Командна співпраця важлива не просто так — вона приносить результати. Але в чому полягають секрети ефективної співпраці у вашій компанії? Давайте знайдемо відповідь разом.
Що таке командна співпраця на робочому місці?
Сьогодні важко не визнати, що епоха інформаційних технологій змінила наше життя, спосіб мислення та роботи. Команди більше не прив’язані до одного місця чи часового поясу, а комунікація перейшла від ієрархічних структур до більш гнучких. Це дозволяє командам створювати власну стратегію співпраці для прийняття рішень, розподілу відповідальності та спільного святкування успіхів.
Звіти та дослідження послідовно демонструють, що ефективна командна співпраця підвищує продуктивність і залученість, незалежно від розміру компанії чи галузі. Прикладами ефективної роботи в команді часто є співпраця різноманітних учасниць, які разом генерують ідеї, відкрито комунікують і підтримують цілі одна одної.
Багато звітів, опитувань і досліджень сучасного робочого середовища підтверджують, що командна співпраця підвищує продуктивність незалежно від розміру компанії чи галузі. Але що ж насправді означає співпраця?
Оксфордський словник англійської мови визначає співпрацю як «діяльність, спрямовану на спільну роботу з кимось для створення чогось». У дослідженні Frost & Sullivan «Meetings Around the World: The Impact of Collaboration on Business Performance» поняття співпраці розширюється до «взаємодії між культурою та технологіями, такими як аудіо- та вебконференції, електронна пошта та миттєві повідомлення».
Отже, співпраця — це не просто дія, спрямована на роботу з кимось, у нашому випадку — з командою. Ефективна командна співпраця виходить за межі звичайної спільної роботи; вона передбачає використання сучасних технологій для об’єднання команд з різних місць і часових поясів, забезпечуючи безперервний процес взаємодії між різноманітними командами. Крім того, співпраця має на меті створення «чогось». У бізнес-середовищі це «щось» — це результат. За кожним таким результатом стоїть певний процес, і саме здатність зробити цей процес ефективним визначає успіх командної співпраці в компанії. Тепер, коли ми розуміємо, що таке співпраця і яку роль вона відіграє, настав час дізнатися, які переваги ефективна командна співпраця може принести вашій компанії.
Переваги командної співпраці
Найбільш вимірювані переваги — це, звичайно, економія часу та коштів. Не дивно, що ефективні команди виконують важливі завдання швидше та дотримуються дедлайнів краще, ніж окремі працівниці. Сильна командна взаємодія часто сприяє підвищенню продуктивності та зменшенню кількості перешкод, що допомагає компанії працювати без збоїв.
Сучасні технології змінюють підхід до командної співпраці. Вони дозволяють отримувати доступ до тієї ж інформації з будь-якої точки світу, що особливо важливо для компаній із розподіленими командами. Наприклад, відеоконференції зазвичай скорочують час, витрачений на наради, і усувають потребу у дорогих відрядженнях, роблячи їх ефективною стратегією співпраці.
Ще одна перевага — використання корпоративного месенджера. Це потужне рішення як для внутрішньої комунікації компанії, так і для командної співпраці. Ідея використання миттєвих повідомлень не нова, проте ви здивуєтесь, наскільки корисним може бути компонент для спільної роботи. Можливість легко обмінюватися великими файлами, необмежена історія листування, безкоштовні аудіо- та відеодзвінки, а також численні інтеграції з іншими інструментами для співпраці та підвищення продуктивності об’єднують всю потрібну інформацію в одному місці. Саме тому командні месенджери набувають великої популярності.
Співпраця надає кожній учасниці команди рівні можливості для обміну ідеями, сприяючи перетворенню компанії на організацію, орієнтовану на навчання. Члени команди починають краще розуміти й цінувати різноманітність, ухвалюють рішення, орієнтовані на спільні цілі, та працюють на досягнення загального результату. Приклади командної роботи з реального життя демонструють, що єдність і співпраця приносять користь як окремим особам, так і всій організації.
А які переваги командної співпраці у вашій компанії? Діліться своїми думками в коментарях!
Проблеми командної співпраці
Переваги командної співпраці є досить вагомими, але вони мають свою ціну.
