Чи знали ви, що більше половини організацій стикалися з провалом проекту протягом минулого року? Хоча легко звинувачувати ринкові умови, конкурентів або нестачу ресурсів, справжня причина часто виявляється набагато ближчою.
Неефективне управління навантаженням, слабке лідерство та непрофесіоналізм в процесах — це поширені фактори, які впливають на успіх проекту. Сильне лідерство є важливим не лише для мотивації та розвитку команд до максимального потенціалу, але й для ефективного управління навантаженням на всіх етапах проекту.
Менеджери, які приділяють увагу управлінню навантаженням своїх команд, можуть завчасно виявляти можливі вузькі місця, оптимізувати розподіл ресурсів і забезпечити продуктивність протягом усього життєвого циклу проекту.
Чи ви досвідчений професіонал, чи новий менеджер проектів, який прагне зрозуміти, як ефективно управляти навантаженням, ці поради допоможуть вам розвинути навички, які використовують найуспішніші лідери. Ви будете краще підготовлені, щоб довести проекти до завершення і досягти сталих результатів, навчившись стратегічно управляти навантаженням своєї команди.
Що таке управління навантаженням?
Управління навантаженням — це ефективне делегування завдань і розвиток продуктивності команди. Структура часто керується фреймворками та методологіями, такими як SCRUM, Scaled Agile Framework (SAFe) або Kanban.
Працюючи в рамках цих теорій, завдання розподіляються відповідно. Визначаються правила пріоритизації та управління змінами, а також визначаються терміни «Definition of Done» (визначення завершеного) і «Definition of Ready» (визначення готового). Ваша роль як керівника проекту полягає в тому, щоб оптимізувати та налаштувати ці принципи для досягнення найкращого результату.
Щоб покращити управління навантаженням і сприяти продуктивній культурі віддаленої роботи, розгляньте можливість надання можливостей для професійного розвитку, включаючи курси з управління проектами з сертифікатами. Ці курси можуть запропонувати всебічне навчання різним методологіям управління проектами та інструментам, надаючи керівникам і членам команд цінні навички та знання.
Чому управління навантаженням важливе?
Правильне управління навантаженням призводить до більш продуктивної команди та чіткого розуміння стану проекту. Ви зможете заздалегідь передбачити вузькі місця і скласти план дій до того, як вони виникнуть.
З добре організованим процесом управління навантаженням ви зможете визначити, чи потрібні додаткові ресурси для досягнення етапів і визначити найбільш ефективних членів вашої команди. Цей ефективний підхід до управління навантаженням забезпечує мотивацію команди та емоційну залученість до роботи.
Результатом стане процес управління навантаженням, який сприяє підвищенню продуктивності, зниженню плинності кадрів, покращенню комунікації та якості, а також знаходженню більшої кількості рішень від членів команди.
Чи знали ви, що більше половини організацій стикалися з провалом проекту протягом минулого року? Хоча легко звинувачувати ринкові умови, конкурентів або нестачу ресурсів, справжня причина часто виявляється набагато ближчою.
Неефективне управління навантаженням та застарілі процеси можуть мати значний вплив на успіх проекту. Хороше управління навантаженням вимагає лідерства, яке мотивує і розвиває команди для досягнення їх потенціалу та постійно оцінює процеси для підтримки продуктивності протягом усього проекту.
Чи ви досвідчений або молодший менеджер проектів, навчання управлінню навантаженням команди та застосування цих ефективних технік допоможе вам покращити результати проектів.
П’ять кроків до правильного управління робочим навантаженням
1. Аналізуйте навантаження вашої команди
Важко зрозуміти реальний обсяг навантаження для кожного члена команди, коли є купа завдань і кілька проектів, що виконуються одночасно. Ось що вам потрібно зробити, щоб визначити навантаження команди в цілому та окремих її учасників:
- Складіть повний список проектів і процесів, які знаходяться в обов’язках вашої команди. Це включає внутрішні проекти відділу та частини спільних проектів компанії.
- Визначте терміни та обсяг кожного проекту. Дізнайтеся їх розмір і складність. Визначте, які частини проекту здійснює ваша команда.
- Поділіть проекти на завдання та підзавдання. Коли ви знаєте загальний обсяг роботи команди, ви зможете розділити проекти на завдання, які легко призначити і відслідковувати.
- Встановіть пріоритети для кожного завдання. Вони допоможуть вам при локальному та глобальному плануванні.
- Проаналізуйте, скільки часу і зусиль може витратити кожен учасник на проект. Це допоможе вам призначити завдання правильним людям і мати реалістичні очікування. Використання трекера часу допоможе вам оцінити продуктивність кожного члена команди.
2. Розділіть проекти на завдання та підзавдання
Як тільки ви матимете уявлення про навантаження команди, можна визначити розподіл завдань. Розподіл ресурсів має бути здійснений таким чином, щоб навантаження було рівномірно розподілене залежно від можливостей кожного члена команди.
