Ймовірно, ви займаєтесь багатьма проектами одночасно, незалежно від того, що написано на вашій візитці. Це точно звичайний робочий день, якщо ви телефонуєте іноземному клієнту через Chanty, водночас відправляючи запрошення на зустрічі та електронні листи з поточними звітами вашому керівнику.
Додайте до цього останню хвилину дедлайн або спонтанну командну нараду, і раптом ваш день перетворюється на циркове шоу з балансуванням. І ось тут на допомогу приходить структурована стратегія управління часом. Розподіліть свою роботу на чіткі блоки та озбройтесь правильними інструментами — і хаос перетворюється на злагоджений робочий процес.
Багатозадачність — це не лише модна тенденція; це ключ до успіху. Керувати такою кількістю обов’язків одночасно не так просто, але це значно легше, якщо у вас є відмінні навички управління часом. Ви зможете завершити завдання без втрати якості або здорового глузду, ефективно розставляючи пріоритети. У більшості випадків це призведе до підвищення впевненості в собі та кращого ухвалення рішень у стресових ситуаціях.
Не обов’язково відчувати, що вас тягнуть у різні боки, аби пройти робочий день без почуття незавершеності. Візьміть на себе ініціативу з управління часом за допомогою таких інструментів, як інтегровані календарі та застосунки для пріоритетизації завдань, які допоможуть вам тримати ситуацію під контролем, а не бути в залежності від обставин.
Що таке управління часом?
Управління часом — це процес планування та організації свого часу для виконання завдань і діяльностей з метою максимізації ефективності роботи. Іншими словами, це мистецтво виконувати всі необхідні справи без стресу.
Це не лише про виконання завдань, але й про передбачення труднощів і створення буферів на випадок непередбачуваних обставин. Інша сторона управління часом полягає в умінні сказати «ні» відволіканням та «так» можливостям, які відповідають вашим цілям.
Основний момент полягає в тому, що технології виступають каталізатором у гонитві за покращенням управління часом. Від асистентів для планування на основі штучного інтелекту до детальних аналітичних даних про те, як саме ви витрачаєте свій час, сучасні інструменти створені для того, щоб економити години кожного тижня. Ці рішення покажуть вам, де саме виникають проблеми у вашому робочому процесі, що дасть можливість в реальному часі коригувати та оптимізувати свою діяльність.
Використовуючи різноманітні застосунки та інструменти, ви можете досягти максимальної продуктивності з мінімальними зусиллями. Ці інструменти допомагають розділяти великі проекти на маленькі частини, щоб навантаження стало підйомним, і ви могли рухатись вперед крок за кроком. Це, з одного боку, зменшує стрес, а з іншого — покращує загальну ефективність.
З розумінням важливості управління часом і планування, організації почали інтегрувати програмне забезпечення для запису на прийоми. Ці платформи не лише полегшують бронювання зустрічей, але й допомагають командам залишатися в злагоді, адже вони мають доступ до інформації про доступність кожного. Результатом є менше конфліктів при плануванні та кращє використання колективного часу.
11 інструментів для керування проектами
Інструменти для керування проектами — це програмні платформи, які допомагають бізнесам покращувати операції та пріоритетизувати проекти й завдання. Різні команди можуть отримати користь від різних інструментів в залежності від потреб бізнесу.
Давайте розглянемо найкращі інструменти для управління часом більш детально.
Chanty
Chanty — інструмент для командної комунікації та співпраці, який допомагає вам виконувати всю роботу разом. Він обіцяє підвищити вашу продуктивність і працювати ефективніше, ніж раніше. Як результат, ви економите багато часу, не витрачаючи його на безрезультатні дії чи відчуття, що не досягли нічого навіть після напруженого дня.
Перехід на Kanban-дошку може покращити ваш робочий процес, дозволяючи вам керувати всіма завданнями в одному місці з оглядом з висоти пташиного польоту.
