50 способів покращити командну комунікацію на роботі

«У нас проблеми з комунікацією».

Цю фразу, напевно, ви чули вже мільйон разів як пояснення багатьох труднощів. Незавершена робота, співробітники у поганому настрої, слабка командна взаємодія чи щось інше — ця фраза виникає досить часто. Згідно з деякими опитуваннями, погана командна комунікація є однією з найбільших причин проблем на роботі.

Але що для вас означає «погана комунікація»?

Коли комунікація слабка, дедлайни не дотримуються. Почати проєкти стає складніше. Ідеї не обговорюються належним чином. Співробітники не докладають максимуму зусиль у роботі. Конфлікти виникають частіше, ніж слід. І це лише вершина айсберга.

When communication is poor, deadlines don’t get met. Starting projects is difficult. Ideas are not discussed properly. Employees don’t give their best at work. Conflicts happen more often than not. And this is just the tip of the iceberg.

Уявіть ситуацію, коли медсестра не повідомляє лікарю, на якій нозі слід робити операцію. Або другий пілот не інформує головного пілота про пошкодження одного з двигунів літака.

Незалежно від того, це надмірна комунікація, недостатня чи щось середнє, це впливає на те, як працює ваша команда. Покращення командної комунікації може вирішити багато з цих проблем. Ми провели ґрунтовне дослідження і склали величезний список із 50 способів, як покращити комунікацію у вашій команді.

Давайте почнемо — сподіваємося, ви знайдете хоча б кілька порад, які зможете застосувати зі своєю командою!

Адаптація нових співробітників

Коли новий співробітник приєднується до вашої компанії, він, найімовірніше, дуже натхнений і готовий успішно розпочати нову роль. Однак одночасно він відчуває неабиякий стрес. Адже це перший день, коли він знайомиться з новим робочим середовищем, колективом і починає будувати комунікацію.

69% працівників з більшою ймовірністю залишаться в компанії протягом трьох років, якщо вони пройдуть хороший адаптаційний період.

Усі ми знаємо, як це – бути «новачком» у групі, чи то в школі, на роботі, чи десь інше. Зустрічати нових людей завжди захопливо, але водночас це може бути непросто в плані комунікації. Є кілька способів, які допоможуть зробити процес адаптації легшим для новачка:

1. Належно познайомте його з новими колегами. Створіть відео з представленням нового співробітника та публічно оголосіть про його прихід, не тримайте це у секреті.
2. Надішліть електронний лист усім у компанії, повідомивши, що до вас приєднається нова людина. Розкажіть команді трохи більше про нового колегу.
3. Дайте новому співробітнику табличку з іменем на столі або дверях і замовте йому візитівки.
4. Надішліть новому співробітнику доступ до внутрішніх знань чи документів компанії. Так він зможе швидше ознайомитися з тим, як ви працюєте та комунікуєте.

Якщо ви хочете заощадити час для нових співробітників, обов’язково створіть контрольний список, який ви зможете використовувати пізніше.

Відзначте різноманіття на робочому місці

У наш час зовсім не дивно працювати в команді, де кожен походить із різних міст, країн чи навіть континентів. Наприклад, у команді Chanty є кілька співробітників, які працюють віддалено з різних куточків Європи. Важливо пам’ятати, що різні культури мають свої підходи до сприйняття інформації та надання зворотного зв’язку.

Наприклад, керівник проєкту в Бостоні каже розробнику в Бразилії завершити щось «скоро». Проблема в тому, що їхнє уявлення про «скоро» може значно відрізнятися. Мови та культури можуть надавати різні значення звичним для нас словам і фразам.

Також дуже поширено, коли у вашій команді є люди, які не розмовляють вашою мовою. У таких випадках вам доведеться використовувати спільну мову, наприклад англійську.

Мовні бар’єри були названі причиною того, чому 40% глобальних віртуальних команд не досягли успіху.

Однак ви можете покращити комунікацію в культурно різноманітному робочому середовищі.