Ось деякі виклики, з якими може зіткнутися ваша компанія на шляху до ефективної співпраці:
1. Інформаційне перевантаження
Існує надто багато інформації, порад і інструментів, серед яких потрібно обирати, що робить процес засвоєння та адаптації знань справжнім викликом. Причина такого розмаїття проста: ніхто не має універсальної формули ефективної командної співпраці, або точніше — кожен організовує її по-своєму. Найкращий спосіб подолати цю проблему — добре знати особливості своєї компанії та команди, щоб розуміти, які поради чи інструменти підійдуть саме вам.
2. Відсутність миттєвих результатів
Побудова ефективної співпраці — це довготривалий процес. Незалежно від того, скільки зусиль ви докладаєте чи які інструменти використовуєте, для досягнення помітних результатів потрібен час. Деякі нетерплячі менеджерки можуть навіть здатися на півдорозі. Єдине, що допоможе — це віра в себе, у свій бізнес і в те, що результати обов’язково виправдають усі зусилля.
3. Побічні витрати
Окрім часу, співпраця потребує додаткових зусиль і фінансових витрат. Іноді виникає брак знань між різними командами або навіть усередині однієї команди. Деяким учасницям може знадобитися додаткове навчання для роботи з новими інструментами. Координація роботи команд із різних локацій чи часових поясів також вимагає додаткових зусиль від менеджерок. Нарешті, інструменти для співпраці можуть бути досить дорогими, особливо якщо ви стартап або переживаєте спад у бізнесі. Рішення полягає в усвідомленні того, що ваша команда виграє від освоєння нових технологій і знайомства з різними точками зору. До того ж багато інструментів для співпраці пропонують безкоштовні пробні періоди або є повністю безкоштовними для використання.
4. Надмірне використання електронної пошти
Усім знайома ситуація, коли вхідна скринька дивує рекордною кількістю отриманих або надісланих листів за день. Визнаймо: якими б зусиллями програмні компанії не намагалися замінити електронну пошту, ми все одно не можемо від неї відмовитися. У деяких випадках це єдиний спосіб укласти угоду. Проте коли йдеться про командну співпрацю, настав час перейти на корпоративні месенджери, таск-менеджери та інші інструменти для роботи в команді, які роблять взаємодію швидкою, простою та захопливою.
5. Брак мотивації
Будьте готові до того, що деякі членкині команди можуть відмовлятися від співпраці. Завжди знайдеться хтось із негативним ставленням або песимістичними поглядами. Такі «вічно незадоволені» скаржаться на все, першими висловлюють заперечення та останніми пропонують рішення. Дуже важливо виявити таких людей якомога швидше й поговорити з ними особисто.
У більшості випадків причина їхнього песимізму полягає в нерозумінні того, яку користь командна співпраця може принести компанії, команді чи конкретній людині. Якщо залишити цю проблему без уваги, такі особи можуть знижувати продуктивність і підривати моральний дух команди, викликаючи розчарування й конфлікти.
Такий виклик також вказує на те, що вашій команді потрібна сильна лідерка, яка зможе мотивувати учасниць, пояснити їм цінність командної співпраці та об’єднати команду для досягнення спільних цілей.
З якими викликами стикалася ваша команда на шляху до ефективної співпраці? Діліться своїм досвідом у коментарях!
Як покращити командну співпрацю на робочому місці
Наразі вже має бути зрозуміло, наскільки важливою є співпраця та які виклики вона може спричинити. Тож настав час дізнатися, як зробити її правильною. Ось кілька порад, які допоможуть вашій команді ефективно співпрацювати.
Переконайтеся, що члени вашої команди спілкуються один з одним.
1. Станьте прикладом для наслідування
Без сумніву, успіх командної співпраці значною мірою залежить від підтримки менеджерок і керівництва компанії. Важливо створити сприятливе середовище для взаємодії та розвивати культуру співпраці на всіх рівнях організації. Членкині команди не повинні боятися висловлювати свої думки й взаємодіяти як із колегами, так і з керівництвом. Водночас неможливо змусити когось до співпраці. Ефективна командна робота можлива лише за умови, що працівниці довіряють компанії та відчувають довіру до себе. Завжди пам’ятайте: саме підтримка й довірливі стосунки визначають майбутній успіх вашої команди.