Ось як ви можете ефективно розподіляти ресурси:
- Спочатку створіть ітерацію (наприклад, спринт), засновану на найбільш пріоритетних завданнях. Переконайтеся, що всі залежності завдань виконано, а також обговоріть можливі ризики, пов’язані з цими функціями. Якщо високопріоритетні завдання чекають на виконання залежностей, сплануйте, як задовольнити ці залежності першими.
- Наступний крок — провести планувальну зустріч з командою для визначення складності запланованих завдань. Це часто робиться шляхом присвоєння кількості Story Points (Оцінка складності) для визначення складності завдання. Переконайтеся, що ви встановлюєте реалістичні очікування, призначаючи завдання команді. Ефективною стратегією є аналіз того, скільки Story Points зазвичай може виконати кожен член команди. Ви побачите, що молодші учасники можуть виконувати багато менш складних завдань, але можуть заплутатися з більш складними.
- Створіть робочі потоки, щоб відслідковувати, які завдання виконано, а які ще в процесі, використовуючи програмне забезпечення для управління роботою. Залежно від характеру проекту, щоденна стендап-зустріч або, принаймні, щотижнева зустріч команди для обговорення виконаних завдань і потенційних блокувальників є обов’язковою. Враховуйте зворотний зв’язок від команди і переконайтеся, що у них є всі інструменти та ресурси для виконання роботи вчасно.
3. Візуалізуйте прогрес і встановлюйте реалістичні терміни
Аналізуючи прогрес і отримуючи зворотний зв’язок, не забувайте вирішувати проблеми, як тільки вони виникають. Часто бізнес-потреби можуть змінюватися в процесі, і тут ваша стратегія управління змінами стає критично важливою для ефективного управління навантаженням.
Типові приклади включають зміни у функціях або якщо залежність виявилася занадто складною для реалізації за планом. У таких випадках ви можете звертатися до пріоритетів і переналаштовувати очікувану дату виконання, замінюючи майбутні пріоритети на поточні, які ще не готові до виконання. Щоб встановити реалістичні терміни і легко їх змінювати, дуже рекомендується створити часову шкалу, яка підтримуватиме вашу команду на кожному етапі.
4. Встановлюйте пріоритети для швидшого виконання
Будь то стартап, який шукає способи покращити процес розробки продукту та доставити мінімально життєздатний продукт (MVP), чи зворотний інжиніринг уже існуючого продукту, завжди стежте за швидкістю, щоб максимізувати виконання. Завдяки правильному плануванню, як зазначено вище, ви повинні чітко розуміти залежності та можливості команди.
Плануйте довгострокове навантаження через дорожню карту проекту. Встановіть місячний або квартальний графік доставки для виконаного навантаження і доповнюйте його ризик-факторами.
5. Плануйте на випадок викликів
Нестача ресурсів є реальністю навіть у найкраще профінансованих компаніях. Деякі з найбільш успішних компаній встановлюють суворі бюджети для часу та витрат і можуть не змінювати їх, щоб придбати додаткові ресурси. Здатність контролювати як вашу команду, так і її результати є основою управління навантаженням.
Найкращий спосіб аналізувати ваше управління навантаженням і мінімізувати проблеми — це використовувати правильні інструменти. Повний набір інструментів для менеджерів проектів, таких як Azure DevOps або Jira, є популярним рішенням для великих проектів. Інші варіанти включають Trello, Asana та Basecamp. Серед їх переваг — миттєве моделювання завдань, можливість контролювати кожен етап завдання, призначення конкретних термінів, миттєві звіти тощо.
Неважливо, який інструмент ви оберете, з точки зору управління навантаженням, звіти є обов’язковими для оптимізації продуктивності. На щоденних зустрічах ви можете обговорювати звіти по помилках, швидкість виконання, графік виконання завдань та інші важливі фактори для вивчення будь-яких затримок у продуктивності.
Наприклад, якщо ви просуваєте вебсайт, вам потрібні своєчасні звіти, що відображають поточні позиції в пошукових системах, зміни в кількості відвідувачів, кількість посилань на сайт тощо. Ці звіти легко створюються автоматично за допомогою Генератора SEO-звітів, який включає різні варіанти звітів і збирає дані про ефективність вебсайту (також можна збирати їх із інструментів моніторингу вебсайтів), аналіз ранжування ключових слів, дослідження конкурентів тощо.
Управління конфліктами та мотивацією
Правильне управління робочими процесами неможливе без двох основних компонентів: мотивації та вирішення конфліктів. Вам потрібно навчитися мотивувати свою команду та уникати конфліктів. Це не просто очевидний факт, а основа для численних досліджень та відкриттів.