Chanty також можна використовувати не лише для комунікації, об’єднуючи інші застосунки й уникаючи необхідності перемикатися між ними.
Основні функції
- Безмежна історія розмов
- Аудіо- та відеоконференції
- Історія, доступна для пошуку
- Kanban-дошка для управління завданнями
Завдяки своїм ефективним функціям Chanty може допомогти вашій команді, якщо ви стикаєтеся з такими проблемами:
- Проблеми з продуктивністю під час робочих годин
- Співпраця при роботі віддалено або в офісі
- Пропущені дедлайни проектів
- Відсутність ефективної комунікації та управління часом
Переваги
- Сумісність з іншими програмами для керування проектами
- Індивідуальні налаштування безпеки
- Повідомлення, налаштовані під вас
- Підтримка операційних систем Windows, Mac, Linux та Chrome
- Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, що підвищує вашу продуктивність
- Ефективні функції пошуку, які допомагають знаходити потрібну інформацію
- Застосунок зосереджений на управлінні завданнями
- Функції обміну повідомленнями орієнтовані на призначення та виконання завдань
ProofHub
ProofHub — це простий у використанні інструмент для управління часом з потужними можливостями для керування проектами та командної комунікації.
Він дозволяє створювати тимчасові рамки та підсумки часу, що є відмінним способом відслідковувати, скільки часу ваші працівники витрачають на проекти або завдання.
У вас є можливість вручну відстежувати час у табелях обліку робочого часу або використовувати таймер для відстеження часу. Ці табелі також можна експортувати, що спрощує виставлення рахунків і обробку платежів.
Основні функції
- Використання онлайн-інструментів для рецензування для обміну відгуками заощаджує багато часу
- Створюйте численні табелі обліку часу для збору даних
- Діаграми Ганта в ProofHub надають візуальне зображення проектів
- Для користувачів Android та iOS доступний мобільний застосунок
- Доступна ціна
Завдяки своїм ефективним функціям ProofHub може допомогти вашій команді, якщо ви стикаєтеся з такими проблемами:
- Створення менш стресового середовища для керування завданнями для команд
- Створення оцінок часу для визначення того, скільки часу повинно зайняти виконання завдань
- Перегляд статистики часу для всіх проектів, незалежно від того, є вони оплачуваними чи безоплатними, а також прогресу проектів
- Введення кількості годин, необхідних для виконання завдання
Переваги
- Використовуйте табелі для виставлення рахунків клієнтам, обробки заробітної плати, оцінки часу та навіть для управління часом, експортувавши їх
- Табелі з розділу часу можна зберігати та використовувати за потреби
- Створюйте персоналізовані звіти по часу для проектів і людей
- Відстежуйте, скільки часу займає виконання завдань, використовуючи таймери
- Інструменти для звітності в реальному часі
- Обговорення, чати та спільне рецензування є частиною процесу відстеження статусу проекту
- Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс
- Доступна ціна
Time Doctor
Менеджери, працівники, лідери та навіть фрілансери постійно шукають способи підвищити свою продуктивність та конкурентоспроможність на роботі.
Щоб організувати свій час ефективніше, ви повинні усвідомлювати, як ви його витрачаєте.
Time Doctor відслідковує всі ваші буденні активності та надає вам актуальну, корисну інформацію в реальному часі, щоб допомогти вам краще керувати своїм часом на роботі.
