Головними перевагами організованості є підвищення продуктивності та ефективності роботи. Вона дає відчуття контролю, що важливо для управління часом, розвитку стійкості та покращення загального самопочуття. Використання ефективного програмного забезпечення для організації може посилити ці переваги, дозволяючи оптимізувати виконання завдань.
Організованість підвищує концентрацію та впевненість, допомагаючи швидше виконувати більше завдань.
Статистика показує, що відсутність технік управління часом призводить до того, що 32% людей марнують 1–2 години щодня, а 6% з них витрачають до 6 годин на день. Згідно з Центрами контролю та профілактики захворювань (CDC), 80% медичних витрат пов’язані зі стресом. Брак організованості часто призводить до стресу.
Використання інструментів для організації роботи може допомогти вирішити цю проблему, сприяючи впорядкованості та зменшенню непотрібного стресу. Ще один звіт Національної асоціації професійних організаторів показує, що працівники витрачають 40% робочого часу через брак організаційних навичок.
Організаційні інструменти допомагають правильно розставляти пріоритети в роботі та досягати цілей. Ось кілька застосунків, які допоможуть вам залишатися організованими.
Найкращі інструменти для організації бізнесу
1. Chanty
Chanty — це багатофункціональний хмарний інструмент для співпраці, створений для допомоги компаніям у покращенні комунікації та підвищенні продуктивності команд. Він поєднує функції автоматизації та управління проєктами.
Користувачі отримують необмежений обмін повідомленнями, можливість планувати відеоконференції та легко інтегрувати застосунок з іншими інструментами.
Віддалені команди можуть долучатися до віртуальних зустрічей з будь-якого місця та з будь-якого пристрою. Інструмент дозволяє ділитися записами екрана та скріншотами з колегами. У кожній зустрічі можуть брати участь до 1,000 осіб.
Користувачі можуть обрати безкоштовний план для 5 користувачів або платити або $3 за користувача щорічно, або $4 за користувача щомісяця. Chanty працює на macOS, Android, iOS та Windows, забезпечуючи гнучкість та зручність для команд будь-якого розміру.
2. ProofHub
ProofHub — це всеосяжний організаційний інструмент, розроблений для допомоги компаніям у вирішенні завдань управління проєктами та командної співпраці. Він допомагає зберігати контроль над роботою: від управління щоденним розкладом і моніторингу командної роботи до відстеження проєктів і оптимізації співпраці. Усе це зібрано в одному місці.
З ProofHub ви можете керувати всім: завданнями, командами та клієнтами. Це усуває необхідність звертатися до різних джерел, щоб знайти файли, повідомлення, проєкти, звіти чи вимоги клієнтів.
Окрім безкоштовного пробного періоду, ProofHub пропонує модель фіксованої плати, яка дозволяє додавати необмежену кількість користувачів. ProofHub сумісний із macOS, iOS, Android та Windows, забезпечуючи зручний доступ для команд будь-якого розміру.
3. Clariti
Clariti App змінює підхід до організаційної ефективності, об’єднуючи всі необхідні інструменти комунікації та співпраці в єдиній платформі. На відміну від традиційних інструментів, які зосереджуються на окремих функціях, Clariti інтегрує електронну пошту, чати, голосові дзвінки, обмін документами та планування подій у єдине цілісне середовище.
Гібридні розмови, створені на основі штучного інтелекту, є головною особливістю Clariti. Вони забезпечують контекстуальне групування всіх пов’язаних комунікацій — електронних листів, чатів і файлів. Це допомагає усунути безлад і скоротити час на пошук необхідної інформації. Такий підхід дозволяє командам зосереджуватися на пріоритетах, не перевантажуючись розрізненими потоками інформації.
Можливості штучного інтелекту Clariti виходять за межі організації, надаючи реальні аналітичні дані для прийняття рішень і підвищення продуктивності. Автоматичне групування пов’язаних взаємодій дозволяє підтримувати узгодженість проєктів і дискусій, щоб жодна важлива деталь не залишилася поза увагою.
