10 найкращих інструментів для комунікації (з плюсами та мінусами)

Коли ваша команда складається з двох людей, все здається простим. Ваші ролі та обов’язки зрозумілі. Спілкуватися в команді теж легко. Достатньо легенького поштовху ліктем і дружнього: “Як справи, друже?”, щоб усе йшло як слід.

Але зі зростанням компанії групове спілкування може стати справжнім викликом. Раптом командна комунікація стає хаотичною. Ви можете виявити, що балансуєте між різними платформами, як-от WhatsApp, Facebook і Skype. Це може перетворитися на безлад!

Чому важливі інструменти для комунікації

Необхідні документи наче розчиняються в повітрі, а ви витрачаєте дорогоцінний час на їх пошук. Здається, що робота просто не просувається.

Знайома ситуація?

Настав час знайти інструмент, який допоможе організувати командну комунікацію і об’єднати все в одному місці. Правильне програмне забезпечення для спілкування в команді допоможе тримати все під контролем і забезпечить ефективну роботу вашої команди.

Наша команда в Chanty активно працює над нашим інструментом для комунікації. Звісно, ми стикалися з багатьма конкурентами та провели детальні аналізи різних застосунків. У результаті ми склали список найнадійніших інструментів для внутрішньої комунікації, вказавши їхні плюси та мінуси, щоб вам було легше обрати.

Тепер час ознайомитися з найкращими інструментами для комунікації.

1. Chanty

Це не був би наш блог, якби ми не почали список із застосунку, над яким працюємо. Chanty — це платформа для командної співпраці з простим і зрозумілим інтерфейсом. Завдяки цьому вона чудово підходить для будь-яких робочих команд, навіть для тих, хто не надто розбирається в технологіях.

Chanty пропонує необмежену історію повідомлень. Ви можете спілкуватися у публічних, приватних і особистих чатах із колегами за допомогою текстових повідомлень, аудіо- та відеодзвінків, а також голосових повідомлень. Будь-яке повідомлення легко перетворити на завдання та призначити його будь-якому члену команди.

Особливістю Chanty є унікальна концепція Teambook, яка впорядковує всю вашу комунікацію. Якщо вам здається, що ваші чати на роботі перетворюються на “чорну діру”, вам точно сподобається Chanty, де все легко знайти. Загалом, з Chanty працювати швидше й простіше.

Ціни:

• Безкоштовний план Chanty доступний для команд до 5 учасників
• Платні плани починаються від $ 3 за місце

Історія повідомлень, яка доступна для пошуку, включена у всі плани Chanty.

Переваги:

• Безкоштовна необмежена історія повідомлень із можливістю пошуку
• Простий та зрозумілий інтерфейс
• Легкий старт і простота у використанні
• Доступна цінова політика
• Унікальна функція Teambook (організує все, чим ви ділитеся)
• Високоякісні аудіо- та відеодзвінки
• Голосові повідомлення
• Вбудований менеджер завдань
• Інтеграція з 1500+ застосунками
• Користувачі можуть впливати на дорожню карту Chanty

Недоліки:

• Деякі кастомні інтеграції ще не реалізовані (в процесі розробки)

Якщо у вас є запитання щодо Chanty, залишайте коментарі! Або ж приєднуйтесь до нашої дружньої спільноти користувачів Chanty та спробуйте наш застосунок ⬇️. Ми з нетерпінням чекаємо на ваші відгуки.

2. HubEngage

HubEngage — це уніфікована багатоканальна платформа для внутрішньої комунікації з працівниками, їх визнання, корпоративних соціальних мереж, опитувань, миттєвих повідомлень та AI-пошуку. Компанії будь-якого розміру можуть досягати та залучати своїх працівників через інтранет, мобільні засносунки, електронну пошту, SMS/текстові повідомлення та цифрові екрани.

HubEngage також інтегрується з Slack, MS Teams, Sharepoint і WhatsApp, щоб дістатися до працівників там, де вони є. Організації мають можливість вибирати потрібні модулі й легко додавати нові за необхідності без потреби купувати нову платформу, керувати новими інтеграціями чи змушувати працівників переходити між кількома засносунками. З одним єдиним засносунком для працівників організації можуть досягти підвищення продуктивності, високого рівня залучення та зменшення витрат.