Основні функції
- Оцінка продуктивності
- Детальні звіти
- Інтеграції та розширення
- Управління проектами та завданнями
- Безшумне та інтерактивне відстеження часу
Завдяки своїм ефективним функціям Time Doctor може допомогти вашій команді, якщо ви стикаєтеся з такими проблемами:
- Нездатність зосередитися на роботі
- Неможливість точно відстежувати робочі години
- Постійне пропускання дедлайнів проектів
- Виявлення причин, чому ваша команда не продуктивна
Переваги
- Детальні звіти, які допомагають зрозуміти управління часом
- Підтримка операційних систем Windows, Mac, Linux і Chrome
- Точне виставлення рахунків усім клієнтам за допомогою надійної системи управління виставленням рахунків
- Шифрування даних найсучаснішими методами для забезпечення безпеки та конфіденційності
- Можливість відстежувати час навіть без доступу до Інтернету
- Оперативна служба підтримки клієнтів
- Мобільний застосунок для Android з багатьма корисними функціями
- Низька ціна, що підходить для різних цілей
Toggl Plan
Це програмне забезпечення стане велику допомогу, якщо ви є зайнятим керівником проектів.
Toggl Plan надає вам живу картину цілей вашої команди, дозволяючи відстежувати продуктивність і швидко реагувати на зміни. Воно також генерує візуальну дорожню карту, що забезпечує єдність усієї команди, покращуючи співпрацю.
Розширення Toggl Plan для Chrome підключається до будь-яких інших онлайн-інструментів, якими ви користуєтесь, надаючи йому універсальність, яку цінують компанії, як-от Spotify, Buzzfeed і Microsoft.
Основні функції
- Відстеження часу з нагадуваннями
- Планування звітів
- Аудит часу
- Панель керування проектами
- Інформація про календар
Завдяки своїм ефективним функціям Toggl Plan може допомогти вашій команді, якщо ви стикаєтеся з такими проблемами:
- Важкість в відстеженні проектів
- Стрес через управління роботою
- Важкість у плануванні та виконанні проектів
- Важкість у визначенні термінів і дорожніх карт
Переваги
- Покращує продуктивність і управління часом
- Допомагає забезпечити своєчасне завершення всіх проектів
- Ефективний для відстеження та управління проектами
- Пропозиції щодо затриманих звітів проектів та можливих покращень
- Інтуїтивно зрозумілий і простий інтерфейс
- Сумісний з багатьма застосунками
- Легко налаштовується в порівнянні з іншими застосунками для відстеження часу
- Роботодавці можуть отримувати щоденні, щотижневі або щомісячні електронні листи з звітами по відстеженню часу
Zapier
Zapier — це веб-платформа для автоматизації, яка дозволяє з’єднувати два або більше застосунків для автоматизації операцій. З Zapier ви можете з’єднувати та автоматизувати свої застосунки всього за кілька секунд.
Ви можете використовувати Zapier, щоб знайти улюблені застосунки та вибрати з переліку “Zaps” (інтеграцій), або створити власний процес.
Основні функції
- Інтеграція з обліковим програмним забезпеченням
- Панель активності
- Управління застосунками
- Автоматизація бізнес-процесів
- Автоматизація роботи за допомогою написаних кодів
Завдяки своїм ефективним функціям Zapier може допомогти вашій команді, якщо ви стикаєтеся з такими проблемами:
- Автоматизація робочих процесів
- З’єднання різного програмного забезпечення та інтеграцій
- Автоматизація повторюваних завдань і зміщення фокусу
- Наймання експерта для створення персоналізованої автоматизації
Переваги
- Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс
- Ефективно з’єднує все інше програмне забезпечення, яким ви користуєтеся, за допомогою понад 3000 інтеграцій
- Простий і зручний для користування інтерфейс, який допомагає підтримувати порядок
- Тисячі корисних застосунків мають відмінну підтримку
- Кожен Zap легко налаштувати, навіть без знань програмування
- Шляхи, фільтрування, форматування та вебхуки — це лише деякі з просунутих функцій
- Навіть найскладніші робочі процеси можна автоматизувати в кілька етапів
- Доступна ціна
ClickUp
ClickUp — це динамічний інструмент для підвищення продуктивності, який дозволяє індивідуальним користувачам або командам будь-якого розміру ефективніше керувати своїм часом, спілкуватися та зберігати всю свою роботу в одному місці. Він повністю налаштовується та надає багатофункціональний досвід для того, щоб залишатися на шляху, досягати цілей і відслідковувати оновлення проектів.