Вбудовані інструменти, такі як голосові дзвінки, демонстрація екрана та планування (справи, дзвінки та події), роблять співпрацю безперешкодною. Інтеграція із Zapier додає можливість підключення до тисяч інших застосунків, що усуває потребу користуватися кількома платформами й підвищує ефективність роботи команд.
Зручний інтерфейс і автоматизація, керована штучним інтелектом, роблять Clariti ідеальним для бізнесів будь-якого розміру — від стартапів до великих корпорацій. Його адаптивність до віддалених, офісних чи гібридних робочих моделей гарантує актуальність у сучасному динамічному середовищі.
З Clariti організації можуть забезпечити чітку, контекстуальну комунікацію, підвищити продуктивність і створити більш організоване та співпрацююче робоче середовище. Поєднання передового штучного інтелекту й інтуїтивно зрозумілих функцій робить Clariti незамінним інструментом для сучасних команд.
4. Any.do
Any.do допомагає зберігати порядок у ваших завданнях і проєктах, незалежно від того, чи працюєте ви з веб-версією, ПК, мобільними пристроями чи носимими гаджетами.
Цей застосунок пропонує такі функції, як віртуальний асистент, календар і робочий чат, що робить його чудовим вибором як для малого, так і для великого бізнесу. Any.do сумісний із iOS, Android, Windows та macOS, надаючи можливість як окремим користувачам, так і організаціям ефективно керувати розкладами та додавати нові завдання чи події.
Завдяки стильному та зручному інтерфейсу застосунок доступний у безкоштовній версії, а також у форматі підписки. Один із способів залишатися організованим — це підтримувати чистоту робочого простору, як фізичного, так і цифрового. Видалення непотрібних файлів допоможе впорядкувати ваші документи й зберігати їх у належному стані.
5. Appy Pie Connect
Appy Pie Connect — це універсальна платформа автоматизації, створена для оптимізації робочих процесів та безшовної інтеграції різних застосунків. Завдяки зручному інтерфейсу платформа пропонує широкі можливості налаштування, щоб відповідати різноманітним бізнес-потребам.
Незалежно від того, чи працюєте ви на Mac, смартфоні або Windows PC, ви можете використовувати її функції безкоштовно або обрати преміум-плани для розширених можливостей.
Цей інноваційний інструмент дозволяє користувачам автоматизувати завдання, підключати застосунки та синхронізувати дані без зайвих зусиль. Від управління проєктами до роботи з клієнтами, Appy Pie Connect сприяє ефективній комунікації та співпраці в командах.
Особливості, як-от функція реального часу для чату, можливість призначення завдань, додавання тегів і зв’язування завдань, роблять процеси планування та виконання проєктів значно простішими.
Крім того, завдяки інтеграції з Tableau, користувачі можуть легко аналізувати та візуалізувати дані, отримуючи цінну аналітику, що робить Appy Pie Connect незамінним інструментом для підвищення продуктивності та ефективності.
Незалежно від того, чи ви є власником малого бізнесу, чи представником великої корпорації, Appy Pie Connect стане вашим найкращим рішенням для інтеграції застосунків і автоматизації робочих процесів.
6. Clean Email
Clean Email — це потужний інструмент для управління електронною поштою, створений для того, щоб допомогти користувачам взяти під контроль свою поштову скриньку, спрощуючи процес очищення, організації та ефективного управління великими обсягами повідомлень. Ідеально підходить для зменшення безладу, дозволяє впорядковувати скриньку за допомогою автоматизованих правил, які сортують, архівують або видаляють повідомлення на основі вибраних критеріїв, що економить час і зменшує навантаження на розум.
Доступний для Mac, iOS, Android і в мережі, Clean Email сумісний з усіма постачальниками електронної пошти, що підтримують IMAP, забезпечуючи безперебійну роботу на різних пристроях. Це робить його чудовим вибором для користувачів, які працюють на кількох платформах і потребують надійного способу тримати свою поштову скриньку в порядку навіть у дорозі.