Переваги:

• Комплексність: Найбільший набір функцій серед усіх платформ, що охоплюють усі аспекти комунікації та залучення
• Персоналізація: Повне брендування, вибір модулів, налаштування досвіду для працівників
• Автоматизація: Генерація контенту на базі AI, модерація AI, аналіз настроїв, планування, автоматичні визнання й інші функції
• Гейміфікація: Система балів, інтеграція винагород, вбудовані подарункові картки, таблиці лідерів
• Багатомовність: Доступний на 30+ мовах
• Чудова підтримка: Навчання, підтримка стратегії залучення, вебінари, найкращі практики та багато іншого

Недоліки:

• Жодних реальних недоліків

3. ProofHub

ProofHub, на відміну від інших інструментів для командної комунікації зі списку, є універсальним засносунком для управління проєктами та командної комунікації. Він стає корисним, коли використання кількох інструментів для спілкування, планування, організації та відстеження прогресу роботи створює розрізнені дані, відволікає користувачів, додає зайвої роботи та не дає можливості отримати цілісне уявлення про продуктивність. Тож, коли синхронізація команд стає значно складнішою зі зростанням компанії, ви можете вирішити витрачати гроші та час на один засносунок замість багатьох. Саме тут ProofHub проявляє свої переваги.

Переваги:

• Повний набір функцій: чат, управління завданнями, календар, затвердження, відстеження часу тощо
• Доступна ціна за широкий набір функцій
• Підходить для будь-яких команд — віддалених, міжфункціональних
• Простий і зручний інтерфейс із мінімальною кривою навчання
• Можливість налаштувань під свої потреби
• Доступний більш ніж на шести мовах

Недоліки:

• Інтеграції обмежені до FreshBooks Classic, FreshBooks, QuickBooks, Google Calendar, iCal, Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive та Outlook (нові інтеграції — незабаром)
• Відсутні вбудовані відео- та аудіодзвінки

4. Brosix IM

Brosix IM — це засносунок для командної комунікації, що спеціалізується на приватних та повністю адміністрованих командних мережах. Brosix прагне забезпечити універсальне рішення для співпраці та пропонує широкий набір функцій, таких як аудіо- та відеочати, передача файлів між користувачами, спеціалізовані чат-кімнати та спільний доступ до екранів.

Особлива увага приділяється безпеці та конфіденційності на приватних мережах Brosix, з шифруванням всіх каналів комунікації від кінця до кінця та адміністративним контролем за тим, хто приєднується до мережі. Це робить Brosix хорошим вибором, якщо ви шукаєте засносунок для командної комунікації з високим рівнем безпеки.

Переваги:

• Універсальна приватна мережа для командної комунікації
• Високий рівень безпеки
• Доступні ціни для широкого набору функцій

Недоліки:

• Деякі застарілі елементи дизайну

5. Slack

Slack — популярний засносунок для командної комунікації та співпраці. Він включає миттєві повідомлення, обмін файлами, аудіо/відеодзвінки, потужний пошук і найбільшу кількість інтеграцій серед конкурентів.

Переваги:

• Стильний дизайн і креативне копірайтинг
• Велика кількість інтеграцій
• Широкий набір потужних функцій
• Пошук у завантажених документах
• Потужне управління сповіщеннями
• Висока налаштовуваність робочого простору

Недоліки:

• Обмеження історії повідомлень на 90 днів
• Занадто складний інтерфейс
• Дорого коштує

6. Flock

Flock — це засносунок для командної комунікації з Індії, що включає миттєві повідомлення, численні інтеграції, вбудовані списки завдань та опитування. Аудіо- та відеодзвінки доступні через інтеграцію з Appear.in.

Переваги:

• Доступний за ціною
• Швидший за Slack
• Глибока інтеграція з Google Drive
• Вбудовані списки завдань та опитування

Недоліки:

• Складний інтерфейс
• Обмеження на 10 000 повідомлень

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams, як частина пакету Office 365, є інструментом для командної комунікації, розробленим для підприємств. Завдяки своїй потужній, але не надто інтуїтивно зрозумілій функціональності, MS Teams пропонує миттєві чати, аудіо/відеодзвінки через Skype for Business та корисні інтеграції з інструментами Microsoft Office 365.

