ajude a otimizar seu tempo e melhorar seus fluxos de trabalho? O Scoro permite que você gerencie todos os aspectos do seu negócio em um só lugar, incluindo controle do tempo, agendamento de atividades e monitoramento da produtividade da equipe.

Com o Scoro, você pode programar atividades e projetos, definir prioridades e prazos, compartilhar calendários com sua equipe para manter todos atualizados e acompanhar o progresso com o recurso Project Timeline. O Planner do Scoro facilita o planejamento de tarefas, a alocação de recursos e o controle eficiente do tempo.

Principais características

• Monitoramento de tempo real e faturável
• Automação de lembretes para faturas atrasadas, além de faturamento programado e recorrente
• Envio automático de faturas para clientes com base nas horas trabalhadas
• Gerenciamento de projetos, tarefas e clientes
• Relatórios detalhados sobre produtividade, desempenho de vendas, orçamentos e outros indicadores

Com seus recursos eficientes, o Scoro pode ajudar sua equipe caso enfrentem desafios como:

• Monitoramento de quem está trabalhando em quais tarefas
• Rastreamento do tempo gasto em atividades e subtarefas
• Otimização e análise de atividades por meio de painéis de controle
• Controle do tempo faturável e não faturável gasto em reuniões e projetos

Vantagens

• Geração de relatórios detalhados sobre produtividade e desempenho
• Possibilidade de segmentar relatórios por atividades, projetos, clientes, parceiros e mais
• Identificação e resolução de gargalos para otimizar o uso do tempo da equipe
• Redução do tempo desperdiçado em atividades que não agregam valor
• Aumento da produtividade com ferramentas avançadas de gestão
• Recursos de bloqueio de tempo para melhor organização
• Painéis de controle personalizáveis com diversos temas
• Planos de preços acessíveis para atender diferentes necessidades

Harvest

O Harvest é uma ferramenta de rastreamento de tempo que ajuda a registrar horas trabalhadas, criar faturas eficientes e monitorar melhor os custos com mão de obra. Ele funciona em todos os seus dispositivos, tanto na web quanto em aplicativos móveis.

O Harvest é um dos aplicativos mais conhecidos para controle de tempo e faturamento. Com uma interface simples e recursos práticos, ele facilita o registro de horas e a cobrança de clientes.

Principais características

• Criação de orçamentos e faturas com base no tempo trabalhado
• Rastreamento de tempo em qualquer navegador, Mac, iPhone ou Android
• Integrações para monitoramento de tempo em todas as principais ferramentas de gestão de projetos
• Relatórios em tempo real sobre as horas trabalhadas
• Controle de horas faturáveis e despesas para facilitar a emissão de faturas

Com seus recursos eficientes, o Harvest pode ajudar sua equipe caso enfrentem desafios como:

• Dificuldade em criar estimativas e faturas com base no tempo dedicado a cada trabalho
• Necessidade de integrar o rastreamento de tempo com ferramentas de gestão de projetos usadas diariamente
• Falta de visibilidade em tempo real sobre o tempo gasto em tarefas e projetos
• Dificuldade em acompanhar horas faturáveis e despesas para um faturamento mais eficiente

Vantagens

• Permite iniciar e pausar temporizadores conforme avança na sua lista de tarefas
• Compatível com os aplicativos que você já utiliza
• Registro de despesas simplificado, bastando tirar uma foto do recibo
• Correção de erros no rastreamento de tempo diretamente nos relatórios
• Revisão e aprovação das planilhas de horas da equipe semanalmente
• Custo acessível
• Interface intuitiva e fácil de usar
• Equipe de suporte ao cliente altamente responsiva

RescueTime

O RescueTime é uma ferramenta para desktop e dispositivos móveis que funciona silenciosamente em segundo plano e gera relatórios semanais detalhando como você gasta seu tempo.

Você pode configurar notificações para alertá-la quando atingir um limite predefinido ou até mesmo bloquear o acesso a sites que desperdiçam tempo.

O RescueTime é uma das ferramentas de produtividade mais conhecidas. Para aumentar sua eficiência, é essencial entender onde a maior parte do seu tempo está sendo utilizada. Assim, os insights fornecidos pelo RescueTime ajudam a visualizar exatamente como seu tempo está sendo gasto.

Principais características

• Rastreamento de tempo online e offline
• Interface intuitiva e amigável
• Definição de metas inteligentes
• Lembretes personalizados

Com seus recursos eficientes, o RescueTime pode ajudar sua equipe caso enfrentem desafios como:

• Dificuldade em se concentrar nas tarefas mais importantes
• Necessidade de acompanhar eventos e atividades realizadas offline
• Falta de relatórios detalhados sobre tendências e insights de produtividade
• Estabelecimento de metas inteligentes e alertas em tempo real para manter o foco

Vantagens

• Relatórios e insights detalhados sobre o uso do tempo
• Alertas em tempo real para manter o controle da produtividade
• Bloqueio de sites que causam distração
• Compatibilidade com seus aplicativos favoritos
• Possibilidade de limitar o tempo gasto em determinados aplicativos e sites diariamente
• Rastreamento automático do tempo gasto em aplicativos, sites e até mesmo documentos específicos
• Personalização de alertas e notificações para manter o foco
• Interface intuitiva e fácil de usar

Infinity

Cada pessoa tem suas próprias preferências quando se trata de gestão do tempo, o que pode representar um desafio para os designers de ferramentas de gerenciamento de tempo. A ideia principal do Infinity é que você comece pequeno e evolua até alcançar qualquer objetivo que tenha em mente.