5. Організуйте мовні курси, щоб допомогти співробітникам краще спілкуватися одне з одним.
6. Не зловживайте ідіомами, сленгом чи професійним жаргоном під час розмови з носіями іншої мови. Говоріть просто та зрозуміло.
7. Зверніться до когось, хто володіє обома мовами, щоб він допоміг краще пояснити вашу думку співрозмовнику.
8. Спілкуйтеся з людьми з різних культур! Люди з однієї країни часто тримаються разом – намагайтеся уникати цього та знаходити час для спілкування з усіма на робочому місці.

Використання психології: визначаємо, хто є хто

Можливо, ви колись проходили один із тих дивних тестів на особистість, які визначають, який ви тип бургера, шрифту чи персонажа з Pulp Fiction. Зізнайтеся, є певне задоволення в тому, щоб дізнатися, що ви більше Вінсент Вега, ніж Марселлас Воллес.

Деякі з цих тестів можуть здатися безглуздими, але причина нашого інтересу до них зовсім не така. Це знання може допомогти краще розуміти, як працювати зі своїми колегами, – і це дуже важливо для створення успішних і продуктивних команд. Ось кілька тестів на особистість, які ви можете спробувати:

– Тест на п’ять основних рис особистості (Big Five Personality Test)
– Типологічний тест Юнга (Jung Typology Test)
– Тест «Роршах» (The “Rorschach” test)

Кожен співробітник має власну ідентичність. Керівникам доводиться працювати з різноманітними темпераментами в колективі. Як же отримати користь від цієї різноманітності? Сформуйте правильне поєднання характерів співробітників і допоможіть їм взаємодіяти ефективно.

9. Створюйте команди зі змішаними особистостями. Ваше робоче місце буде стабільнішим, а комунікація – ефективнішою.
10. Важливо усвідомити, що серед ваших співробітників є як домінантні особистості, так і інтроверти, але кожен із них може зробити цінний внесок. Саме тому ви маєте забезпечити участь усіх у зустрічах і дискусіях.
11. Пам’ятайте про цінність кожного типу особистості. Якщо хтось поводиться інакше, це не означає, що він не здатен принести користь вашій організації. За умови правильного стилю управління можна ефективно поєднати різні особистості на робочому місці.

Різні співробітники потребують різних підходів. Вам необхідно бути обізнаними щодо типів темпераменту та знати, як ефективно працювати з кожним із них. Таким чином, ви зможете краще комунікувати як лідер, а ваша команда стане згуртованішою та успішнішою.

Готуйтеся, зворотний зв’язок наближається

Без зворотного зв’язку найкраще, на що ви можете сподіватися, – це досягнення цілей випадково. У гіршому разі ви будете блукати в невідомості, не знаючи, чи зробили щось правильно, чи припустилися помилки. Якщо ви хочете створити ефективний механізм зворотного зв’язку на робочому місці, зверніть увагу на наступне.

12. Введіть політику відкритих дверей

Одна з найбільших проблем співробітників на роботі – це труднощі у спілкуванні з керівниками та директорами. Вони можуть почуватися ніяково, звертаючись до вас, тому взагалі уникатимуть комунікації.

Спробуйте запровадити політику відкритих дверей, за якої співробітники можуть звернутися до вас у будь-який момент, коли відчувають у цьому потребу. У такій ситуації виграють усі.

13. Запропонуйте платформу для анонімного зворотного зв’язку

Дозвольте своїм співробітникам висловлювати свою думку, надсилаючи їм анонімні опитування або встановивши анонімну скриньку пропозицій.

Станьте сенсеєм зустрічей

Чому неплідні зустрічі стали повсюдною проблемою? Одна з причин – те, що не всі усвідомлюють їхню реальну вартість

Ось цитата з книги ReWork авторів Джейсона Фрайда та Девіда Хайнемайера:

Уявіть, що ви плануєте зустріч тривалістю одну годину й запрошуєте десятьох учасників. Це вже не одна година, а десять годин, витрачених на зустріч. Ви обмінюєте десять годин продуктивності на одну годину зустрічі.

Як це звучить?

giphy.com

З іншого боку, ми не можемо ігнорувати той факт, що зустрічі – це головний спосіб співпраці. Відмовитися від них повністю неможливо. Однак існують способи зробити їх більш ефективними та сприяти результативній комунікації в командах.