Clean Email пропонує все необхідне, щоб позбавити вашу поштову скриньку від непотребу. Завдяки Розумним папкам для легкого сортування, функції Відписка для припинення отримання небажаних розсилок та Автоматичному очищенню, яке дозволяє налаштувати правила управління вхідними повідомленнями, ви можете зосередитися на справді важливих речах.
Захист конфіденційності є пріоритетом для Clean Email. Сервіс розроблено таким чином, щоб обробляти дані електронної пошти безпечно. Інструмент працює з повідомленнями, захищаючи інформацію користувачів та забезпечуючи, що жодні дані не продаються чи не передаються третім сторонам. Це надає користувачам спокій під час управління своєю поштовою скринькою.
7. Neo
Neo — це комплексний бізнес-інструмент, спеціально розроблений для підприємців і малого бізнесу. Він орієнтований на простоту використання, безпеку та надійність сервісу. Neo — це не лише поштовий сервіс, адже він інтегрує управління електронною поштою з такими розширеними функціями, як управління календарем і планування зустрічей. Завдяки цьому Neo є ідеальним вибором для бізнесів, які займаються продажами, обслуговуванням клієнтів та маркетингом.
Neo пропонує функції, які сприяють професійному розвитку та підвищенню продуктивності підприємців і малого бізнесу. Все починається з можливості створити персоналізовану бізнес-адресу електронної пошти, яка додає професійності вашому бренду.
Наприклад, ви можете створити адресу електронної пошти на кшталт yourname@yourcompany.co.site. Платформа також включає функцію повідомлень про прочитання листів, що надає цінну інформацію про взаємодію отримувачів із вашими повідомленнями. Функція Пріоритетна пошта виділяє важливі повідомлення, забезпечуючи легкий доступ до них.
Neo також інтегрує систему управління календарем, яка допомагає ефективно відстежувати завдання та зустрічі. Функція Neo Bookings оптимізує ваш графік, дозволяючи клієнтам бронювати зустрічі відповідно до вашої доступності.
Ця функція схожа на сервіси на кшталт Calendly. Для створення онлайн-присутності Neo пропонує конструктор односторінкових вебсайтів, який простий у використанні й функціонально нагадує Wix.
Мобільні застосунки для iOS та Android забезпечують доступ до електронної пошти та управління зустрічами у будь-якому місці. Крім того, Neo включає інструменти email-маркетингу, які дозволяють ефективно взаємодіяти з аудиторією. Його можливості можна порівняти з програмним забезпеченням для email-маркетингу, таким як Mailchimp.
Нарешті, функція автовідповідача на основі AI значно підвищує продуктивність, допомагаючи у складанні листів. Ця функція нагадує розширені AI-інструменти, такі як ChatGPT.
8. Nextiva
Nextiva — це провайдер VoIP-послуг, що пропонує сучасні та надійні рішення для бізнесу. Платформа забезпечує необмежені аудіо- та відеозустрічі, автоматичний помічник (auto-attendant), черги дзвінків, інструменти для командної співпраці, а також функції пересилання голосової пошти на електронну пошту та SMS.
Навіть базовий тарифний план надає користувачам необмежені голосові дзвінки, необмежений інтернет-факс та безкоштовні місцеві та безкоштовні номери. Це робить Nextiva чудовим вибором для малого бізнесу, що шукає ефективне VoIP-рішення.
Платформа має 99.99% гарантованої безперебійної роботи, що забезпечує стабільну роботу ваших команд і виключає простої, які можуть призвести до втрат продажів або негативного впливу на досвід клієнтів.
Крім того, хмарна АТС (PBX) від Nextiva дозволяє керувати VoIP-сервісом віддалено, підвищуючи продуктивність вашої команди.
Ціни починаються з конкурентного рівня за одного користувача, а масштабовані тарифні плани дозволяють розширювати функціонал відповідно до зростання вашого бізнесу, додавання нових локацій і оновлення налаштувань дзвінків.
9. Google Calendar
Google Calendar — це один із найкращих інструментів для організації дня. Вам потрібно лише позначити дату та внести записи для розкладу зустрічей та списків завдань.
Календар легко інтегрується з багатьма іншими інструментами, такими як Salesforce, Trello, Slack, Google Tasks та Asana.