O que você pode fazer é limitado apenas pela sua imaginação. Desde uma simples lista de tarefas pessoais até a gestão completa de projetos para várias equipes, o Infinity permite personalizar sua organização usando blocos de construção como espaços de trabalho, quadros, pastas e itens.

Cada item tem propriedades ajustáveis, que são a principal forma de adaptar seu sistema de gerenciamento de tempo às suas necessidades específicas.

Principais características

• Escolha entre seis diferentes visualizações para encontrar a que melhor se adapta às suas necessidades
• A estrutura do Infinity facilita a organização e a personalização dos fluxos de trabalho
• Defina tarefas com mais de 20 parâmetros personalizáveis
• Estabeleça prazos realistas e acompanhe o progresso das tarefas de cada membro da equipe

Com seus recursos eficientes, o Infinity pode ajudar sua equipe caso enfrentem desafios como:

• Dificuldade em ter uma visão completa das atualizações dos membros da equipe nos quadros
• Organização e exibição de informações relevantes no momento certo
• Ordenação de tarefas por data de início ou vencimento
• Gastar tempo excessivo em tarefas administrativas e processos repetitivos
• Obtenção de informações detalhadas sobre a produtividade e eficiência da equipe em uma base semanal ou mensal

Vantagens

• Roadmap promissor para atualizações futuras
• Interface intuitiva e fácil de usar
• Equipe de suporte ágil e responsiva
• Aumenta a produtividade, otimizando o tempo
• Excelente para colaboração entre funcionários
• Oferece diversos templates para atender às suas necessidades
• Armazenamento ilimitado e estrutura flexível para organização de dados de projetos
• Permite identificar rapidamente quando alguém está atrasado e precisa de mais tempo para concluir uma tarefa

Apploye

O rastreador de tempo Apploye ajuda a aumentar a produtividade da sua equipe, rastreando e gerenciando o tempo de forma mais eficaz.

Ele facilita a compreensão de como os funcionários ou membros da equipe estão gastando seu tempo. Além disso, sua interface intuitiva permite classificar os funcionários com base na produtividade e no tempo total registrado.

O Apploye também fornece relatórios detalhados para que você possa tomar decisões informadas para o seu negócio.

Principais características

• Rastreamento preciso do tempo com relatórios detalhados
• Gerenciamento de projetos e rastreamento de tempo por tarefa
• Aprovação de folhas de ponto
• Registro de entrada e saída (Clock in, Clock out)
• Visualização em tempo real de quem está trabalhando no momento

Com seus recursos eficientes, o Apploye pode ajudar sua equipe caso enfrentem desafios como:

• Gerenciamento de projetos e tarefas com prazos apertados
• Monitoramento de horas faturáveis
• Gestão de trabalhadores remotos
• Manutenção da produtividade da equipe

Vantagens

• Relatórios detalhados para fornecer insights sobre o trabalho
• Disponível nos principais sistemas operacionais e navegadores Chrome
• Aplicativos móveis com suporte ao rastreamento de tempo via GPS para funcionários
• Facilita a gestão da folha de pagamento e permite faturamento de clientes com base no tempo registrado
• Atendimento ao cliente excelente, rápido e eficiente
• Rastreamento offline do tempo, útil em caso de falhas na internet
• Aumenta a produtividade ao monitorar o tempo gasto em projetos e tarefas
• Preços acessíveis em comparação com outros sistemas de rastreamento de tempo

Conclusão

As ferramentas de gerenciamento de tempo que exploramos são essenciais para elevar o nível de produtividade em equipes híbridas e remotas. Elas oferecem clareza sobre o que precisa ser feito, garantem um fluxo de comunicação eficiente e ajudam a manter todos alinhados, independentemente da localização. Essas soluções tornam mais fácil manter o foco e a organização, reduzindo confusões e aumentando a eficiência da equipe.

A escolha da ferramenta certa pode fazer toda a diferença, especialmente ao gerenciar múltiplos projetos simultaneamente ou ao trabalhar em fusos horários distintos. Com processos mais eficientes e maior responsabilidade dentro da equipe, os resultados são potencializados.

Se você procura uma solução completa, o Chanty pode ser a melhor opção. Além de auxiliar na organização de tarefas e agendamentos, ele reúne comunicação e colaboração em uma única plataforma intuitiva. Com o Chanty, você mantém a equipe organizada, os projetos no caminho certo e melhora a colaboração—tudo de forma simples e eficaz.

Lembre-se: o tempo é um dos seus recursos mais valiosos. Com as ferramentas adequadas, você não apenas o gerencia melhor, mas também desbloqueia novos níveis de produtividade e criatividade. Dê o próximo passo hoje mesmo—equipe sua equipe com as ferramentas certas e veja seus projetos decolarem! 🚀