14. Створюйте чіткий порядок денний для кожної зустрічі – хто, про що і коли говорить.
15. Встановлюйте таймер і завершуйте зустріч, коли час вичерпано. Ми не проводимо зустрічі довше 30 хвилин, а 15 хвилин – ще краще.
16. Запрошуйте якомога менше людей.
17. Запрошуйте тільки тих, хто дійсно має відношення до теми обговорення.
18. Завершуйте кожну зустріч із чітким результатом і призначайте відповідального за його реалізацію.
19. Проводьте регулярні індивідуальні розмови. Таким чином керівництво краще розумітиме співробітників і навпаки.

Крім того, можна використовувати спеціальний інструмент для командної комунікації. Він дозволяє обговорювати плани, призначати завдання та організовувати всю співпрацю в одному місці. Таким чином, ви можете суттєво зменшити кількість зустрічей.

20.  Не покладайтеся лише на електронну пошту

Можливо, ви обожнюєте електронну пошту, але спробуйте інший метод спілкування. Співробітники часто не читають, пропускають або видаляють електронні листи, не відповівши на них.

21. Використовуйте застосунок для командної комунікації

Ми є великими прихильниками застосунків для командної комунікації – це очевидно з нашого інструменту, який ми створюємо. І ми не самі. Сьогодні існує безліч таких інструментів, адже вони значно покращують взаємодію в командах.

Уявіть ситуацію: колега надсилає вам важливе посилання для роботи. Ви намагаєтеся згадати, де його отримали, і витрачаєте на пошуки години. Це було у Viber, Messenger, Skype, електронній пошті чи десь ще? А чи точно це був саме той колега?

Наша головна причина використання застосунку для командної комунікації – зібрати всі важливі розмови в одному місці. Відстежувати електронні листи та переписки в різних застосунках стало занадто втомливо, тому ми перейшли на один робочий застосунок.

Окрім того, що вся комунікація знаходиться в одному місці, ви легко знайдете всі робочі файли. Ви маєте доступ до всього будь-де та будь-коли. Нарешті, сучасні чат-застосунки для команд мають безліч функцій, які можуть підвищити продуктивність вашої команди. Наприклад, у Chanty ви можете перетворювати повідомлення на завдання безпосередньо в застосунку.

22. Дайте місце для емоційних розмов

Що стосується спілкування на роботі, неформальні розмови важливіші та складніші, ніж ви думаєте. Ви можете використовувати командні чати для моментів «неформальної перерви» та говорити про речі, не пов’язані з роботою, у спеціально виділених каналах. Якщо ви працюєте у віддаленій команді, цей тип спілкування є особливо важливим.

23. Використовуйте онлайн-інструмент управління проектами

Співпраця є серцем якісної комунікації в командах. Хороша новина – існує багато онлайн-інструментів для управління проектами, які допомагають із командною комунікацією. За їх допомогою ви можете відстежувати прогрес завдань, щоб усі були на одній хвилі. Ці інструменти дозволяють легко документувати всю роботу.

Кожна перешкода в життєвому циклі проекту – це потенційний хаос. Дослідження показали, що за покращення управління проектами ключові показники ефективності (KPI) значно зростають, а продуктивність може підвищитися на понад 60%.

Рано чи пізно ви зрозумієте, що керувати проектами за допомогою таблиць вже не виходить. Саме тоді варто почати використовувати інструменти управління проектами.

Ось деякі з багатьох переваг використання інструментів управління проектами:

– Планування та прогнозування.
– Відстеження прогресу.
– Постійний доступ до всіх застосунків у реальному часі.
– Забезпечення безпеки.

Якщо ви не можете керувати своїми проектами за допомогою таблиць і електронної пошти, спробуйте використовувати інструмент управління проектами.

Не забувайте про мотивацію

Деякі компанії не розуміють, наскільки важливо мотивувати своїх співробітників.

Згідно з останнім опитуванням Gallup на цю тему, “State of the American Workplace”(Стан американського робочого місця):

70% співробітників частково не залучені у свою роботу. Це оцінюється у колосальні $450–550 мільярдів втрат продуктивності на рік у США.

Навпаки, мотивація співробітників може призвести до зростання продуктивності та дозволити організації досягти вищих результатів.