2. Встановіть чіткі цілі
Кожній ефективній команді потрібно розуміти, які спільні цілі стоять перед ними, як ці цілі вимірюються та на чому команда повинна зосередитися. Встановлюйте реалістичні очікування, інакше ваша команда знайде лише розчарування замість успіху.
3. Визначте ролі та обов’язки
Членкині команди повинні чітко розуміти свої ролі та обов’язки в умовах співпраці. І, до речі, не забувайте регулярно переглядати ці ролі, підходячи до кожного члена команди індивідуально. Крім того, заохочуйте учасниць брати на себе більше відповідальності й будьте готові підтримати їх, якщо вони зіткнуться з труднощами.
4. Організуйте процес
Не може бути мови про ефективну командну співпрацю, якщо не організувати робочі процеси. Окрім надання підтримки, формування довіри та уточнення ролей і обов’язків членів команди, ваше завдання — створити платформу для обміну ідеями або надання зворотного зв’язку.
Спробуйте залучити учасниць команди до прийняття важливих рішень, що стосуються проектів, над якими вони працюють. Дозвольте командам повідомляти статус роботи в реальному часі. Якщо у вашій компанії є віддалені команди, вам слід використовувати відповідний інструмент для управління проектами, який підтримує методи Scrum або Kanban і надає гнучкість організаціям. Це допоможе створити середовище для співпраці, тримаючи кілька команд зосередженими на досягненні спільних цілей.
5. Озброїте свою команду інструментами
Культура співпраці потребує не лише чіткої організації та розуміння бізнес-процесів, а й правильних інструментів для покращення комунікації в команді. Мета інструментів для співпраці — допомогти команді працювати над спільними цілями та підвищити продуктивність, зробивши рутинні завдання швидшими та легшими.
Сьогодні існує кілька сотень, якщо не тисячі, інструментів на вибір. Вони відрізняються за типом завдань, які вони допомагають вирішувати, функціями, ціною, інтерфейсом і багатьма іншими факторами. Комбінація інструментів, включаючи миттєві повідомлення, інструменти для гнучкого управління проектами, блоги та вікі, має бути використана для залучення команд і сприяння ефективній співпраці. Хоча варіантів інструментів безліч, знайти гнучкий інструмент, який добре інтегрується з бізнес-рішеннями, які ви використовуєте, може бути непростою задачею. Якщо у вас уже є програмне забезпечення для командної співпраці та ви хочете додати нові інструменти, краще перевірити, чи сумісний новий інструмент із тим, що ви використовуєте зараз.
Ось короткий список деяких чудових інструментів, які допоможуть зробити вашу командну співпрацю ефективною.
Які є приклади інструментів для співпраці?
Chanty — інструмент для командної співпраці
Chanty — це простий чат для команд, який забезпечує безперешкодну комунікацію та співпрацю. Ми допомагаємо малим командам ставати більш продуктивними завдяки миттєвим повідомленням з необмеженою історією пошуку, надійним обміну файлами та об’єднанню сповіщень з різних сервісів в одному місці.
Chanty має на меті людське обличчя бізнес-процесів і йде ще далі. Робочі потоки надають структуру розмовам, дозволяючи членам команди ефективніше координувати важливі завдання. Аудіо- та відеодзвінки, голосові транскрипти та інтеграції з популярними сервісами перетворюють Chanty на потужний інструмент для бізнесу.
Slack — командний месенджер
Slack — це месенджер для команд з вражаючим списком інструментів для співпраці. Ваша команда може скористатися такими перевагами, як необмежений обмін файлами, пошук та архівування (історія повідомлень до 90 днів у безкоштовному плані), інтеграції з сервісами, такими як Google Drive, Box, Dropbox, Asana та Salesforce; інструменти для управління проектами, такі як JIRA, Trello та Asana; хостинг репозиторіїв Bitbucket, GitHub та GitLab, аплети IFTTT, соціальні медіа платформи, такі як Twitter і LinkedIn, і багато іншого. Slack також пропонує голосові та відеодзвінки, спільний доступ до екрана та можливості для спільного ведення нотаток. Крім того, Slack тепер має вбудовані робочі потоки, автоматизацію та інструменти для створення застосунків, що дозволяє оптимізувати командні процеси та налаштування інтеграцій.