З глобальним трекером часу та можливістю оцінки часу ClickUp дозволяє вам кидати виклик самому собі та підвищувати продуктивність у будь-якому завданні.
Основні функції
- Багато інтеграцій
- Налаштовуване управління завданнями
- Відстежування часу, витраченого на різні завдання
- Використання діаграм Ганта для організації завдань
- Створення ментальних карт для візуалізації плану, робочих процесів та ідей
Завдяки своїм ефективним функціям ClickUp може допомогти вашій команді, якщо ви стикаєтеся з такими проблемами:
- Продуктивність протягом дня
- Створення налаштовуваних звітів
- Налаштування календарів
- Моніторинг команди
Переваги
- Дозволяє заощаджувати час і досягати цілей швидше
- Дає можливість оцінити, скільки часу вашим колегам потрібно для виконання завдань та підзавдань
- Якщо ви працюєте над великим проектом, розподіляйте час між завданнями
- Відстежуйте, як ваша команда витрачає свій час
- За допомогою функції перетягування можна змінювати дати пропущених зустрічей у вигляді календаря
- Процент виконання ваших завдань за останні 1-12 місяців відображається у форматі хронології
- Можливість переглядати записи часу, застосовувати налаштовувані фільтри, позначати їх і створювати загальні звіти по часу
- Створюйте звіти для кожного члена команди
Scoro
Шукаєте інструмент для управління часом, який допоможе вам ефективно використовувати свій час та оптимізувати робочі процеси? Scoro дозволяє вам управляти всіма аспектами вашого бізнесу в одному місці, включаючи управління часом, планування діяльності та відстеження того, чи ефективно використовує час ваша команда.
Scoro дозволяє вам планувати діяльність та проекти, визначати пріоритети та терміни, ділитися календарями з командою, щоб вони завжди були в курсі оновлень, і відстежувати прогрес за допомогою функції Project Timeline. Планувальник Scoro полегшує планування завдань, розподіл ресурсів та ефективне відстеження часу.
Основні функції
- Відстежування як реального, так і оплачуваного часу
- Автоматизація нагадувань для запізнілих рахунків, а також планованого і регулярного виставлення рахунків
- Виставлення рахунків клієнтам залежно від кількості виконаних годин
- Експертиза з управління проектами, завданнями та клієнтами
- Звіти по роботі, продуктивності продажів, бюджетах та інших показниках
Завдяки своїм ефективним функціям Scoro може допомогти вашій команді, якщо ви стикаєтеся з такими проблемами:
- Моніторинг, хто працює над якими завданнями
- Відстежування часу виконання завдань та підзавдань
- Оптимізація та аналіз діяльності за допомогою інформаційних панелей
- Моніторинг оплачуваного та неоплачуваного часу, який ваша команда витрачає на зустрічі та проекти
Переваги
- Створення детальних звітів по роботі
- Розподіл звітів за категоріями, такими як діяльність, проекти, партнери, клієнти та інше
- Розумне використання часу вашої команди, визначаючи та вирішуючи проблеми
- Зниження часу, що витрачається на діяльність, яка займає багато часу
- Підвищення продуктивності
- Можливості для обмеження часу
- Інформаційні панелі з різноманітними темами
- Надання вигідних планів оплати, що підходять для різних цілей
Harvest
Harvest — це інструмент для відстеження часу, який допоможе вам реєструвати витрачений час, створювати успішні рахунки-фактури та ретельно контролювати витрати на оплату праці. Він працює на всіх ваших пристроях, як у веб-версії, так і в мобільних застосунках.
Harvest — це один з найвідоміших застосунків для відстеження часу та виставлення рахунків. Завдяки простому інтерфейсу та набору функцій Harvest дозволяє легко реєструвати час та виставляти рахунки вашим клієнтам.