24. Визначте спільну мету

У кожній компанії, чи то рекламне агентство, чи eCommerce-магазин моделі B2B2C, існують спільні цілі, які можуть значною мірою залежати від напрямку бізнесу. Визначення та уточнення цих цілей приносить кілька переваг. Зрештою, для команди немає нічого важливішого, ніж єдність у баченні кінцевої мети.

25. Зробіть місію та візію зрозумілими

Приділіть час поясненню цінностей та місії компанії, будь то під час корпоративного навчання або як регулярне нагадування для співробітників. Коли працівники об’єднані у розумінні цілей компанії, вони зможуть ефективніше спілкуватися між собою для їх досягнення.

Оцініть свої комунікаційні навички

Кожен роботодавець хоче, щоб його працівники вміли комунікувати, але як щодо ваших власних комунікаційних навичок? Якщо ви хочете бути зразковим лідером, єдиний спосіб це зробити — це саморозвиток. Покращення ваших власних комунікаційних навичок закладає основу для кращої комунікації в команді, що, у свою чергу, призводить до покращення співпраці та підвищення продуктивності.

26. Поставте запитання

Незалежно від того, яку компанію ви очолюєте, кожен працівник сприймає речі по-своєму. Якщо ви запитаєте своїх співробітників, як їм зручніше комунікувати, ви зможете створити кращий комунікаційний план для вашої організації. Більше того, ваші працівники оцінять, що ви турбуєтесь і готові запитати.

27. Приділяйте повну увагу

Якщо ви ведете розмову з кимось, а ця людина постійно перевіряє свій телефон чи дивиться кудись вбік, ви не будете мати бажання продовжувати комунікацію. Підтримуйте контакт очей настільки, наскільки це прийнятно і ввічливо, та відкладіть всі інші справи, щоб показати іншій людині, що ви уважно слухаєте.

28. Виділіть час для слухання

У розмові повинно бути більше, ніж одна людина, яка говорить. Якщо ви весь час говорите, люди почнуть вас ігнорувати, і нічого з того, що ви кажете, не буде сприйнято. Іноді робіть паузи, щоб інші могли висловитися. Так інші учасники розмови відчуватимуть, що активно беруть участь.

29. Будьте уважні до того, як ви комунікуєте

Уважна комунікація — це не лише слова. Звертайте увагу на свою поставу, міміку та мову тіла. Не тримайте руки схрещеними на грудях — це сприймається як захисна позиція. Посміхайтеся, коли це доречно, кивайте головою, коли хтось інший говорить, та встановлюйте зоровий контакт.

30. Робіть підсумки письмово

Ніхто не запам’ятовує все, що відбувається на нараді. Зробіть кілька коротких нотаток про зустріч і надішліть їх по електронній пошті тим, хто потребує цієї інформації.

31. Інформуйте та надихайте

Це легше сказати, ніж зробити, але намагайтеся надихати своїх співробітників діяти через вашу комунікацію. Якщо ви не можете зробити це самостійно, можна найняти наставника чи тренера.

32. Зробіть комунікацію двосторонньою

Якщо ви даєте зворотний зв’язок своїм співробітникам, обов’язково попросіть і їх дати зворотний зв’язок вам. Як згадувалося раніше, вони можуть боятися дати чесний відгук, тому ви можете зробити систему анонімною, щоб отримати більш відверті відповіді.

 33. Спілкуйтеся особисто

Комунікаційні додатки для команд, як Chanty, є найефективнішими та найшвидшими способами зв’язку. Однак, бачити своїх колег особисто покращує щирість і автентичність комунікації.

34. Не перевантажуйте комунікацію

Між відправкою оптимальної кількості електронних листів і тим, щоб заповнити чужу поштову скриньку, є тонка межа. Особливо після робочого дня, не надсилайте численні листи своїм колегам, адже це може почекати до ранку.

35. Ніколи не персоніфікуйте критику

Коли ви критикуєте когось або вас критикують, завжди зосереджуйтеся на вчинку, а не на намірах людини. Ви ніколи не знатимете, що саме мав на увазі хтось до того, як він виконав дію. Давайте та приймайте критику без емоцій, коли це можливо.