ProofHub — управління роботою «все в одному
ProofHub — це всебічна платформа для управління проектами та співпраці, яка пропонує широкий спектр функцій для допомоги командам у підтримці організованості та продуктивності. Платформа дозволяє користувачам перемикатися між кількома видами перегляду, зокрема переглядом списку, канбан-дошкою, календарем та графіком Ганта, що забезпечує гнучкість у управлінні проектами.
З ProofHub кожному завданню можна призначити початкову та кінцеву дату, щоб забезпечити своєчасне виконання дедлайнів. Платформа також пропонує вбудований чат, обмін файлами та онлайн-прев’ю, що допомагає спростити співпрацю та надати чіткий зворотний зв’язок щодо файлів і зображень. Функція онлайн-прев’ю дозволяє користувачам позначати зображення та надавати відгуки, що полегшує співпрацю з членами команди або клієнтами.
Aritic — Внутрішня співпраця
Aritic Swarm — це інструмент миттєвих повідомлень для внутрішньої співпраці в компанії. Aritic Swarm піднімає командну співпрацю на новий рівень за допомогою зашифрованого безпечного варіанту повідомлень.
Завдяки багатому інтерфейсу користувача та функціям групових повідомлень, серед інших, Aritic Swarm стає платформою, на яку орієнтуються команди, що дотримуються девізу «працювати разом».
Вона збирає всі ваші команди в Aritic Swarm, щоб координувати їх діяльність і сприяти розвитку бізнесу.
Ви можете створювати кімнати для повідомлень або групи, а також вести особисті переписки. Завантажуйте відео, зображення, документи та будь-які інші файли, використовуйте емодзі в повідомленнях, пишіть повідомлення з кодом HTML. Форматуйте повідомлення за допомогою жирного шрифту, курсиву або перекресленого тексту, щоб підкреслити важливі аспекти вашого повідомлення.
Trello — Управління проектами
Trello — це інструмент для управління проектами, який використовує метод Канбан для допомоги командам у візуалізації їх робочих процесів і ефективному управлінні завданнями. За допомогою Trello команди можуть створювати дошки, що представляють їхні проекти, кожна з яких містить списки, що відображають етапи життєвого циклу проекту. Кожен список містить картки, що представляють окремі завдання, і члени команди можуть бути призначені до кожного завдання за потребою.
В цілому, Trello — це зручний у використанні інструмент для управління проектами, який підходить для команд будь-якого розміру та галузі. Його інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, можливість налаштування функцій і інтеграції роблять його відмінним вибором для команд, які прагнуть оптимізувати свої робочі процеси та ефективно керувати проектами.
Backlog — управління проектами онлайн
Backlog — це інструмент для управління проектами, контролю версій і відстеження помилок, який також пропонує низку інструментів для покращення співпраці в команді. Серед інструментів для колаборації в Backlog є коментарі та згадки, які дозволяють членам команди обговорювати завдання та обмінюватися відгуками в реальному часі. Backlog також пропонує вики та бази знань, що спрощують обмін інформацією та документацією між членами команди.
Інструменти для управління завданнями в Backlog дозволяють легко створювати й призначати завдання, встановлювати терміни виконання та відстежувати прогрес. Крім того, Backlog має діаграми Ганта та діаграми «burn down», які надають візуальні відображення строків виконання проекту та прогресу. Ці інструменти допомагають командам залишатися на правильному шляху та приймати обґрунтовані рішення щодо термінів виконання проектів і розподілу ресурсів.
Skype — відеодзвінки
Skype — ще один добре відомий сервіс для відеодзвінків та голосових дзвінків. Його буде корисно використовувати для щоденних чи щотижневих дзвінків, відеоконференцій з віддаленими командами, співбесід, комунікації з клієнтами та можливості дзвонити на стаціонарні телефони.
Окрім своїх базових безкоштовних функцій, Skype пропонує платні функції для бізнесу, такі як конференції для до 250 осіб, сумісність з інструментами MS Office, інтеграцію з іншими сторонніми бізнес-застосунками та покращену безпеку.