Основні функції
- Створення кошторисів і рахунків на основі витраченого часу
- Відстеження часу з будь-якого браузера, Mac, iPhone або Android
- Інтеграції для відстеження часу через всі ваші улюблені інструменти для управління проектами
- Реальні звіти про витрачений час
- Ведення обліку оплачуваних годин і витрат для зручного виставлення рахунків
Завдяки своїм ефективним функціям Harvest може допомогти вашій команді, якщо ви стикаєтеся з такими проблемами:
- Створення кошторисів і рахунків на основі витраченого часу
- Інтеграції для моніторингу часу через всі улюблені програми для управління проектами на будь-якому браузері, Mac, iPhone або Android
- Звіти про витрачений час у реальному часі
- Ведення обліку оплачуваних годин і витрат, щоб виставлення рахунків було простим
Переваги
- Запуск і зупинка таймерів під час роботи над списком завдань
- Сумісність з програмами, які ви вже використовуєте
- Ведення обліку витрат так само просто, як зробити фотографію
- Виправлення помилок у відстеженні часу безпосередньо у звітах
- Щотижневий перегляд і схвалення табелів робочого часу вашої команди
- Доступна ціна
- Простий у використанні інтерфейс
- Дуже оперативна команда підтримки
RescueTime
RescueTime — це інструмент для настільних або мобільних пристроїв, який працює тихо у фоновому режимі і надає щотижневі звіти, в яких показано, де ви витрачаєте свій час.
Ви можете налаштувати сповіщення, які з’являються, коли ви досягаєте самостійно встановлених обмежень або заблокувати доступ до певних сайтів, що відволікають.
RescueTime — це популярний інструмент для підвищення продуктивності. Для того, щоб збільшити свою продуктивність, потрібно розуміти, де ви проводите більшу частину часу. Тому RescueTime надає вам корисні інсайти, які покажуть, де ви витрачаєте найбільше часу.
Основні функції
- Відстеження часу онлайн та офлайн
- Зручний інтерфейс
- Встановлення розумних цілей
- Налаштовані нагадування
Завдяки своїм ефективним функціям RescueTime може допомогти вашій команді, якщо ви стикаєтеся з такими проблемами:
- Складно зосередитись на найважливіших завданнях
- Потрібно відстежувати події, що відбуваються офлайн
- Необхідно отримувати детальні звіти, тенденції та інсайти
- Потрібно встановлювати розумні цілі та отримувати сповіщення в реальному часі
Переваги
- Звіти та інсайти
- Сповіщення в реальному часі
- Блокування відволікаючих сайтів
- Сумісність з усіма вашими улюбленими програмами
- Обмеження часу, який ви проводите на певних застосунках і вебсайтах щодня
- Автоматичне відстеження часу, проведеного на застосунках, вебсайтах та навіть конкретних документах
- Створення сповіщень та нагадувань
- Інтерфейс, зручний для користувача
Infinity
Кожен має свої вподобання щодо управління часом, що може ускладнювати роботу дизайнерам інструментів для керування часом. Основна ідея Infinity полягає в тому, щоб почати з малого і поступово рухатися до досягнення будь-якої мети, яку ви перед собою ставите.
Те, що ви можете зробити, обмежується лише вашою уявою. Ви можете організувати все: від простого особистого списку справ до масштабного управління проектами для кількох учасників команди, використовуючи основні елементи інструмента — робочі простори, дошки, папки та елементи.
Кожен елемент має налаштовувані властивості, які є основним способом адаптувати вашу систему управління часом під ваші конкретні потреби.