Застосунок доступний безкоштовно та сумісний зі смартфонами, Mac і Windows. Для корпоративних користувачів доступний пакет за ціною $6 на місяць.
Цей інструмент допомагає компаніям і приватним особам забезпечувати продуктивний день, організовуючи зустрічі, плануючи прийоми та керуючи завданнями.
10. Asana
Asana — один із найкращих застосунків для організації проектів. Інтуїтивний інтерфейс дозволяє впорядковувати розклад проектів за пріоритетами.
Ви можете розділити завдання на дрібніші частини та розподілити їх серед членів команди. Розподіл завдань сприяє позитивній командній культурі та співпраці.
Застосунок має вбудовані шаблони, які допомагають швидко створювати нові проекти, організовувати завдання та відстежувати прогрес роботи. Asana інтегрується з багатьма сторонніми застосунками, що значно покращує користувацький досвід.
Сумісний із macOS, iPhone, Windows та Android, застосунок пропонує безкоштовний базовий план. Користувачі також можуть оновитися до преміум-, бізнес- або корпоративних планів.
11. ClickUp
ClickUp — це високооцінена платформа для управління проектами, яка вважається одним із найкращих інструментів для організації завдяки широким можливостям налаштування та функціональності. Ви можете використовувати її на Mac, смартфоні або Windows PC безкоштовно або придбати платні функції для доступу до додаткових можливостей.
Цей інструмент допомагає користувачам планувати проекти та завдання, спілкуватися, встановлювати цілі та переглядати списки. ClickUp є одним із інструментів для командної комунікації, що підтримує реальний час для чатів. Ви можете використовувати його для призначення коментарів, додавання тегів та зв’язування завдань.
12. Routine
Routine об’єднує різноманітні інструменти, такі як календарі, списки справ, контакти та застосунки для нотаток. Він має привабливий дизайн, який легко навігувати та використовувати. Завдяки комбінації різних функцій вам не потрібно перемикатися між різними застосунками для створення нотаток, планування подій у календарі чи управління завданнями.
Інструмент сумісний з Windows, Mac, iPhone та Android і безкоштовний для використання. Календар дозволяє додавати контакти для осіб та компаній, що сприяє покращенню внутрішньої комунікації всередині організації та ззовні.
13. Trello
Trello — це інтуїтивно зрозумілий застосунок для організації завдань з привабливим дизайном. Він має різноманітні дошки та стовпці, щоб допомогти вам організувати свої завдання.
Дошки містять стовпці для завдань, які потрібно зробити, завдань в процесі виконання та виконаних завдань. Ви можете переміщати завдання між стовпцями в міру їх виконання.
Наприклад, коли настає час почати працювати над завданням, яке потрібно виконати, ви можете перемістити його до стовпця “В процесі”.
Після того, як завдання буде виконано, ви знову можете перемістити його до стовпця “Завершено”. У кожному стовпці ви можете додавати коментарі, мітки та контрольні списки. Застосунок сумісний з macOS, iOS, Android та Windows.
14. Todoist
Todoist — один з найкращих застосунків для організації, який підходить для компаній та індивідуальних користувачів. Його можна використовувати для управління проектами або планування рутинних завдань.
На роботі цей застосунок є чудовим способом покращити навички командної роботи, дозволяючи делегувати завдання та покращувати співпрацю в команді.
Крім того, застосунок допомагає легко відслідковувати як особисті, так і професійні проекти. Вдома він корисний для ведення обліку щоденних справ, налаштування нагадувань про фізичні вправи, завдання по дому і навіть для контролю завдань ваших дітей.
Застосунок працює з Mac, Linux та Windows, і доступний як у безкоштовній, так і в платній версіях.
15. 24me
24me — один з найкращих застосунків для організації, що допомагає тримати ваш день під контролем 24/7. Як розумний особистий помічник, який використовують мільйони людей і компаній по всьому світу, він централізує всі ваші розклади для зручного доступу в будь-який час.