Мотивація
Мотивація може бути критично важливою для підвищення продуктивності. Водночас її відсутність може зруйнувати команду та проект в цілому. Мотивований учасник набагато продуктивніший за немотивованого професіонала. Ось кілька основних рекомендацій:
- Включайте команду в процес. Найкращими методами є особисті інтерв’ю та групові зустрічі. Використовуйте живі презентації з секціями запитань і відповідей. Вони не повинні бути нудними і містити лише актуальну інформацію. Під час приватних розмов з учасниками підкреслюйте їх важливість для проекту і переконайтеся, що завдання, які вони отримують, не перевищують їхніх можливостей.
- Дайте учасникам відчути їхній внесок у проект. Наприклад, навіть незначний успіх, як добре намальована кнопка для сайту, не має бути проігнорованим. Оцініть усі результати, виділяючи найбільш успішні частини. Поясніть, як ці частини впливатимуть на кінцевий результат.
- Ваша віра та оптимізм є важливими. Учасники команди дивляться на свого лідера і несвідомо копіюють його вигляд та настрій. Ви повинні відчувати атмосферу і згладжувати можливі напруження. Найкращі способи для цього — проста посмішка, кілька ділових компліментів, визнання добре виконаної роботи чи хороша історія з реального життя.
- Призначайте чіткі та зрозумілі завдання. Коли учасник команди точно знає, що робити, йому буде легше вкластися в терміни та виконати завдання якісно.
- Давайте адекватний зворотний зв’язок. Це не стосується вчителя, який ставить студенту хороші або погані оцінки. Вам потрібно підкреслювати позитивні моменти, порівнювати прогрес різних учасників команди та завжди згадувати практичні результати їх діяльності.
Вирішення конфліктів
Жодна команда не обходиться без конфліктів. Як лідер, ви повинні їх вирішувати і полегшувати їх для обох сторін. Конфлікти в команді — це окрема дисципліна з правилами, термінами та знаннями. Для повного охоплення цієї теми знадобиться сотні сторінок, але тут ми надамо лише кілька загальних рекомендацій:
- Більшість конфліктів у команді виникає через небажання слухати та пояснювати. Дайте учаснику команди можливість повністю розповісти свою точку зору. Не перебивайте їх. Запитайте, чи завершили вони пояснення. Звертайте увагу на слова і інтонацію, яку використовують учасники. Зі свого боку, не намагайтеся втомлювати людину довгими монологами (вони не повинні тривати більше 20 хвилин).
- Під час пояснень надавайте більше значення образам, навіть якщо це будуть безкоштовні шаблони, що передають ваші почуття та більше.
- Якщо вам потрібно критикувати, робіть це правильно. Говоріть тільки про ваше ставлення до результату роботи, а не до людини, яка її виконала. Обговорюйте тільки помилки в діях, а не риси особистості. У вашій критиці більшість уваги (80%) має бути присвячена тому, що зроблено добре, 15% — тому, що ви очікуєте побачити в майбутньому, і 5% — тому, що потрібно змінити.
- Намагайтеся призначати завдання залежно від можливостей учасників. Якщо член команди не може впоратися із завданням, краще делегувати його більш компетентному учаснику. Водночас не залишайте першого учасника без роботи. Запропонуйте йому взяти на себе частину обов’язків того, хто його заміщає. Це єдиний спосіб вирішити конфлікт, не порушуючи атмосферу в команді та бізнес-процеси.
Використання стратегій управління робочим навантаженням
Управління робочим навантаженням і командою є ключовими для успіху будь-якого проекту та вашої організації в цілому. Для досягнення ефективного управління робочим навантаженням почніть з аналізу навантаження вашої команди — ця інформація є безцінною для розподілу завдань.
Розбивайте проекти на менші завдання та підзавдання; це не тільки робить їх більш керованими, але й допомагає кожному відчувати досягнення після виконання кожної частини роботи.
Не забувайте візуалізувати прогрес! Чи то за допомогою діаграм, дошок чи програмного забезпечення, бачити, як далеко ви просунулися, може бути надзвичайно мотивуючим. Встановлення реалістичних термінів допомагає тримати всіх у русі та забезпечує, що ви не будете змушені бігти в останній момент.
Пріоритизація завдань залежно від їхньої терміновості допомагає вашій команді зосередитися на тому, що дійсно важливо, що сприяє швидшому виконанню. І не забувайте, що наявність плану на випадок можливих труднощів підготовить вас до подолання перешкод.
Впровадивши ці стратегії та застосувавши поради з цієї статті на практиці, ви почнете помічати позитивні зміни в управлінні робочим навантаженням. З часом і досвідом ви станете вмілими у керуванні робочими навантаженнями команди та готовими до виконання навіть найскладніших проектів з легкістю.
Ця стаття була вперше опублікована у травні 2023 року.
Add comment