Pics.io — інструмент для DAM
Pics.io пропонує низку потужних функцій, які роблять легким управління та обмін активами. За допомогою Pics.io ви можете організовувати свої активи в колекціях, додавати ключові слова та теги для зручного пошуку, а також налаштовувати дозволи на доступ для різних користувачів та команд. Ви також можете переглядати та редагувати файли безпосередньо в Pics.io, що заощаджує час та спрощує робочий процес.
В цілому, Pics.io — це потужне і зручне рішення для управління цифровими активами (DAM), яке пропонує низку функцій для ефективного управління та обміну активами. Його інтеграції, інструменти аналітики та налаштовувані дозволи на доступ роблять його ідеальним для розподілених команд і організацій різного розміру. Завдяки збереженню активів в порядку та доступності, Pics.io допоможе вам оптимізувати робочі процеси та підвищити загальну продуктивність.
Cincopa
Cincopa дозволяє легко створювати, демонструвати та ділитися відео з членами команди. Платформа для управління цифровими активами та хостингу відео, Cincopa пропонує різноманітні функції, орієнтовані на співпрацю співробітників. За допомогою RecTrace члени команди можуть записувати себе, свій екран або обидва варіанти та надсилати персоналізовані відео. Безкоштовне розширення для Chrome, RecTrace, можна використовувати прямо в електронній пошті. Після завершення запису відео автоматично додається до вашого листа. Ви також можете переглядати свою бібліотеку відео в Cincopa без необхідності покидати браузер електронної пошти!
Zendesk — служба підтримки клієнтів
Zendesk — це комплексне рішення для підтримки клієнтів. Він пропонує налаштовуваний інтерфейс, функції живого чату та інтеграцію з програмами, такими як Salesforce і Google Analytics. Це також допомагає компаніям покращити взаємодію з клієнтами та краще зрозуміти свою цільову аудиторію.
Однією з ключових переваг Zendesk є його здатність допомогти бізнесу покращити взаємодію з клієнтами та отримати кращі уявлення про свою цільову аудиторію. Платформа пропонує низку аналітичних інструментів і функцій звітності, що дозволяє бізнесам відстежувати взаємодії з клієнтами, вимірювати рівень задоволення клієнтів і отримувати інформацію про поведінку та вподобання клієнтів. Ці дані можуть допомогти бізнесу визначити сфери для покращення у своїх зусиллях по підтримці клієнтів, а також можливості для розвитку та розширення.
Google Suite, Dropbox — програми для спільної роботи
Google Suite — це чудове рішення для віддалених команд. Він надає можливості для зберігання, організації та пошуку файлів, а також включає функції співпраці, такі як спільне використання, редагування та коментування документів та застосунків. Окрім спільної роботи над маркетинговим контентом, є й багато інших можливостей, таких як надання звітів, нотаток з нарад і інтеграція з іншими сервісами.
Dropbox стане в пригоді, коли потрібно поділитися мультимедійними файлами або PDF-документами за допомогою посилання, не перевантажуючи сервер електронної пошти великими вкладеннями.
GanttPRO — управління проектами
GanttPRO — це інструмент управління проектами, заснований на діаграмах Ганта. Програмне забезпечення має зручний та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, завдяки якому навіть нові учасники команди можуть легко зрозуміти обсяг роботи та інші важливі деталі. GanttPRO об’єднує всі робочі процеси, які команди виконують щодня: управління завданнями, відстеження прогресу, управління ресурсами та витратами, сама співпраця в команді, відстеження часу та багато іншого. Це програмне забезпечення може стати центральним місцем, де команди можуть зустрічатися щодня та підвищувати свою продуктивність завдяки ефективному управлінню проектами.
Отже, це короткий список програмного забезпечення та інструментів, які можуть підвищити ефективність співпраці в команді. Існує також більш детальний посібник по технологічним перевагам, які ви можете використовувати під час роботи разом. Список включає докладний опис і ціни кожного інструменту. Ознайомтесь з статтею 50+ Дивовижних інструментів для командної співпраці.