Застосунок сумісний з Android, iOS, Mac та Windows. Він ідеально підходить для створення розкладів зустрічей, планування призначених часів, управління завданнями та навіть створення списків для покупок.
16. Evernote
Evernote допомагає швидко знаходити ідеї та зберігати їх. Після збереження ви можете синхронізувати всі ваші нотатки на різних пристроях. Застосунок працює з різними типами документів, такими як PDF, текст, скани, зображення та аудіо. Він сумісний з Windows, macOS, iOS та Android.
Evernote дозволяє створювати списки для відміток, щоб зберігати вашу роботу організованою. З його допомогою легко знайти нотатки для редагування або оновлення. Ви можете шукати за ключовими словами, датами та назвами. Застосунок має безкоштовний план та платний план.
17. Dropbox
Dropbox входить до списку організаційних інструментів, оскільки спрощує повторювані завдання, які часто займають ваш день. Застосунок використовується з 2008 року і неодноразово вдосконалювався для покращення користувацького досвіду.
Індивіди та професіонали використовують його для зберігання та обміну файлами. Це ідеальний інструмент для співпраці та організації команди у віртуальному просторі. Ви можете додавати все, що потрібно, включаючи відео, файли та фотографії.
Його функції дозволяють розбивати великі завдання на менші й ділитися ними з командою. Це допомагає отримувати і надавати зворотний зв’язок від вашої команди. Ви можете обмінюватися та переглядати понад 150 типів файлів. Dropbox працює на macOS, iOS, Android та Windows і доступний безкоштовно.
18. CamScanner
CamScanner — це застосунок для сканування документів на ходу. Він перетворює ваш Mac на сканер, незалежно від того, де ви знаходитесь у світі. Ви можете використовувати його для сканування карток, зображень і документів.
Після сканування ви можете конвертувати зображення в текст. Крім того, можна скористатися функцією автоматичного обрізання країв, щоб покращити вигляд сканованих документів.
Застосунок дозволяє ділитися документами через різні канали, такі як соціальні мережі або електронна пошта. Ви можете використовувати застосунок безкоштовно або вибрати платну версію для додаткових можливостей. CamScanner працює з Android, Windows, iOS та Mac.
19. Active Inbox
Active Inbox — це чудовий вибір для користувачів із активними поштовими скриньками. Електронні листи важливі для бізнесу, оскільки вони є ефективним і економічним способом комунікації з клієнтами.
Якщо ваш бізнес розвивається, обсяг електронних листів, що надходять до вашої поштової скриньки, зростає. Коли щодня надходить занадто багато листів, їх організація стає справжнім викликом.
Стає важче відокремити важливі листи від неважливих і спаму. Active Inbox працює з Mac, Windows та Linux. Цей інструмент інтегрується з вашою поштовою програмою та дозволяє організувати вашу поштову скриньку. Ви можете налаштувати групування листів за клієнтами, датами, пріоритетами та відповідями.
20. Toggl
Toggl — це інструмент для відстеження часу, який ідеально підходить для індивідуальних користувачів та груп. Він найкраще працює при відстеженні конкретних завдань для окремих осіб та команд.
Застосунок генерує звіти, що допомагають працівникам бачити, як вони проводять свій час на роботі кожного дня. Якщо працівник забуває або пропускає записати свій час, застосунок надішле вам сповіщення, щоб ви могли нагадати йому.
Ви також отримаєте сповіщення про пропущені щоденні або щотижневі цілі. Цей інструмент ідеально підходить для відстеження загального прогресу проектів.
Toggl стверджує, що застосунок допомагає підвищити продуктивність працівників і рентабельність компанії на 25%. Ви можете використовувати застосунок для планування проектів і спільного обміну завданнями з працівниками. Він безкоштовний для до 5 користувачів. Toggl працює з Mac, Android та iPhone.
21. Service Provider Pro
Service Provider Pro — це організаційний застосунок, який є ідеальним рішенням для постачальників послуг, які хочуть залучати потенційних клієнтів, виставляти рахунки та керувати проектами. Завдяки інтеграції з Stripe та PayPal, ви можете приймати платежі всього через кілька хвилин після налаштування вашого облікового запису.