36. Робіть компліменти осмислено

Якщо ви робите комплімент колезі за добре виконану роботу, вона може залишитися в роздумах, що саме було правильно зроблено. Будьте конкретними у своїх відгуках — якщо хтось робить щось добре (або погано), скажіть, що саме вони зробили, щоб заслужити вашу похвалу. Ваші співробітники знатимуть, в якому напрямку рухатися наступного разу при виконанні схожого завдання.

37. Приймайте пропозиції серйозно і пояснюйте чому, коли не можете їх прийняти

Завжди приймайте всі пропозиції, що надходять до вас, і давайте колегам відчути, що їхній голос почуто. Однак не бійтеся відхиляти погані пропозиції, але обов’язково пояснюйте причину відмови.

Тімбілдинг — це важливо

Якщо ви хочете покращити взаємодію вашої команди, варто впровадити якусь форму тімбілдингу. Існує безліч тімбілдінгових заходів, які ви можете спробувати, як всередині офісу, так і на свіжому повітрі. Це можуть бути кулінарні майстер-класи, музичні заходи, вивчення мов, командні ігри, поїздки до парків розваг або зоопарків, або навіть розіграш колег — і що завгодно ще, що спаде на думку. Ось кілька наших улюблених методів тімбілдингу.

38. Вийдіть з офісу

Якщо ви надто довго перебуваєте всередині, це може мати негативні психологічні наслідки для всіх. Іноді чудова зміна може бути досягнута просто виходом на вулицю на деякий час. Всупереч популярним уявленням, перебування на вулиці не завжди означає, що ви не працюєте. Ви можете просто переміститися в інше місце, де зможете працювати разом над проектом. Наприклад, наша маркетингова команда завжди проводить зустрічі в найближчому кафе — так просто веселіше.

39. Організуйте корпоративний відпочинок

Замість того, щоб постійно працювати, ви можете взяти день-два, щоб ваша команда краще познайомилася одна з одною. Корпоративний відпочинок — це чудовий спосіб досягти цього, і для нього не потрібен величезний бюджет. Ви можете відвідати місця, що знаходяться лише за годину їзди від офісу — не обов’язково їхати на інший континент.

40. Відвідуйте конференції разом з командою

Розгляньте це як подвійний виграш — ви не тільки відвідуєте конференцію та дізнаєтеся щось нове, але й проводите час зі своєю командою. І знову ж таки, конференції не обов’язково мають бути дорогими — можна знайти місцеві заходи, які не розорять ваш бюджет.

41. Дозвольте неформальні розмови

Багато роботодавців не люблять, коли працівники обговорюють позаробочі теми в офісі. Однак це не марна трата часу — це чудовий спосіб сприяти ефективній комунікації. Заохочуйте неформальні бесіди між співробітниками, коли це можливо, щоб ваша команда могла краще пізнати одна одну та ефективніше спілкуватися.

42. Відзначайте досягнення ваших співробітників

Якщо хтось виконує чудову роботу, його слід відзначити та нагородити. Можливо, ви не можете підвищити їм зарплату, але можете дати їм щось не менш цінне — ваш час. Виділіть частину свого дня, щоб показати своїм співробітникам, що ви цінуєте їхню важку працю, і завжди робіть це публічно перед усією командою.

43. Визначте і підтримуйте сором’язливих співробітників

У всіх нас різні особистості, і деякі люди природно сором’язливі. Замість того, щоб намагатися змінити їх, визнайте їхні риси характеру і допоможіть їм виражати себе більше. Покажіть щирий інтерес і заохочуйте їхні коментарі та думки, щоб вони також могли зробити внесок у комунікацію на робочому місці у різних формах. Пам’ятайте, що це може зайняти деякий час, залежно від їхньої особистості.

44. Фокусуйтеся на корпоративній культурі

Це ще одна річ, яку простіше сказати, ніж зробити. Корпоративна культура — це набір цінностей, у які ви вірите, те, що відрізняє вас не тільки від конкурентів, а й від усіх інших компаній. Для нас корпоративна культура — це єдність, прозорість та відкрите спілкування. Якщо у вас є час, сідайте і задокументуйте, що означає робота для вас і яка філософія стоїть за тим, як ви працюєте.