Переваги:

• Повна інтеграція з застосунками Office 365
• 1 ТБ хмарного сховища на користувача
• Отримання інших інструментів Microsoft Office в пакеті

Недоліки:

• Важко почати користуватися
• Складний інтерфейс
• Підтримка клієнтів потребує покращення

8. Ryver

Ryver, об’єднуючи командну комунікацію з менеджером завдань, пропонує безкоштовний засносунок для командної комунікації з необмеженою кількістю повідомлень та зберігання даних. Інтеграція з Zapier дозволяє підключати Ryver до більш ніж 500 застосунків. Він безкоштовний, поки ваші члени команди не почнуть використовувати завдання. Протягом перших 14 днів ви отримаєте преміум-сервіси безкоштовно.

Переваги:

• Необмежена історія повідомлень
• Необмежене зберігання даних
• Вбудоване управління завданнями
• Фіксована ціна

Недоліки:

• Інтерфейс потребує покращень
• Вбудовані відео/аудіодзвінки (бета)

9. Fleep

Fleep дозволяє спілкуватися з іншими користувачами Fleep або навіть надсилати електронні листи через Fleep. Команда у Fleep еквівалентна приватному каналу в Slack. Аудіо- та відеодзвінки доступні через інтеграцію з appear.in, що дозволяє до восьми осіб брати участь у дзвінку.

Переваги:

• Необмежена історія повідомлень, необмежені інтеграції
• Можливість надсилати електронні листи через застосунок
• Чистий інтерфейс

Недоліки:

• Обмежена кількість доступних інтеграцій

10. FlippingBook

FlippingBook пропонує онлайн-інструмент та програмне забезпечення для створення цифрових фліпбуків. Інструмент перетворює PDF-файли на інтерактивні професійні документи, якими можна ділитися через посилання. FlippingBook полегшує командну співпрацю: команди можуть створювати фліпбуки в приватному робочому просторі, використовувати приватні або спільні папки та інтегрувати інші інструменти для більш плавних робочих процесів. Інструмент пропонує кілька вбудованих функцій для вашої зручності: від форми для збору потенційних клієнтів до варіантів дизайну та детальної статистики, що є рідною функцією продукту. Також ви можете інтегрувати його з будь-яким іншим інструментом через Zapier.

Переваги:

• Легке управління: запрошення або видалення учасників команди одним кліком, надання доступу до папок та доменів
• Персональні сповіщення на електронну пошту про взаємодію вашої аудиторії з вашим контентом
• Приватні та спільні папки для зручної співпраці

Недоліки:

• Відсутність вбудованих відео/аудіодзвінків

Як вибрати найкращі інструменти для комунікації в команді?

Вибір правильного програмного забезпечення для командної комунікації може зайняти багато часу. Хоча кожна команда унікальна і має свої індивідуальні вимоги, ви можете використовувати такі критерії, щоб легше знайти підходящий інструмент:

1. Переконайтеся, що це закритий простір для команди
   Інструменти для комунікації в команді є більш приватними порівняно з іншими платформами, як-от Skype. У Skype можуть з’являтися повідомлення від друзів чи родини, що відволікає, коли ви намагаєтесь працювати. Іноді можна запросити клієнта чи фрілансера до чату вашої команди, але здебільшого комунікація відбувається між вами та вашою командою навколо завдань та проєктів.
2. Потужний чат для команди
   Хоча ви можете бути великим фанатом відео та аудіо дзвінків, текстова комунікація все ще є необхідною для будь-якої команди. Тому мене часто дивує, коли Google Hangouts або FaceTime з’являються у списках «інструментів для командної комунікації». Найкраще програмне забезпечення для командної комунікації повинно пропонувати більше, ніж просто базове повідомлення. Ви повинні мати можливість обмінюватися файлами, шукати історію повідомлень, редагувати, видаляти, пересилати повідомлення, прикріпляти важливі розмови і так далі. Чому обмежуватися лише текстом або відео, коли ви можете мати все це, і навіть більше?
3. Перевірте конфіденційність та безпеку ваших інструментів комунікації
   Чутлива інформація, якою ви та ваша команда ділитесь, повинна бути доступна тільки вашій компанії. Ви не хочете, щоб відбувалися витоки даних або несанкціонований доступ до приватних розмов. Деякі інструменти для комунікації в команді дозволяють адміністраторам переглядати приватні чати, що може бути прийнятним в деяких компаніях, але неприпустимим в інших. Ми рекомендуємо ретельно перевірити політику конфіденційності та задати представнику інструменту для комунікації в команді всі питання, що стосуються захисту даних. Також варто інвестувати в рішення на основі ШІ для доступу, коли члени команди та адміністратори отримують доступ до чутливих даних тільки за певними умовами.
4. Обирайте швидкість
   Чудовий інструмент для комунікації в команді повинен доставляти повідомлення миттєво — в мить ока. Адже ніхто не любить чекати, поки повідомлення завантажиться. Однак іноді програмне забезпечення з надто складними функціями може уповільнити процес. Але перед тим, як звинувачувати ваш чат, перевірте своє підключення до Інтернету.
5. Тестуйте відео та аудіо дзвінки
   Якщо ваша команда працює віддалено, відеоконференції, ймовірно, будуть частиною вашої щоденної чи тижневої роботи. Саме тому важливо вибрати інструмент для комунікації в команді, який включає варіанти відео та аудіо дзвінків високої якості. Ця функція може бути або вбудованою, або реалізована через інтеграцію з сервісами відеоконференцій (Chanty, Skype). Найкраще програмне забезпечення для командної комунікації забезпечує природне відчуття при віртуальних зустрічах, допомагаючи вашій команді залишатися на зв’язку, де б вони не знаходились.
6. Обирайте інструменти для комунікації на основі хмарних технологій
   Якщо вам не потрібно, щоб програмне забезпечення було встановлено на комп’ютерах чи сервері вашої компанії, хмарні рішення дозволяють синхронізувати комунікацію команди на різних пристроях та отримувати доступ до файлів і повідомлень звідусіль. Хмарні рішення гнучкі, прості в налаштуванні і не потребують установки на комп’ютери вашої компанії.
7. Шукайте зручність у використанні
   Комунікація в команді відбувається щодня, тому вибраний вами інструмент повинен бути зрозумілим і інтуїтивно зрозумілим. Оскільки значну частину нашого життя ми проводимо на роботі, чому б не зробити це приємним? Це саме те відчуття, яке ви повинні мати при використанні інструменту для комунікації в команді. Найкращі інструменти для комунікації дозволяють легко співпрацювати без розчарувань, даючи вашій команді можливість зосередитися на своїх завданнях, а не боротися з програмним забезпеченням. У вашому повсякденному житті не має місця для роздратування. Це майже як вибір партнера на все життя — якщо ви не можете терпіти його погані звички, подумайте двічі.
8. Інтеграції
   Інтеграції — це те, що зазвичай робить інструменти для внутрішньої комунікації відмінними від програм, призначених для особистої комунікації. Інтеграції перетворюють інструменти для комунікації в команді на центральний хаб для всіх робочих повідомлень. Це означає отримання сповіщень із програм, які ви використовуєте (це можуть бути будь-які програми від MailChimp до Zendesk до Xero) в одному місці. Це оптимізує робочий процес і зменшує необхідність постійно перемикатися між платформами. Визначте програми, які ви найчастіше використовуєте на роботі, і перевірте, чи має інструмент для комунікації в команді необхідні інтеграції.
9. Крос-платформеність
   Залишатися на зв’язку з командою важливо в умовах швидко змінюваного робочого середовища. Саме тоді мобільні застосунки стають у нагоді, спрощуючи і роблячи комунікацію в команді більш ефективною. Можливо, це страх пропустити важливу інформацію (FOMO), але я звик перевіряти наш командний чат увечері після роботи та у вихідні. Використання програмного забезпечення для комунікації в команді повинно бути зручним у будь-який спосіб. Незалежно від того, чи ви використовуєте веб-версію, macOS, Windows або мобільні застосунки, найкраще програмне забезпечення для командної комунікації повинно бути простим у використанні, гнучким і доступним на всіх необхідних платформах. Завжди добре мати план для комунікації.
10. Запитайте про необхідні функції (і перевірте підтримку клієнтів)
    У кожної команди є свої унікальні вимоги до функцій застосунка. Не соромтесь звертатися до представника програми або менеджера підтримки, щоб дізнатися більше про потрібні функції. Чим більше досліджень ви проведете до того, як вибрати програму, тим ефективніше та продуктивніше буде комунікація у вашій команді.

Наша команда ретельно досліджувала кожного конкурента Chanty. Звісно, всі інструменти для комунікації мають свої переваги та недоліки. Ми уважно врахували всі відгуки, щоб створити програму, яка дійсно варта вашої уваги. Ознайомтесь з Chanty, новачком у світі програм для командної комунікації 2018 року, створеним з любов’ю та пристрастю.

Тепер ваша черга. Які інструменти ви розглядаєте для вашої команди і чому? Які найбільші проблеми комунікації в вашій компанії? Поділіться ними в коментарях нижче.