Основні функції
- Оберіть з шести різних перспектив, щоб знайти ту, яка найкраще відповідає вашим потребам
- Структура Infinity дозволяє легко організовувати та змінювати робочі процеси
- Визначте свої завдання за допомогою понад 20 налаштовуваних параметрів
- Встановіть реалістичні терміни та відстежуйте прогрес кожного учасника щодо завдань
Завдяки своїм ефективним функціям Infinity може допомогти вашій команді, якщо ви стикаєтеся з такими проблемами:
- Отримання повної картини оновлень усіх учасників команди на дошках
- Організація та відображення інформації, яку ви хочете чи потребуєте переглядати саме зараз
- Сортування завдань за термінами виконання або датами початку
- Вкладення зусиль у часоємні адміністративні обов’язки та повторювані завдання
- Отримання детальної інформації про продуктивність та ефективність вашої команди щотижня або щомісяця
Переваги
- Перспективний дорожній план
- Легкість у використанні
- Швидка реакція служби підтримки
- Зберігає час, підвищуючи продуктивність
- Чудово підходить для співпраці між працівниками
- Підтримуються різні шаблони для всіх ваших потреб
- Безмежне зберігання та структурування даних проектів
- Визначення, коли хтось відстає і потребує додаткового часу для завершення завдань
Apploye
Apploye — це трекер часу, який допоможе підвищити продуктивність вашої команди, ефективніше відстежуючи та керуючи часом.
Цей інструмент дозволяє легко зрозуміти, як ваші співробітники чи учасники команди витрачають свій час. Красива інтерфейсна частина Apploye також ранжує співробітників за рівнем продуктивності та загальним часом, що відстежується.
Apploye надає детальні звіти для ухвалення обґрунтованих рішень для вашого бізнесу.
Основні функції
- Точне відстеження часу з детальними звітами
- Управління проектами та відстеження часу завдань
- Затвердження табелів обліку робочого часу
- Вхід і вихід
- Реальний час для перегляду того, хто зараз працює
Завдяки своїм ефективним функціям Apploye може допомогти вашій команді, якщо ви стикаєтеся з такими проблемами:
- Управління проектами та завданнями з термінами виконання
- Відстеження оплачуваних робочих годин
- Управління віддаленими працівниками
- Збереження продуктивності вашої команди
Переваги
- Вичерпні звіти для детального аналізу роботи
- Доступність на всіх основних операційних системах та в браузерах Chrome
- Мобільні застосунки підтримують GPS відстеження часу працівників
- Управління заробітною платою співробітників або виставлення рахунків клієнтам на основі відстеженого часу
- Відмінне обслуговування клієнтів, дуже привітний та швидкий відгук
- Відстеження часу в офлайн-режимі допомагає, навіть якщо є проблеми з інтернетом
- Підвищення продуктивності шляхом відстеження часу з проектами та завданнями
- Ціни доступніші порівняно з іншими системами відстеження часу
Висновок
Інструменти для управління часом, такі як ті, про які ми говорили, є основними для підвищення рівня продуктивності в гібридних та віддалених командах. Вони дають ясність щодо того, що потрібно зробити, забезпечують належний потік комунікації в команді та допомагають підтримувати всіх на одній хвилі, навіть якщо вони працюють у різних локаціях. Ці інструменти полегшують фокусування та узгодженість, зменшують плутанину і допомагають кожному виконувати більше роботи.
Правильний інструмент для управління часом має велике значення, коли ви працюєте над кількома проектами одночасно або навіть в різних часових поясах. Він оптимізує процеси, підвищує відповідальність і, таким чином, дає кращі результати для команди.
Якщо ви шукаєте універсальний інструмент, то Chanty може стати вашою найкращою опцією. Він допоможе вам організувати завдання та розклад, а також об’єднати комунікацію та співпрацю вашої команди в одну просту платформу. За допомогою Chanty ви зможете залишатися організованими, тримати проекти в руслі та полегшити командну співпрацю — все це так, як зручно саме вам.
Пам’ятайте, що час — один з ваших найцінніших ресурсів. Озброївшись правильними інструментами, ви не тільки керуватимете ним краще, а й досягнете нових рівнів продуктивності та креативності. Зробіть крок уперед сьогодні — забезпечте вашу команду необхідними інструментами для розвитку і спостерігайте, як ваші проекти злітають до нових висот!