Для управління проектами ви можете використовувати вбудовані завдання для рівномірного розподілу робочого навантаження між членами команди або зовнішніми співробітниками. Ви можете залишати коментарі до проектів у вигляді нотаток для вашої команди або надсилати повідомлення клієнтам.
Клієнти мають доступ до ряду функцій самообслуговування. Вони можуть спілкуватися в проектах, встановлювати пріоритети для проектів, керувати своїми підписками та навіть проходити самостійну реєстрацію через сторінку onboarding.
22. Clockify
Clockify is used for tracking time and work hours in projects. It is a free app and does not limit the number of users. It works using a location tracking and screen recording feature that records your activities on the screen and captures your location.
An administrator must program the settings on each Mac. Every user receives a privacy notification that they must click to allow for tracking to start running.
The tool is best for workers who work in hybrid or remote work environments. Employers can consolidate billable hours, create work schedules, and monitor project completion schedules.
The app helps companies avoid losing revenue by not paying workers for hours they did not work. The tool is compatible with Android, Windows, iOS, and macOS.
23. Insider
Insider дозволяє вам з’єднувати дані клієнтів з різних каналів для створення унікальних користувацьких вражень. Ви можете запускати маркетингові кампанії через електронну пошту, SMS, веб-пуш-повідомлення та покращені пошукові функції з використанням ШІ на вебсайті. З Insider ви можете покращити залучення клієнтів, збільшити їх активність та знизити рівень відтоку.
Однією з найбільших переваг інструменту є його індивідуальне рішення на базі штучного інтелекту, яке поєднує в собі розмовний, генеративний і передбачувальний ШІ. Наприклад, цей інструмент може допомогти створювати користувацькі шляхи, оптимізовані для конверсій, або писати контент для кампаній.
Insider також комбінує дані з понад 12 каналів, що дає вам 360-градусний погляд на ваших клієнтів. Ви можете використовувати історичні та реальні дані для прогнозування поведінки споживачів. Це дозволяє вам надійно визначати майбутні покупки, рівень відтоку або життєву цінність клієнта.
Інструмент має більше ніж 100 інтеграцій, включаючи Facebook Ads, Google Analytics, Salesforce та Shopify.
24. Centus
Centus — це платформа для маркетингової локалізації, яка допомагає бізнесам досягати глобальної аудиторії за допомогою індивідуально адаптованого та культурно релевантного контенту. Спеціалізуючись на локалізації програмного забезпечення, перекладі вебсайтів та багатомовному управлінні контентом, Centus допомагає брендам ефективно спілкуватися з різними ринками.
Адаптуючи мову, тон і регіональні нюанси, Centus забезпечує, щоб кожне повідомлення знаходило відгук у місцевих аудиторій, роблячи глобальну експансію плавною та впливовою.
Платформа Centus спрощує складнощі локалізації, пропонуючи інноваційні інструменти та команду мовних експертів, які забезпечують високу якість результатів. Від адаптації контенту до безшовної інтеграції з глобальними маркетинговими стратегіями, Centus надає комплексні рішення для компаній, які прагнуть створити сильне та послідовне визнання бренду по всьому світу.
Які організаційні інструменти вибрати для вашого бізнесу?
Організаційні інструменти допомагають підвищити продуктивність, виконуючи більше завдань за менший час. Їх можна використовувати для керування як особистими, так і офіційними завданнями. Правильні інструменти для організації роботи значно полегшують створення робочих графіків для великих команд і відстеження їхнього прогресу.
Деякі з цих інструментів корисні для відстеження вашого часу, що дає змогу оцінити, які коригування слід внести. Вони особливо корисні при управлінні діяльністю з продажу та створенні короткострокових і довгострокових списків завдань.
Крім того, інструменти для організації роботи можуть підвищити ефективність вашої команди, забезпечуючи злагодженість в роботі і своєчасне виконання завдань. Використовуючи найкращі організаційні інструменти, бізнеси можуть оптимізувати свої процеси та створити більш продуктивне робоче середовище.
Цю статтю вперше опубліковано у 2023 році.