Як ви бачите, сьогодні можна знайти відповідний інструмент для будь-якої задачі чи діяльності, над якою ви працюєте. Щоб зробити правильний вибір, слід врахувати ваші потреби, наявну інфраструктуру та не бійтеся експериментувати. Як ви обирали правильні інструменти для вашої команди? Поділіться своїм досвідом у коментарях.
Висновок
Ефективна співпраця в команді — це важливий елемент загального успіху команди. Вона дозволяє вашій компанії підвищити продуктивність, економлячи час та гроші, витрачені на кожен проект. Більше того, завдяки співпраці учасники команди можуть ділитися цінностями, відповідальністю та відчувати себе частиною більшої групи, яка зосереджена на досягненні спільної мети.
Основні труднощі, які заважають компаніям створити культуру співпраці, виникають через недооцінку її важливості.
Щоб зробити ефективну співпрацю в команді пріоритетом для вашої компанії, вам слід:
- Розпочати з визначення мети покращити співпрацю в вашій компанії.
- Переконатися, що ваша команда розуміє цінність співпраці так само, як і ви. Застосовуйте індивідуальний підхід, якщо хтось не розуміє важливості цього процесу.
- Враховувати співпрацю як довгостроковий процес і бути готовим вкласти час, гроші та зусилля для того, щоб вона працювала.
- Підтримувати та мотивувати вашу команду на шляху до ефективної співпраці.
- Використовувати правильні інструменти, які піднімуть вашу співпрацю на новий рівень.
Оновлення: Майбутнє співпраці в команді
З вступом у індустрію 4.0 ми потрапили в нову еру співпраці в команді. Спільна робота членів команди з різних локацій стає все більш звичною. Команди стають більш розподіленими в сучасному робочому середовищі, що робить співпрацю між працівниками ще важливішою. Як же зробити це ефективно?
Джонатан Розенберг, віцепрезидент і технічний директор групи з технологій співпраці Cisco, стверджує, що в майбутньому ми будемо перебувати в “перманентному стані зустрічей”. Ці постійні зустрічі будуть не лише про дзвінки та аудіоконференції, але й про відео та інтегровані можливості чату. Саме тут інструменти комунікації вийдуть на перший план. Експерти впевнені, що майбутнє співпраці в команді буде обов’язково мобільним, майже повністю забезпеченим смартфонами. Крім того, як припускає Мартін Велкер, засновник і CEO Zenkit, через 10 років майбутнє співпраці в команді “включатиме доповнені процеси та машинне навчання”.
Використання переваг штучного інтелекту
Говорячи про ефективну співпрацю в команді, не можу не зазначити, що цей рік — рік, коли штучний інтелект знову стає великим.
Машинне навчання та штучний інтелект активно підтримуються лідерами галузі, такими як Google, Apple, Facebook та тисячами інших компаній по всьому світу. Завдяки всім зусиллям, які зараз спрямовуються на додавання інтелекту до програмних продуктів, незабаром настане час, коли технології стануть ще розумнішими та простішими у використанні.
Ознаки ефективної співпраці в команді
Є всебічне дослідження Gallup про те, що спільного в сильних командах. Хоча воно датоване 2009 роком, це дослідження все ще часто цитують в інтернеті і воно є дуже актуальним сьогодні. Згідно з Томом Ретом та Баррі Кончі, стійкість до конфліктів є першим явним знаком ефективної співпраці в команді. Тобто, будь-які суперечки не призводять до розколу сильних команд. Навпаки, спільна праця дозволяє колегам набиратися сил і розвивати згуртованість у важкі часи.
Серед інших ознак чудової команди — здатність її членів ставити інтереси організації вище власних амбіцій. Згідно з дослідженням, співробітники повинні бути так само відданими своєму особистому життю, як і роботі. Створення ефективної стратегії співпраці передбачає балансування між цими цінностями.
Також корисно пам’ятати, що команди проходять певні етапи ефективності, згідно з «Кривою ефективності команди» Джона Каценбаха. Є досить тривалий шлях від робочої групи до надзвичайної команди. Лише кілька команд досягли цього рівня командної роботи, але з правильними стратегіями для співпраці в команді на робочому місці, чому б не спробувати?
Цю статтю вперше опубліковано у липні 2020 року.
Add comment