45. Заохочуйте міжвідділове навчання

Хіба не чудово було б, якби хтось із відділу маркетингу зміг дізнатися більше про продажі? А хтось із розробників зміг би більше дізнатися про маркетинг продукту? Якщо ви дозволите своїм співробітникам вчитися один в одного (і заохочуватимете це), вони зможуть краще розуміти, чому приймаються певні рішення, і отримають більш широке уявлення про вашу компанію, сервіс або продукт. Ніколи не знаєте, можливо, ваш представник з продажу стане наступним членом вашої маркетингової команди.

Думайте нестандартно щодо офісного простору

Людям потрібні комфортні умови для роботи. Не можна очікувати чудових результатів, якщо ви оточите свою команду середовищем, яке робить їх незадоволеними чи некомфортними.

Інвестиції в ергономічні меблі та ефективне використання простору можуть підвищити продуктивність до 64%.

46. Переплануйте свій офіс

Не обов’язково купувати нові меблі для перетворення офісу. Багато офісів сьогодні облаштовані традиційно, з працівниками, розділеними кубиками та стінами. Видалення цих перешкод — чудовий спосіб почати переробку офісу для покращення комунікації в організації.

  47. Поважайте потребу в тиші

Деякі люди працюють добре в шумних умовах, інші потребують тиші для найкращої роботи. В будь-якому разі, всім нам потрібна тиха кімната для зустрічей або місце, де ми можемо відпочити. Спробуйте створити окрему кімнату чи куточок в офісі з абсолютною тишею, щоб ваші співробітники мали вибір, коли хочуть відпочити.

 48. Експеримент із “гарячими столами”

Існує концепція “гарячих столів”, коли ніхто не працює на одному столі постійно. Таким чином, люди можуть змінювати місце залежно від того, з ким їм потрібно співпрацювати в цей день. Це не завжди легко реалізувати, але це чудовий спосіб змусити команду спілкуватися з усіма.

49. Використовуйте одну кавову машину

Є відома історія компанії, яка мала одну кавову машину для всього будинку, де працювали співробітники — і вони досягли приголомшливих результатів. Все дуже просто — одна кавова машина змушує людей спілкуватися більше.

50. Техніка “білого стінного приміщення”

Біле стінне приміщення — це не обов’язково кімната з білими стінами. Це кімната, де всі можуть підходити і використовувати дошку для того, щоб вирішити проблему. Кожен співробітник має мати доступ до цієї кімнати, щоб обговорити проблему разом і запропонувати рішення для її вирішення.

Окрім комунікації, ми використовуємо дошки в нашому офісі для командної роботи та співпраці. У нас є одна дошка для завдань — коли завдання виконано, ми його стираємо. На другій дошці ми записуємо деталі завдання, коли у нас є щось складне та велике. Таким чином, одна дошка використовується для виконаних завдань, а інша — для складних, що потребують уточнень. Це може звучати складно, але насправді це дуже просто, і дуже задовільно спостерігати, як завершені завдання зникають прямо перед очима.

Інтеграція візуальних засобів, таких як готові графічні шаблони для мозкових штурмів або навіть презентацій, може бути надзвичайно ефективною у створенні доброзичливої культури на робочому місці та сприянні відкритому спілкуванню.

Бонус-порада

Ніколи не знаєш, скільки людей потрібно для виконання завдання. Іноді вам потрібен додатковий стіл для допомоги, і в таких ситуаціях столи, які складаються, можуть бути дуже корисними. Вони не займають багато місця, але вони є, коли вам потрібен додатковий простір для роботи.

Висновок

Ми сподіваємось, що вам сподобалося читати цю статтю так само, як нам було приємно її писати! Цей список з 50 чудових способів покращити комунікацію та співпрацю на роботі — це результат нашого власного досвіду та бажання покращити способи роботи в Chanty. Ефективна комунікація в команді є важливою для створення позитивного робочого середовища та підвищення продуктивності. Реалізувавши ці стратегії, ви зможете значно покращити комунікацію в команді та прокласти шлях до більш ефективної співпраці. Ми щиро сподіваємось, що ця стаття буде корисною і ви зможете застосувати хоча б кілька цих порад у своєму робочому середовищі. Якщо у вас є інші поради, які ми повинні знати, будь ласка, поділіться ними в коментарях нижче! 😉

Ця стаття була написана у 2017 році та оновлена у 2024 році.